Libro I Afiliación al Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500 de 1980
Título V Cuenta de Ahorro de Indemnización
Materias asociadas: Cuenta de ahorro de indemnización
1. Los empleadores cuya relación laboral con sus trabajadores se regule por el código del trabajo y sus leyes complementarías, podrán pactar a partir del inicio del séptimo año de la relación laboral, la sustitución de las indemnizaciones a que se refiere el artículo 164 del Código del Trabajo, por una indemnización a todo evento, pagadera con motivo de la terminación del contrato de trabajo cualquiera que sea la causa que la origine, exclusivamente en lo que se refiere al lapso posterior a los primeros 6 años de servicio y hasta el término del undécimo año de la relación laboral, financiada mediante un aporte mensual de cargo del empleador efectuado en una administradora de fondos de pensiones.
2. Los empleadores de trabajadores de casa particular deberán enterar obligatoriamente en una Administradora un aporte de su cargo, destinado a financiar el pago de una indemnización a todo evento, originado por la terminación del contrato de trabajo cualquiera sea su causa.
3. En este Título se establecen normas destinadas a definir todos los aspectos relativos a la creación de la cuenta donde se depositarán los aportes de indemnización a los que se encuentra obligado el empleador, y el retiro por parte del trabajador de los fondos acumulados, incluida la rentabilidad obtenida, en conformidad con lo dispuesto en el Código del Trabajo. En el Título III del Libro II se establecen las normas que regulan los depósitos convenidos.
4. Para efectos de este Título, se entenderá por trabajador de casa particular al definido en el inciso primero del artículo 146 del Código del Trabajo, esto es: las personas naturales que se dediquen en forma continua, a jornada completa o parcial, al servicio de una o más personas naturales o de una familia, en trabajos de aseo y asistencia propios o inherentes al hogar.
Además, de conformidad a lo establecido en el inciso segundo del citado artículo 146, también se sujetarán a las mismas normas especiales que los trabajadores de casa particular a las personas que realizan labores iguales o similares a las señaladas en el párrafo anterior en instituciones de beneficencia cuya finalidad sea atender a personas con necesidades especiales de protección o asistencia, proporcionándoles los beneficios propios de un hogar.
5. La definición a que se refiere el número anterior, también es aplicable a los choferes de casa particular, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso final del artículo 146 del Código del Trabajo.
6. Con el objeto de administrar los recursos que se acumulen para efecto de la indemnización, las Administradoras deberán crear una cuenta de ahorro especial denominada Cuenta de ahorro de indemnización.
7. Los aportes que realicen los empleadores para cubrir el pago de la indemnización se denominarán aportes de indemnización. En el caso del trabajador de casa particular, el monto del aporte será equivalente al 1,11% de la remuneración mensual imponible; y en el de los trabajadores que pacten indemnización sustitutiva a partir del inicio del séptimo año de la relación laboral, el valor del aporte será el equivalente, a lo menos, al 4,11% de la remuneración mensual de naturaleza imponible.
8. Para los efectos de la aplicación del presente Título, se entenderá por indemnización sustitutiva a aquella que se pacte entre el empleador y el trabajador a partir del inicio del séptimo año de la relación laboral y hasta el undécimo año de ésta, en reemplazo de la establecida en el artículo 164 del Código del Trabajo; y por indemnización de trabajador de casa particular, a aquella a que tienen derecho estos trabajadores, pagada a todo evento cualquiera sea la causa de la terminación del contrato de trabajo, financiada mediante aportes mensuales de cargo del empleador, por un lapso de 11 años.
9. Sin perjuicio de lo anterior, los trabajadores con contrato de trabajo vigente al 1/12/90 y que hubieren sido contratados con anterioridad al 14 de agosto de 1981, tendrán derecho a pactar la indemnización sustitutiva sin el límite de los 11 años. Esta disposición también regirá para los trabajadores que con anterioridad al 14/8/81 se encontraban afectos a la Ley N° 6.242 y que continúan prestando servicios al 1/12/90.
10. Para determinar la indemnización sustitutiva, la remuneración mensual de naturaleza imponible tendrá un límite máximo de 90 unidades de fomento. En cuanto a la indemnización de trabajador de casa particular, la remuneración imponible mensual tiene un límite máximo de 60 unidades de fomento.
11. Los límites de las remuneraciones mensuales imponibles serán considerados independientemente por cada empleador que tenga vínculo laboral con el trabajador.
12. Para efectos de determinar la indemnización sustitutiva, cuando en el presente Título se haga referencia a la remuneración imponible, debe entenderse que ella corresponde a la remuneración mensual de naturaleza imponible.
13. El pacto escrito de indemnización sustitutiva entre el empleador y el trabajador, deberá materializarse mediante la suscripción de un formulario denominado Pacto de Indemnización Sustitutiva, emitido por la Administradora donde el trabajador se encuentra afiliado o decida abrir la cuenta de ahorro de indemnización, en el evento de que pertenezca al antiguo régimen previsional.
14. Para abrir la cuenta de ahorro de indemnización, los trabajadores de casa particular deberán suscribir un formulario denominado Cuenta de indemnización obligatoria: trabajador de casa particular en la Administradora donde estén afiliados, o en el caso de los trabajadores que pertenecen al antiguo régimen previsional, en aquella donde hayan decidido abrirla. Por su parte, la Administradora pondrá a disposición de los empleadores las respectivas planillas de pago y de declaración y no pago para enterar el aporte de indemnización obligatorio.
15. De igual forma, las Administradoras deberán poner a disposición de los empleadores las correspondientes planillas de pago y de declaración y no pago para que aquellos enteren los aportes de indemnización sustitutiva.
16. La cuenta de ahorro de indemnización tendrá el carácter de una cuenta personal y será independiente de la cuenta de capitalización individual y de la cuenta de ahorro voluntario.
17. Para los trabajadores que no estén afiliados al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980, cuyos empleadores tengan la obligación de enterar los aportes destinados al pago de la indemnización, las Administradoras deberán crear una cuenta destinada exclusivamente a este fin.
Estos trabajadores, para todos los efectos, no son afiliados al referido Sistema de Pensiones y por lo tanto no podrán efectuar depósitos de ahorro voluntario.
18. Cada trabajador deberá mantener una sola cuenta de ahorro de indemnización en el Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980.
19. Los aportes de indemnización deberán enterarse dentro del plazo legal establecido en el artículo 19 del D.L. 3.500, de 1980 y estarán afectos a los reajustes, intereses y recargos dispuestos en dicho artículo, en el caso que se paguen con atraso. Será obligación de la Administradora realizar las acciones tendientes al cobro de los aportes de indemnización adeudados, conforme a lo dispuesto en el citado artículo.
20. Las Administradoras podrán cobrar una comisión porcentual uniforme sobre los aportes de indemnización que se acrediten en la cuenta de ahorro de indemnización, que se denominará Comisión porcentual por acreditación de aportes de indemnización.
21. Las Administradoras que decidan cobrar esta comisión deberán comunicarla al público a través de los medios de comunicación social y a esta Superintendencia, la cual deberá formar parte de la estructura de comisiones que se informan a través del Anexo N° 3 Panel Informativo, del Título III, del Libro V y su vigencia sólo se hará efectiva después de los 90 días de haber sido informada. Los cambios que experimente la comisión porcentual por acreditación de aportes de indemnización deberán ser informados al público y a esta Superintendencia, según lo dispuesto en el inciso final del artículo 22 bis del D.L. N° 3.500, de 1980.
22. Los movimientos que se registren en la cuenta de ahorro de indemnización serán informados al trabajador mediante el envío de una cartola cuatrimestral resumida o detallada, según corresponda, considerando las instrucciones impartidas en el Título IV del presente Libro. El diseño de dichas cartolas deberá ceñirse a los formatos que se establecen en los Anexos N° 3 y 4 del citado Título IV.
23. Los retiros de la cuenta de ahorro de indemnización se efectuarán por término de la relación laboral. Cabe destacar, que una de las causales del término de la relación laboral la constituye el fallecimiento del trabajador.
24. En el caso del término de la relación laboral, el trabajador, para poder retirar los fondos de su cuenta de ahorro de indemnización, deberá llenar el formulario denominado Retiros de ahorro de indemnización que se establece en el Anexo N° 3 del presente Título y presentar simultáneamente el finiquito del contrato de trabajo firmado por él y por su empleador, ratificado ante el Inspector del Trabajo o ante Notario Público o el oficial del Registro Civil de la respectiva comuna o sección de comuna o el Secretario Municipal o el presidente del sindicato o el delegado del personal o sindical correspondiente; copia del finiquito quedará a disposición de la Administradora. Asimismo, se podrá acreditar la terminación del contrato de trabajo por acta de conciliación o avenimiento, por sentencia judicial ejecutoriada u otro documento previa y debidamente calificado por la fiscalía o asesoría legal de la Administradora.
Para efectos de solicitar el retiro de los fondos de la cuenta de ahorro de indemnización, las Administradoras y la AFC acordarán un procedimiento que permita la recepción del formulario Retiros de ahorro de indemnización en la misma oportunidad en que se efectúe la solicitud de beneficios por cesantía por parte del trabajador en la AFC, respecto de la relación laboral cuyo cese se acredita para efectos de acceder a las prestaciones del Seguro de Cesantía. Además, se deberá acordar la forma cómo la AFC transmitirá la información correspondiente al citado formulario. A más tardar al día hábil siguiente de recibida la información de las solicitudes de retiro desde la AFC, la Administradora deberá validar el contenido de la información remitida respecto de cada solicitud. Una vez confirmado que la información de la solicitud está correcta, la Administradora iniciará el procesamiento de cada solicitud considerando como fecha de recepción la fecha en que fue transmitida desde la AFC. En caso que exista inconsistencia en los datos remitidos, en el mismo plazo antes señalado, deberá rechazar aquellas solicitudes que no pudieron ser validadas, remitiendo a la AFC un archivo con dichas solicitudes, indicando los campos que no pudieron ser validados. Además, en el referido plazo, la Administradora deberá comunicar al respectivo trabajador el rechazo de la solicitud, indicando las razones que se tuvieron para ello y señalando las opciones que dispone para solicitar nuevamente el retiro.
Respecto de las solicitudes recepcionadas conforme a lo señalado en el párrafo anterior, las Administradoras deberán notificar a los respectivos trabajadores, a más tardar el día hábil siguiente, de su aceptación a trámite, con el objetivo de comunicar el medio y la fecha de pago del retiro solicitado.
25. En el caso que el trabajador de casa particular invoque el derecho establecido en el artículo 4 de la ley N° 21.227, el empleador estará obligado a continuar pagando y enterando las cotizaciones previsionales y de seguridad social, tanto de su cargo como las del trabajador, con excepción de las cotizaciones del seguro social de la ley N° 16.744, conforme a lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 3 de la citada ley, esto es, las cotizaciones de pensión a que se refieren el inciso primero del artículo 17, el inciso tercero del artículo 29 y el artículo 59 del D.L. N° 3.500, de 1980, las que se calcularán sobre el ciento por ciento de cada retiro pagado por la Administradora; y el resto de las cotizaciones de seguridad social y de salud, incluido el aporte del empleador, equivalente al 1,11%, calculadas sobre la última remuneración mensual percibida o la registrada en el contrato, esto último en el caso de trabajadores que iniciaron labores en el mismo mes en que fueron afectados por el acto o declaración o pacto, según corresponda.
La Administradora deberá comunicar a los respectivos empleadores informados en las solicitudes presentadas por los trabajadores que invocaron el referido derecho, la causa invocada por el trabajador para requerir el retiro de fondos a que se refiere el artículo 4 de la ley N° 21.227, la obligación de pagar las cotizaciones señaladas en el párrafo anterior dentro del plazo establecido en el artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980 y la base imponible sobre la cual se deberán pagar aquellas que deban enterarse en el Sistema de Pensiones. Además, deberá indicar en la comunicación que la base imponible de las restantes cotizaciones de seguridad social y de salud, incluyendo el aporte del empleador, equivalente al 1,11%, se deben enterar considerando como base imponible la última remuneración mensual percibida o la registrada en el contrato, esto último en el caso de trabajadores que iniciaron labores en el mismo mes en que fueron afectados por el acto o declaración o pacto, según corresponda. La comunicación se efectuará a través de los medios que estime conveniente, debiendo conservar los respaldos que permitan acreditar el cumplimiento de dicha obligación.
La AFP deberá verificar el cumplimiento de la obligación a que se refiere el párrafo primero. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 28 de la ley N° 21.227, que dispone que aquellos empleadores que no paguen las respectivas cotizaciones y en las condiciones descritas por el legislador, y que posteriormente las pague en los periodos establecidos en dicho artículo 28, no se les aplicarán los intereses, reajustes y multas establecidas en el artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980, con excepción de la reajustabilidad nominal del promedio de los últimos 12 meses de todos los fondos, si esta fuere positiva.
La Administradora deberá aplicar la normativa vigente que regula la respectiva materia, en el caso de que los empleadores paguen las cotizaciones señaladas en el párrafo primero de este número, determinadas sobre una base imponible distinta a la señalada en dicho párrafo, o que habiendo realizado el pago, éste no correspondía ser efectuado.
26. Los valores que deberán girarse corresponderán a la totalidad de los aportes que hubiese realizado el empleador con el cual se puso término a la relación laboral, durante el período que prestó servicios el trabajador, incluida la rentabilidad obtenida y deducido el eventual cobro de comisión. Además, el giro podrá considerar los saldos no cobrados que mantuviere el trabajador respecto de empleadores para los cuales la Administradora tenga conocimiento de que no existe una relación laboral vigente.
27. Para controlar el cumplimiento de lo indicado en el número anterior, el saldo de la cuenta de ahorro de indemnización deberá estar compuesto por los saldos que se generen por empleador, en cuotas, considerando los aportes realizados por cada uno de ellos y el eventual descuento que hubiesen experimentado por el cobro de la comisión porcentual.
28. Cuando en la planilla de pago no se identifique adecuadamente al empleador, pero sí al trabajador, el aporte de indemnización se acreditará en la cuenta sin formar parte de los saldos que corresponden a los empleadores plenamente identificados, asignándole un número interno, bajo el cual se registrarán todos los movimientos en que el empleador no se encuentra suficientemente identificado y cuyo saldo se incrementará mensualmente con los nuevos pagos en situación similar.
29. En caso de muerte del trabajador, los beneficiarios podrán girar directamente de la cuenta un monto de hasta 5 unidades tributarias anuales (U.T.A.), debiendo suscribir para tal efecto el formulario Retiros de ahorro de indemnización, adjuntando el certificado de defunción respectivo y acreditando la relación de parentesco. Si el saldo de la cuenta es superior al monto de 5 U.T.A., el exceso incrementará la masa de bienes para efectos de la herencia.
30. El pago directo con un tope máximo de 5 U.T.A. se hará al cónyuge o conviviente civil, a los hijos de filiación matrimonial o no matrimonial o a los padres del fallecido, unos a falta de los otros, en el orden indicado, bastando acreditar el estado civil respectivo y la relación de parentesco.
31. Los fondos de la cuenta de ahorro de indemnización sólo podrán embargarse una vez terminado el contrato de trabajo, en las situaciones que se indican en el inciso 2º del artículo 56 del Código del Trabajo, esto es: tratándose de pensiones alimenticias debidas por ley y decretadas judicialmente, de defraudación, hurto o robo cometidos por el trabajador en contra del empleador en el ejercicio de su cargo, o de remuneraciones adeudadas por el trabajador a las personas que hayan estado a su servicio en calidad de trabajador. La orden de embargo surtirá efecto una vez que se haya recibido la instrucción escrita del tribunal competente.
32. Los aportes de indemnización que sean inferiores al 8,33% de la remuneración mensual de naturaleza imponible y la rentabilidad que se obtenga de ellos, no constituirán renta para ningún efecto tributario. Los retiros de esta cuenta no estarán afectos a impuesto.
33. En los períodos de incapacidad laboral del trabajador, el empleador deberá enterar los aportes de indemnización en la Administradora donde está vigente la cuenta.
34. El pacto de indemnización sustitutiva podrá comprender períodos de servicios anteriores a la fecha de su suscripción, siempre que excedan a los 6 primeros años de la relación laboral. El aporte correspondiente se calculará en base a la última remuneración mensual, considerando un máximo imponible de 90 U.F. y una tasa no inferior al 4,11%, enterado de una sola vez dentro del plazo contemplado para el pago de las cotizaciones correspondientes a las remuneraciones devengadas en el primer mes de vigencia del pacto.
35. Si en el primer pacto no se hubiesen considerado períodos anteriores, podrán celebrarse pactos complementarios hasta cubrir la totalidad del período que exceda los primeros 6 años de servicio. El pago de los aportes complementarios deberá efectuarse conjuntamente con las cotizaciones correspondientes a las remuneraciones devengadas en el mes siguiente a aquel en que se celebró el pacto.
36. El trabajador podrá pactar con su empleador el pago de aportes de indemnización por períodos posteriores al undécimo año, previa suscripción del respectivo pacto, caso en el cual la administradora deberá continuar recibiendo los aportes.
37. El saldo de la cuenta de ahorro de indemnización se podrá traspasar a la Administradora que el trabajador hubiese elegido, mediante la suscripción de la respectiva orden de traspaso. En el caso de afiliados al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3500, de 1980, la transferencia se realizará conjuntamente con la cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias; para los afiliados al antiguo sistema previsional, el traspaso se efectuará sólo por la cuenta de ahorro de indemnización.
Creación de la cuenta
38. Los trabajadores que pacten con sus empleadores la indemnización sustitutiva, deberán hacerlo mediante la suscripción del formulario Pacto de Indemnización Sustitutiva, en el lugar de trabajo o en la Administradora, el cual deberá ser firmado por el empleador y el trabajador y visado por la Administradora. Además, el referido formulario podrá ser suscrito en el sitio web de la Administradora, para lo cual tanto el trabajador como el empleador se identificarán a través de la Clave Única de Identificación (Clave simple), o bien, mediante otro mecanismo de autentificación que la Administradora estime conveniente, para los trabajadores o empleadores que no dispongan de clave única. Una vez confirmada la suscripción del formulario, la Administradora deberá poner a disposición del trabajador y del empleador el respectivo comprobante que certifique la operación realizada.
39. El formulario del pacto deberá corresponder a la Administradora donde el trabajador se encuentra afiliado o decida abrir la cuenta para la administración de su fondo de indemnización, si pertenece al antiguo sistema previsional.
40. En el Anexo N° 1 del presente Título se indican las especificaciones mínimas de los campos con información que deberá contener el formulario Pacto de Indemnización Sustitutiva, el cual se emitirá al menos con el siguiente número de copias y distribución:
a) Original para la Administradora.
b) Primera copia para el empleador.
c) Segunda copia para el trabajador.
41. Al momento de suscribir el formulario Pacto de indemnización sustitutiva deberán registrase a lo menos los siguientes antecedentes del trabajador:
a) Apellido paterno, apellido materno y nombres.
b) Número de cédula de identificación vigente.
c) Fecha y lugar de nacimiento.
d) Domicilio particular.
e) Fecha de suscripción del pacto.
f) Régimen previsional (Sistema de Pensiones o Antiguo Sistema Previsional).
g) Existencia de cuenta de ahorro de indemnización en esa Administradora. Si la respuesta es negativa se presume que la cuenta se está abriendo con este pacto.
h) Fecha de inicio de la relación laboral con el empleador que suscribe el convenio.
i) Existencia de indemnización con o sin el límite de los 11 años. Si la relación laboral se inició con anterioridad al 14/8/81, el aporte de la indemnización no tiene límite.
j) Períodos anteriores al de la fecha de suscripción del pacto. En caso positivo, detallarlos e indicar la tasa.
k) La tasa de indemnización pactada (no podrá ser inferior al 4,11%).
l) Fecha de término del pacto para las indemnizaciones que tienen límite.
m) Nombre o razón social del empleador.
n) Número de RUT con dígito verificador del empleador.
o) Dirección del empleador.
p) Firma del empleador o su representante legal y del trabajador.
42. Si el pacto fue suscrito en el lugar de trabajo, el empleador para visarlo deberá remitirlo con todos sus copias a la Administradora en que el trabajador se encuentra afiliado o decida incorporarse, en un plazo de 5 días hábiles, contado desde la fecha de suscripción.
43. La Administradora al recepcionar un pacto suscrito por las partes, deberá proceder a realizar lo siguiente:
a) Verificar que estén los antecedentes completos del afiliado, empleador e información referida a la situación previsional y laboral.
b) Verificar la consistencia de la información. Específicamente en lo que se refiera al régimen previsional y a la existencia de una cuenta de ahorro de indemnización anterior.
c) Si no falta información y tampoco existen inconsistencias, la Administradora deberá visar el convenio en el mismo acto de presentación, procediendo de la siguiente forma: estampar un timbre con su identificación y la firma de un funcionario responsable en el recuadro Vº Bº; registrar el nombre del funcionario y su código de inscripción en el registro de promotores y agentes de venta; el nombre de la agencia; llenar los recuadros correspondientes al mes de devengamiento de la primera remuneración y fecha de pago del primer aporte y la fecha de visación.
d) Visado el pacto, la Administradora devolverá la primera y segunda copia, dejando constancia de esta devolución en un libro de control habilitado especialmente con ese fin o mediante el registro en medios magnéticos, si la Administradora lo estima procedente.
e) Si el pacto es recepcionado por la Administradora a través de correo, deberá proceder a visarlo cumpliendo con el mismo procedimiento señalado en las letras c) y d) anteriores. La devolución de las copias debidamente visados se realizará a más tardar el día 10 del mes siguiente a la fecha de recepción, a través de los medios que estime convenientes, debiendo conservar los respaldos que permitan acreditar el cumplimiento de dicha obligación, al domicilio del empleador y del trabajador, respectivamente.
f) En el evento de que alguno de los datos consignados en las letras a), b), c), e), f), h), i), j), k), l), m), n) y p) del número 41 anterior, presenten errores, inconsistencias u omisiones, el convenio será devuelto para su corrección o para complementar su información. Este será visado una vez que contenga todos los antecedentes debidamente registrados, con excepción de los que se mencionan en la letra h) siguiente.
g) Si el pacto con los datos erróneos o incompletos se hubiese remitido por correo a la Administradora, deberá devolverse por este mismo medio, a más tardar el día 10 del mes siguiente a la fecha de recepción, indicando las causales de la devolución.
h) Con posterioridad a la visación, la Administradora podrá completar los antecedentes faltantes señalados en las letras d), g), y o) del número 41 anterior.
i) La Administradora también podrá complementar los antecedentes faltantes señalados en la letra f) anterior, en el momento de la presentación y visación del pacto, asumiendo la responsabilidad por la información consignada. En este caso, la Administradora deberá cerciorarse, al menos, de que se trata del mismo trabajador y que la información con que cuenta es realmente válida.
44. Cuando el pacto sea suscrito por las partes en una agencia de la Administradora, deberá cumplirse con lo dispuesto en el número anterior.
45. La visación del pacto también podrá realizarlo la Administradora en el lugar de trabajo, mediante un representante de ella inscrito en el registro de promotores y agentes de venta, de acuerdo al procedimiento señalado en el número 43 anterior.
46. El pacto suscrito por el empleador y el trabajador tendrá validez sólo una vez que sea visado por la Administradora y empezará a regir a partir del primer día del mes siguiente al de la fecha de suscripción, afectando las remuneraciones devengadas en ese mes y cuyo aporte debe enterarse dentro el plazo legal establecido para el pago de las cotizaciones, conforme al artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980. Los recuadros mes de devengamiento de la primera remuneración y fecha de pago del primer aporte, del formulario pacto de indemnización, deberán llenarse en base a estas definiciones.
47. Los pactos que sean visados con posterioridad al mes de suscripción, regirán siempre en forma retroactiva, a partir del primer día del mes siguiente al de la fecha de suscripción.
48. Respecto del número anterior, cuando el pacto sea remitido con atraso por el empleador a la Administradora, es decir, sea recibido por ésta en un mes distinto al de la suscripción y, como consecuencia de ello, la visación se realiza con posterioridad a la fecha de devengamiento de la primera remuneración que afecta al pacto, aquellos aportes que correspondan a remuneraciones devengadas entre el primer día de vigencia del convenio y la fecha de visación, que no hubiesen sido enterados, deberán pagarse con reajustes e intereses en calidad de aportes morosos.
Si hubiesen sido pagados oportunamente, deberán acreditarse en la cuenta de ahorro de indemnización una vez que ésta haya sido creada.
49. Cuando el empleador y el trabajador pacten una nueva tasa de indemnización o modifiquen el convenio, esta operación deberá materializarse en el formulario denominado Modificación Pacto de Indemnización Sustitutiva, cuyo diseño se establece en el Anexo N° 4 del presente Título, el que tendrá efecto a partir de las remuneraciones que se devenguen el mes siguiente a la fecha de la modificación. La distribución y las copias del formulario será la misma del formulario Pacto de Indemnización Sustitutiva.
50. El Pacto de Indemnización Sustitutiva finaliza con el término de la relación laboral o el cumplimiento del undécimo año del inicio de la relación laboral, salvo para los trabajadores con contrato vigente al 1/12/90 y cuya relación se inició con anterioridad al 14/8/81. En el caso que excepcionalmente hubieren pactado períodos posteriores al undécimo año del inicio de la relación laboral, la fecha de término será la fijada en el pacto.
51. El Pacto de Indemnización Sustitutiva será el documento con el cual la Administradora procederá a crear la cuenta de ahorro de indemnización. Mientras éste no sea suscrito y visado no se podrá abrir la cuenta de ahorro de indemnización, aun cuando se reciba el pago de los aportes, debiendo registrarse en rezagos.
En caso que el pago del aporte se registre en rezago, dentro del mes siguiente desde la fecha de dicho registro, la Administradora deberá efectuar las gestiones necesarias para su regularización, considerando a lo menos contactar al empleador, a través de los medios que estime convenientes, para que suscriba el respectivo pacto de indemnización. La Administradora deberá mantener respaldo de las gestiones realizadas.
52. Cuando el trabajador haya celebrado pacto con más de un empleador, deberá crearse una sola cuenta, donde se registrará la información de cada uno de éstos.
53. El trabajador de casa particular deberá abrir la cuenta de ahorro de indemnización mediante la suscripción del formulario denominado Cuenta de Indemnización Obligatoria Trabajador de Casa Particular. Para la suscripción de este formulario el trabajador dispone de las siguientes alternativas:
a) Ante un representante autorizado de la Administradora.
b) Ante el empleador en el lugar de trabajo.
c) A través del Sitio Web de la Administradora, cuando ésta ofrezca esa posibilidad de acuerdo a las instrucciones establecidas en el Título III del Libro V sobre Agencias y Centros de Servicios, Servicios por Internet y Publicidad de las Administradoras de Fondos de Pensiones.
d) A través del envío del formulario por correo certificado a la dirección que informe la Administradora En este caso, el trabajador deberá completar los campos mínimos del formulario y firmarlo. Además, deberá adjuntar una fotocopia, por ambos lados, de su cédula nacional de identidad vigente.
54. Para facilitar el uso de esta cuenta por parte de los trabajadores, la Administradora deberá emitir folletos informativos con las características de ésta y ponerlos a disposición del público en todas sus agencias. Una de las secciones deberá destinarse a explicar la forma cómo debe abrirse la cuenta de ahorro de indemnización, en especial para los trabajadores de casa particular.
55.En el Anexo N° 2 del presente Título se indican las especificaciones mínimas de los campos con información que deberá contener el formulario Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular, el cual se emitirá al menos con el siguiente número de copias y distribución:
a) Original para la Administradora.
b) Primera copia para el trabajador.
c) Segunda copia para el empleador.
56. Al suscribir el formulario Cuenta de Indemnización Obligatoria: trabajador de casa particular, deberán completarse los siguientes antecedentes del trabajador:
a) Apellido paterno, apellido materno y nombres.
b) Número de cédula de identificación.
c) Fecha y lugar de nacimiento.
d) Domicilio particular.
e) Fecha de suscripción del documento.
f) Régimen previsional (Sistema de Pensiones o Antiguo Sistema Previsional).
g) Fecha de inicio de la relación laboral.
h) Nombre o razón social del empleador.
i) Número de RUT del empleador.
j) Dirección del empleador.
k) Tasa del aporte de indemnización. En este caso corresponderá al 1,11%.
l) Firma del trabajador.
57. Al recepcionar el formulario Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular, la Administradora deberá verificar que éste contenga todos los antecedentes indicados en el número anterior; si se cumple con ello, estampará un timbre con su nombre y la fecha de recepción, indicando el nombre y firma del funcionario responsable y el código de inscripción en el registro de promotores y agentes de venta. En el caso de omisión del dato referido a la tasa del aporte, la misma administradora podrá llenarlo inmediatamente (1,11% obligatorio).
58. El procedimiento de suscripción y distribución de las copias del formulario Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular, será el mismo que se describe en el número 9 del Título III del Libro II.
59. Cuando la Administradora disponga de la información laboral y previsional del trabajador, por ser afiliado al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980, y los antecedentes para abrir la cuenta de ahorro de indemnización no están completos o contengan errores, podrá incorporar en el mismo formulario los datos faltantes o corregir los erróneos.
En el caso específico que falte el dato de la fecha de inicio de la relación laboral, si el empleador registrado en el documento Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular es el mismo que está pagando en forma regular las cotizaciones previsionales, la fecha de inicio de labores se podrá obtener a partir de la declarada en la respectiva planilla de pago.
60. Respecto de los trabajadores de casa particular que inicien labores para quienes no se disponga del dato de inicio de labores y mientras no se cuente con otros antecedentes que permitan precisarlo, se presumirá que no existen aportes adeudados.
Con todo, en un plazo de 10 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del formulario, la Administradora deberá requerir al trabajador una copia del contrato de trabajo, mencionando la importancia de contar con dicho antecedente para determinar eventuales períodos impagos que afectarán el monto de su futura indemnización. La comunicación se efectuará a través de los medios que estime conveniente, debiendo conservar los respaldos que permitan acreditar el cumplimiento de dicha obligación.
61. Sin perjuicio de lo anterior e independiente del tipo de régimen previsional, la Administradora creará la cuenta de ahorro de indemnización, aun cuando en el formulario persistan antecedentes faltantes, pero al menos se registren correctamente el nombre completo y el número de la cédula de identidad del trabajador y el número de RUT del empleador, tipo de régimen previsional y la firma del trabajador. Los datos faltantes la Administradora podrá complementarlos en el mismo formulario en el caso de disponer de la información.
62. En aquellos casos en que el formulario no cuente con la información mínima exigida en el número anterior, la administradora lo devolverá de acuerdo al procedimiento dispuesto en el número 43 anterior.
63. Para los trabajadores de casa particular afiliados al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980, que no hubiesen suscrito el formulario Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular, pero registren enterados aportes de indemnización con la identificación personal correcta (apellido paterno, apellido materno y nombres, y número de cédula de identidad), la Administradora creará la cuenta a partir del primer pago que haya recaudado, complementando la información faltante con la que existe en la cuenta de capitalización individual. Sin perjuicio de lo anterior, la Administradora deberá regularizar la apertura de la cuenta con la suscripción de dicho formulario, dentro de un plazo no superior a 6 meses, contado desde el primer día del mes en que se enteró el primer aporte.
64. En resumen, la Administradora creará la cuenta de ahorro de indemnización a los trabajadores de casa particular, en base a los siguientes criterios:
a) Para los trabajadores del Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980, mediante la suscripción del formulario denominado Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular, o a través del primer pago del aporte de indemnización, considerando cualquiera de los dos eventos que ocurra primero.
b) Para los trabajadores del Antiguo Sistema Previsional, mediante la suscripción del formulario Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular o a través del primer pago del aporte de indemnización, considerando cualquiera de los dos eventos que ocurra primero. En el caso del primer pago del aporte, la cuenta personal debe crearse y someterse a los procedimientos de verificación de afiliación descritos en el Título I del Libro I, requiriendo al trabajador su regularización de acuerdo a lo dispuesto en el número anterior, al momento de solicitar el beneficio de los retiros. Si el trabajador registrara una cuenta personal en más de una Administradora, debe procederse a su unificación mediante los procedimientos del Título VII del Libro I.
65. Los pagos de aportes que sean anteriores a la fecha de apertura de la cuenta de ahorro de indemnización también se acreditarán a ella.
66. Con el objeto de distinguir a los trabajadores del antiguo sistema previsional, deberá registrárseles con un código de control VRF o TAS, según corresponda.
67. El código de control de la cuenta de ahorro de indemnización de los trabajadores que pertenecen al Antiguo Sistema Previsional será VRF, mientras no se cumplan los requisitos definidos en las letras a) y b) del número 4 del Capítulo V de la Letra A del Título I de este Libro I; en este caso, los formularios denominados Pacto de indemnización sustitutiva y Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular reemplazarán a la solicitud de incorporación y los aportes de indemnización a las cotizaciones previsionales. Cuando se cumplan tales condiciones, el código de control pasará de VRF a TAS.
68. La cuenta de ahorro de indemnización que tenga código de control VRF o TAS no será considerada, para efectos estadísticos, en la determinación del número de trabajadores afiliados al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980. Sólo tendrá efecto para determinar el número de cuentas personales existentes.
69. Las cuentas de ahorro de indemnización con código de control VRF deberán verificarse en las restantes Administradoras, con el objeto de descartar la existencia de otra cuenta para el mismo trabajador. Para ello, deberán aplicarse los procedimientos establecidos en el Título I de este Libro I.
70. En todos los medios de consulta el despliegue de la información relativa a la cuenta de ahorro de indemnización, deberá contener todos los antecedentes definidos en el Capítulo III de la Letra A del Título III del Libro I sobre Administración de Cuentas Personales, referidos a esta cuenta personal.
71. En todos los sistemas de información y archivos computacionales donde resida la cuenta de ahorro de indemnización, deberán registrarse separadamente sus movimientos de los que correspondan a la cuenta de capitalización individual y a la de ahorro voluntario.
72. Los formularios Pacto de indemnización sustitutiva y Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular que se suscriban, deberán incorporarse en el archivo previsional de la Administradora.
Pago de los aportes
73. Los aportes de indemnización de los trabajadores de casa particular serán de cargo del empleador y deberán enterarse en la Administradora donde el trabajador se encuentre afiliado o haya decidido abrir la cuenta.
74. Los aportes de indemnización sustitutiva deberán empezar a pagarse una vez que el pacto sea suscrito y visado por la Administradora y afectará las remuneraciones que se devenguen a contar del primer día del mes siguiente al de la visación o al de suscripción, si éste fue remitido con atraso, siendo también de cargo del empleador. El pago se efectuará en la Administradora donde el trabajador se encuentre afiliado o donde haya decidido abrir la cuenta.
75. Las tasas de los aportes y los límites máximos imponibles corresponden a los definidos en los números 7 y 10 del presente Título, respectivamente.
76. Los aportes de indemnización sustitutiva deberán pagarse en las respectivas planillas, de acuerdo al diseño definido en el Anexo N° 5 de la Letra E del Título VIII del Libro II. Las instrucciones sobre el llenado de esta planilla están contenidas en dicho Anexo.
77. La distribución y el número de copias de la planilla de pago, será la siguiente:
a) Original para la Administradora.
b) Primera copia para la entidad recaudadora.
c) Segunda copia para el empleador.
78. Sin perjuicio de lo anterior, se destacan los siguientes aspectos:
a) El monto de la remuneración imponible tendrá un tope de 90 U.F., para los efectos del cálculo del aporte de indemnización sustitutiva.
b) Debe indicarse la tasa pactada con el trabajador.
c) En el caso que se pacten períodos anteriores al de suscripción del pacto, en la columna respectiva deberá indicarse el número de períodos que comprende y señalar cuales son. En este caso será necesario llenar una sola línea por trabajador, a continuación de la que corresponda a los aportes de ese mes; en el espacio para la remuneración imponible, se indicará la última sobre la cual se realizó el cálculo; de igual manera, se registrará la tasa base utilizada y el monto del aporte corresponderá a la suma de cada uno de ellos, calculado por cada período.
79. En el caso que las cotizaciones previsionales del trabajador deban pagarse por una entidad pagadora de subsidio, el empleador de igual forma deberá enterar el aporte de indemnización dentro del plazo legal, utilizando la respectiva planilla de pago. Para determinar el aporte de indemnización, la tasa se aplicará sobre el monto que perciba el trabajador de la entidad pagadora del subsidio.
80. Los aportes de indemnización sustitutiva podrán declararse, para lo cual deberá utilizarse la planilla de declaración y no pago definida en el Anexo N° 6 de la Letra E del Título VIII del Libro II; el número de copias y su distribución, será de acuerdo a lo definido en el instructivo sobre el llenado de esta planilla. Esta planilla deberá presentarse dentro del plazo legal en la Administradora donde esté afiliado o haya decidido incorporarse.
81. Para enterar o declarar los aportes de indemnización sustitutiva, los empleadores deberán utilizar las planillas definidas para tales operaciones, pudiendo incorporar en éstas solo a los trabajadores que no tienen la calidad de trabajador de casa particular.
82. Los empleadores deberán pagar las cotizaciones previsionales, depósitos de ahorro voluntario, aportes de indemnización y depósitos convenidos a los trabajadores de casa particular, en las planillas definidas para tales efectos. El diseño de tales planillas deberá ajustarse a las especificaciones mínimas establecidas en el Anexo N° 11 de la Letra E del Título VIII del Libro II.
83. En el Anexo N° 11 de la Letra E del Título VIII del Libro II, se encuentra el diseño de la planilla de pago trabajador de casa particular y la Administradora deberá mantenerlo a disposición del público. La declaración y no pago de las cotizaciones previsionales, aportes de indemnización y depósitos convenidos de los trabajadores de casa particular se efectuará mediante la planilla de declaración y no pago trabajador de casa particular, cuyo diseño se encuentra definido en el Anexo N° 12 de la Letra E del Título VIII del Libro II.
84. Cuando el trabajador de casa particular esté acogido a subsidio por incapacidad laboral, el empleador deberá enterar los aportes de indemnización en la planilla respectiva. Por su parte, la entidad pagadora del subsidio deberá realizar el pago de las cotizaciones previsionales en el formulario planilla de pago de cotizaciones previsionales de subsidios por incapacidad laboral.
85. En el caso de las gratificaciones (indemnización sustitutiva), el pago de los aportes tendrá el mismo tratamiento que el establecido en la normativa vigente para enterar las cotizaciones previsionales.
86. Los aportes declarados deberán cobrarse dentro de los plazos y según el procedimiento dispuesto en la normativa vigente para las cotizaciones previsionales. Sin embargo, en este caso, cuando se trate de cotizaciones previsionales, depósitos convenidos y aportes declarados referidos al mismo período, deberá emitirse una sola resolución por tales conceptos.
87. Todos los meses, la Administradora debe registrar el pago o la declaración de los aportes de indemnización de los trabajadores de casa particular y los de aquellos que hubiesen suscrito el pacto de indemnización sustitutiva, hasta el término de la relación laboral o hasta el cumplimiento del undécimo año del inicio de ésta o en la fecha que se hubiere convenido si se pactan períodos posteriores al undécimo año. La información sobre el inicio de la relación laboral se conoce a partir de la apertura de la cuenta de ahorro de indemnización, y la de término, en base a la presentación del finiquito, el cual será considerado requisito fundamental para cursar el retiro de los fondos de la indemnización; la finalización del lapso de los 11 años es un dato que se obtendrá de la cuenta.
88. Por lo tanto, con estos elementos, la Administradora podrá determinar con certeza los aportes morosos que no fueron pagados ni declarados.
89. En consecuencia, con los antecedentes del aporte moroso la Administradora deberá incorporar los correspondientes a las cotizaciones previsionales para proceder a iniciar la cobranza de estos valores. En primera instancia deberá realizar acciones prejudiciales, a más tardar dentro de los primeros dos meses siguientes a la fecha en que debió enterarse el aporte, emitiendo la resolución respectiva a los 6 meses contados desde esta misma fecha, en caso de no prosperar la acción prejudicial.
90. Para llevar a cabo lo dispuesto en el número precedente, la Administradora previamente deberá revisar los registros auxiliares de las cuentas personales (por eventual pago posterior), rezagos, declaración y no pago, registro sobre empleadores (referido a contrataciones y finiquitos informados en los movimientos de personal), los antecedentes que existen en el archivo de afiliados y otros que estime conveniente, con el objeto de cerciorarse de que al efectuar las acciones de cobranza no se omite información relevante para la correcta determinación de los valores adeudados.