Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

1. Confrontación de Bases de Datos

a) Las Administradoras deberán confrontar la información de Bono de Reconocimiento contenida en la Base de Datos de la empresa de depósito y custodia de valores al cierre de cada año, con aquella que registra la respectiva entidad emisora. Esta confrontación deberá comprender los siguientes datos: apellido paterno, materno y nombre del afiliado, RUT y DV del afiliado, valor nominal del Bono, número de Bono de Reconocimiento, código bursátil (según corresponda), tipo de Bono, tipo de formato, fecha de emisión y estado que registra el Bono en ambas bases. La metodología que utilizará para estos efectos deberá ser concordada con la respectiva entidad emisora. Dicha metodología deberá ser enviada a este Organismo 30 días antes de su aplicación.

Nota de actualización: Esta letra fue reemplazada por la Norma de Carácter General N°315, de fecha 10 de noviembre de 2023.

b) Será responsabilidad del gerente general de la Administradora y del auditor externo, cuando corresponda, el resguardo de la información computacional entregada por la empresa de depósito y custodia de valores y la entidad emisora, la que deberá contar con las medidas que al efecto adopten de común acuerdo.

c) La Administradora, en forma semestral, deberá efectuar el arqueo de los bonos de reconocimiento físicos (materiales), de acuerdo a lo dispuesto en el Capítulo VII de la Letra D del Título I del Libro IV del Compendio de Normas del Sistema de Pensiones, en lo que proceda. En el arqueo, las Administradoras deberán comprobar la existencia, integridad y autenticidad de los títulos, verificando como mínimo los siguientes datos:

• Apellido paterno, materno y nombre del afiliado
• RUT y DV del afiliado
• Valor nominal del Bono
• Número de Bono de Reconocimiento
• Código bursátil (según corresponda)
• Tipo de documento
• Tipo de formato
• Fecha de emisión
• Estado del Bono

d) Dentro de los 20 días hábiles siguientes de efectuada la confrontación de bases de datos y el arqueo a que se refieren las letras a) y c) anteriores, la Administradora deberá elaborar el informe definitivo con el resultado de estos procesos, el que deberá ser suscrito por el gerente general, el ejecutivo de mayor rango encargado del área de Bono de Reconocimiento, el auditor interno y el auditor externo, el cual deberá enviarse a esta Superintendencia.

e) El mencionado informe deberá contener un detalle de los procedimientos empleados en la confrontación de bases de datos y el arqueo, así como las conclusiones y demás antecedentes que permitan a este Organismo Fiscalizador apreciar el nivel de eficiencia de los sistemas de control interno de la Administradora.

f) La confrontación de la información contenida en la base de datos de la empresa de depósito y custodia de valores, así como el arqueo de los bonos de reconocimiento materiales, deberá contar con la participación del auditor externo que le corresponda auditar los estados financieros anuales de los Fondos de Pensiones, quien emitirá un informe sobre los sistemas de control interno diseñados para garantizar la seguridad en el manejo de la citada información. Dicho informe deberá ser suscrito por el auditor externo y remitirse a esta Superintendencia junto con los estados financieros anuales auditados de cada Fondo de Pensiones.

g) En el informe referido al resultado definitivo de la confrontación de la información contenida en la Base de Datos de la empresa de depósito y custodia de valores, los auditores internos y externos deben pronunciarse, al menos, acerca de lo siguiente:

- Consistencia en la información registrada en la Base de Datos de la empresa de depósito y custodia de valores, considerando los siguientes datos: llave (RUT, valor nominal, número de Bono, estado del Bono, trámites asociados, estado de estos trámites, código bursátil, tipo de Bono.

- Cantidad de Bonos que la custodia centralizada registra en la cuenta de la Administradora, correspondientes a trabajadores que no registran afiliación vigente en esa Administradora.

- Resultado obtenido de las validaciones realizadas, debiendo indicar además, los criterios, procedimientos y/o técnicas de auditoría utilizados.

Por otra parte, respecto del arqueo de bonos materiales, los auditores internos y externos deben pronunciarse, al menos, acerca de lo siguiente:

- Consistencia en la información registrada en los sistemas de la Administradora con los bonos de reconocimiento físicos, considerando los siguientes datos: RUT, valor nominal, número de Bono, estado del Bono, trámites asociados, estado de estos trámites, código bursátil, tipo de Bono.

- Cantidad de Bonos correspondientes a trabajadores que no registran afiliación vigente en esa Administradora.

- Resultado obtenido de las validaciones realizadas, debiendo indicar además, los criterios, procedimientos y/o técnicas de auditoría utilizados.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General N° 279, de fecha 21 de diciembre de 2020.

2. Información contable y financiera de los Bonos de Reconocimiento

a) La información registrada en la custodia centralizada será el respaldo oficial tanto de los saldos registrados en las cuentas contables de orden "Bonos de Reconocimiento" y "Responsabilidad por Bonos de Reconocimiento", como en la Nota Explicativa N° 27, Bonos de Reconocimiento de los Informes Financieros de los Fondos de Pensiones, de acuerdo a lo establecido en la Letra C del Título VII del Libro IV del Compendio de Normas. En virtud de lo anterior las Administradoras deberán obtener de la empresa de depósito y custodia de valores un archivo computacional con la siguiente información: nombre y RUT del trabajador, número de Bono, valor nominal y actualizado del título, estado del Bono, sus trámites asociados y el estado de éstos e indicador de custodia (1: en custodia centralizada; 3: en trámite en caja emisora), fecha de emisión y condición de materialidad. Esta información deberá presentarse separada por tipo de Bono y por tipo de Fondo.

b) Las Administradoras deberán obtener de la empresa de depósito un archivo computacional con la información de los Bonos de Reconocimiento liquidados, cedidos, transados o devueltos a la institución de previsión por desafiliación o pensión no contributiva. Este archivo deberá contener como mínimo la siguiente información: nombre y RUT del afiliado, tipo de Bono, número de Bono, valor nominal, monto total del Bono liquidado o transado en pesos o valor del Bono cedido en U.F., estado del Bono, fecha del estado y trámites asociados al estado.

c) Los archivos mencionados en las letras precedentes, deberán estar disponibles para la Superintendencia en la misma oportunidad en que sean generados. Para estos efectos, la Superintendencia tendrá acceso al sistema administrador de la Custodia Centralizada del Bono.

3. Determinación de Saldos Diarios y Cuadraturas Mensuales

a) Las Administradoras serán responsables de determinar diariamente los saldos en pesos correspondientes al valor actualizado de los Bonos de Reconocimiento consignados en la Base de Datos de la empresa de depósito y custodia de valores, los cuales deberán ser plenamente consistentes con los saldos registrados en las cuentas contables de orden "Bono de Reconocimiento" y "Responsabilidad por Bono de Reconocimiento". Por lo anterior, la empresa de depósito y custodia de valores deberá poner a disposición de las Administradoras el detalle uno a uno de los Bonos de Reconocimiento que se encuentren vigentes en su cuenta de inventario, es decir, que no registren estado de liquidados, cedidos, transados o inactivos. Los campos mínimos a informar serán: nombre del afiliado, RUT y dígito verificador del afiliado, valor nominal del Bono, valor actualizado del Bono, número de Bono de Reconocimiento, código bursátil (según corresponda), tipo de Bono, tipo de formato, fecha de emisión, estado del título, condición actualizada de materialidad, indicador de custodia (1=en custodia centralizada; 2=fuera de la custodia centralizada), tipo de trámite, estado del trámite y totales de control por tipo de custodia, tipo de Bono y su estado.

b) Los saldos diarios que se determinen deberán considerar el valor actualizado de la totalidad de los registros de los títulos mantenidos en la custodia centralizada o en algún trámite en la respectiva entidad emisora de bonos de reconocimiento, respecto de los cuales las Administradoras mantienen la responsabilidad de resguardarlos.

c) La información diaria de saldos deberá presentarse separada por tipo de Fondo, tipo de Bono y por totales consolidados.

d) Dentro de los primeros 7 días hábiles de cada mes, las Administradoras deberán realizar una cuadratura entre los registros y totales según el saldo final determinado al último día hábil del mes inmediatamente anterior y los registros y totales informados por la empresa de depósito y custodia de valores, mediante el archivo a que se refiere la letra a. anterior, cuadratura que deberá presentarse también separada por tipo de Fondo, tipo de Bono y por totales consolidados.

e) En caso de producirse diferencias, éstas sólo podrán corresponder a discrepancias temporales que no requieren de ningún tipo de regularización ni ajuste contable. No obstante, de producirse otro tipo de diferencia, el mismo día de detectadas, las Administradoras deberán iniciar las gestiones regularizadoras con la empresa de depósito y custodia de valores que permitan resolverlas en un plazo máximo de 7 días hábiles.

f) Las Administradoras deberán mantener a disposición de esta Superintendencia copia de la documentación que permita comprobar las cuadraturas, como asimismo, de todas las gestiones desarrolladas por las Administradoras para solucionar eventuales diferencias.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General N° 279, de fecha 21 de diciembre de 2020.