Título XI Recaudación de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional por el IPS
1. En concordancia con la nueva función definida en el número 12 del artículo 55 y de conformidad a lo establecido en el nuevo artículo 55 bis, ambas disposiciones de la Ley N° 20.255, las cuales fueron introducidas por la Ley N° 21.735, el Instituto de Previsión Social debe recaudar las cotizaciones de los empleadores establecidas en esa ley para el Seguro Social Previsional, con excepción de aquellas cotizaciones establecidas en dicha ley pero que deben ser recaudadas por las Administradoras de Fondos de Pensiones para ser abonadas en las cuentas de capitalización individual de cotizaciones obligatorias de los afiliados al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980.
Procedimiento
2. El Instituto de Previsión Social (IPS) deberá tener presente la criticidad del proceso de recaudación de las cotizaciones de cargo del empleador destinadas al Fondo Autónomo de Protección Previsional, en los procedimientos operacionales y de control de la recaudación que éste se defina, para lo cual el IPS deberá identificar los riesgos propios del proceso, y gestionarlos adecuadamente, implementando un modelo de gestión de riesgos de acuerdo a las instrucciones establecidas en el Título XVII Instrucciones sobre Administración de Riesgo en el Instituto de Previsión Social, del Libro V del presente Compendio.
En relación con la cultura de Gestión de Riesgos, el Director Nacional tiene la responsabilidad principal de la supervisión y la mejora continua de la gestión de riesgos, siendo esencial que esta gestión se integre en el plan estratégico del Instituto.
3. Las cotizaciones de cargo del empleador previstas en el número anterior, deberán ser pagadas al Fondo Autónomo de Protección Previsional por el empleador o la entidad pagadora de subsidios, según sea el caso, hasta el día diez del mes siguiente a aquel en que se devengaron las remuneraciones o aquel en que se autorizó la licencia médica, término que se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente si dicho plazo expirare en día sábado, domingo o festivo. Sin embargo, cuando el empleador realice la declaración y el pago de las cotizaciones de su cargo, a través de un medio electrónico, el plazo de declaración y pago se extenderá hasta el día 13 de cada mes, aun cuando éste fuere día sábado, domingo o festivo. Cuando el día 13 corresponda a un día hábil las transferencias deberán realizarse sólo dentro del horario bancario. Lo anterior, conforme a lo dispuesto en el artículo 2 de la ley N°21.735.
4. La obligación de enterar cotizaciones de cargo del empleador al Seguro Social Previsional se extingue de pleno derecho al momento en que el trabajador se pensione por vejez o invalidez total conforme al D.L. N°3.500, de 1980, si se hubiere acogido a la exención de la obligación de cotizar regulada en el artículo 69 de dicho decreto ley o al cumplimiento de los 65 años de edad, lo que sea primero.
5. Todas las declaraciones de las cotizaciones de cargo del empleador al Fondo Autónomo de Protección Previsional deberán efectuarse de forma electrónica. Por su parte, los pagos de dichas declaraciones deberán realizarse preferentemente mediante transferencia electrónica, o bien, utilizando otros medios de pago mediante el Sistema Mixto, ambas opciones a través de los canales habilitados para tales efectos. Ambas alternativas de pago se encuentran definidas en el Capítulo II. Modelos operativos, de la Letra B Pago de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes por Internet, del Título VIII, del Libro II, del presente Compendio. El Sistema Mixto proporciona al empleador o entidad pagadora de subsidios un comprobante de pago para que concurra a la entidad financiera con convenio donde la materialización del pago se podrá efectuar en dinero en efectivo, cheque u otro documento a la vista. Cabe señalar que la fecha de pago de las cotizaciones en el Sistema Mixto corresponderá a la estampada en el respectivo comprobante de pago. Para efecto de lo señalado en este párrafo, el IPS deberá adoptar las medidas necesarias para su implementación.
En el caso de pagos atrasados, si el tribunal determina costas de cobranza, estas deberán ser pagadas a nombre del Fondo Autónomo de Protección Previsional.
6. El empleador o entidad pagadora de subsidios que no pague oportunamente y cuando correspondiere, según sea el caso, las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional, deberá declarar dichas cotizaciones ante el IPS, dentro de los primeros diez días del mes siguiente a aquél en que se devengaron las remuneraciones o aquel en que se autorizó la licencia médica. En caso de que el empleador no realice la declaración antes señalada, tendrá hasta el último día hábil del mes subsiguiente de dicho plazo para acreditar ante el IPS la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional, debido al término o suspensión de la relación laboral que mantenían. Transcurrido este último plazo y agotadas las gestiones aclaratorias establecidas en la normativa que regula la cobranza de cotizaciones previsionales, sin que se haya acreditado el cese o la suspensión de la relación laboral, se presumirá que las respectivas cotizaciones están declaradas y no pagadas.
7. El IPS estará facultado para celebrar con entidades externas contratos de prestación de servicios destinados a la recepción de la recaudación de las cotizaciones y de las declaraciones y no pago de cotizaciones. Dichos contratos podrán celebrarse con Instituciones Bancarias, Cajas de Compensación de Asignación Familiar y otras instituciones especializadas expresamente autorizadas por esta Superintendencia, y estarán sujetos a las instrucciones que sobre esta materia establece la normativa vigente de la Superintendencia de Pensiones.
8. El contrato suscrito entre el IPS y la o las respectivas entidades prestadoras de servicios, deberá sujetarse a las normas establecidas en la Letra B. Celebración de Convenios de Prestación de Servicios por el Instituto de Previsión Social del Título V Contratación de Servicios por las Administradoras de Fondos de Pensiones y el Instituto de Previsión Social, del Libro V de este Compendio, incluyendo la obligación de la entidad externa de cumplir las mismas exigencias que se establecen para el IPS. También, le serán aplicables, en lo que proceda, las instrucciones impartidas para las Administradoras en la subcontratación del servicio de recaudación.
9. La recaudación de cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional con sus reajustes e intereses, cuando corresponda deberán ingresar en las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Autónomo de Protección Previsional, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de su recepción.
10. Los pagos realizados en forma electrónica de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional se entenderán pagadas en la fecha de operación informada en el registro electrónico (formulario electrónico de pago) remitido por la entidad que presta este servicio.
11. La declaración y no pago de cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional se deberá efectuar solo de manera electrónica.
12. Con el objetivo de mitigar el riesgo asociado al proceso de recaudación, el IPS deberá disponer de procedimientos documentados de control sobre la recaudación que recepcione. Dichos procedimientos deberán considerar la creación de un registro de control mensual por agente recaudador, con toda la información necesaria para el debido control.
13. El IPS deberá contar con contrato de servicio de recaudación mediante transmisión electrónica de información e instrucciones de transferencias electrónica de fondos.
Procesamiento y registro de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional
14. La recaudación de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional, respecto de los afiliados declarados por el empleador en el respectivo formulario de pago, será informada al IPS por los respectivos agentes recaudadores, a más tardar el día hábil siguiente a su recepción, mediante un archivo que deberá contener toda la información de las referidas cotizaciones de cargo del empleador contenida en las respectivas declaraciones pagadas, el cual contendrá la información de todos los formularios y sus respectivos registros declarados y pagados recepcionados en un día, y en caso de corresponder, los reajustes e intereses asociados a cada cotización pagada. Adicionalmente, en otro archivo, se le deberá informar los abonos bancarios de las cuentas corrientes de recaudación asociados a los respectivos registros de pago informados.
Adicionalmente, los agentes recaudadores informarán en el referido archivo la Administradora informada por los empleadores en la cual se encuentran afiliados los trabajadores por los cuales declaró y pagó las cotizaciones al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N°3.500, de 1980.
Además, el día 14 de cada mes, los respectivos agentes recaudadores informarán al IPS, mediante un archivo, el cual deberá contener toda la información de las cotizaciones de cargo del empleador declaradas y no pagadas vigentes a la fecha del envío, correspondientes al periodo de devengamiento de la remuneración imponible que debían declararse en el mes del envío. Este archivo también incluirá la información relativa a la Administradora, a que se refiere el párrafo anterior.
15. Base de datos de afiliados al FAPP (BDAF): El IPS deberá contar con una Base de Datos de afiliados al FAPP, la que deberá estar permanentemente actualizada en base a la Información Afiliados para SSP/FAPP definida en el número 73 del Capítulo II. Definiciones preliminares, de la Letra A Administración de Cuentas Personales, del Título III, del Libro I, del presente Compendio. Esta base deberá incluir únicamente a los afiliados que tengan cotizaciones para el Seguro Social Previsional y de Rentabilidad Protegida.
Cuando para un mismo trabajador (RUT y dígito verificador), dos o más Administradoras lo informen con afiliación vigente (multiafiliación) en la Información Afiliados para SSP/FAPP, el IPS deberá considerar para actualizar la Base de Datos de afiliados al FAPP la información de la AFP que registre la fecha de incorporación a la AFP más antigua. Además, dentro de los cinco días hábiles siguientes de detectada esta inconsistencia, deberá notificar a las respectivas Administradoras de esta situación mediante un archivo que contenga a lo menos el RUT y el dígito verificador del trabajador y la identificación de las AFP que registran la multiafiliación.
Además, semestralmente el IPS deberá verificar la consistencia de los datos enviados por las Administradoras a través de la Información Afiliados para SSP/FAPP, considerando la información proporcionada por el Servicio de Registro Civil e Identificación. Si como resultado de la citada verificación, se detectan datos inconsistentes o erróneos, el IPS deberá efectuar la corrección en la BDAF y notificar a la respectiva AFP mediante un archivo que contenga el o los registros que presentan inconsistencias o errores. La referida notificación se efectuará dentro de los cinco días siguientes de terminado el proceso de verificación, a través de los mecanismos que acuerden para establecer el medio de transmisión y el formato del citado archivo.
El IPS deberá verificar que en la siguiente recepción de la Información Afiliados para SSP/FAPP la o las AFP notificadas conforme a lo instruido en el párrafo anterior, hayan corregido el o los registros informados con inconsistencias o errores. En caso de mantenerse las inconsistencias o errores en la información recibida, el IPS deberá mantener las correcciones efectuadas en su oportunidad a la BDAF y volver a notificar de acuerdo a lo instruido en el párrafo precedente.
16. El IPS deberá cargar en la Base de Datos de Cotizaciones Declaradas y Pagadas Recibidas (BDCR) las declaraciones y pago informadas por las entidades recaudadoras y cargar en la Base de Datos de Cotizaciones Declaradas y No Pagadas Recibidas (BDDNPR) las declaraciones y no pago recibidas desde el recaudador. Dichas bases de datos se definen a continuación.
a) Base de Datos de Cotizaciones Declaradas y Pagadas Recibidas (BDCR): Contiene el registro con el detalle de las declaraciones recibidas, el cual deberá contener, a lo menos, la información que a continuación se detalla:
i. Número de folio de la declaración.
ii. RUT del trabajador.
iii. Dígito verificador del trabajador.
iv. RUT AFP informada por el empleador.
v. Dígito verificador AFP informada por el empleador.
vi. Fecha de la operación.
vii. Hora de la operación.
viii. RUT del pagador.
ix. Dígito verificador pagador.
x. Tipo de ingreso.
xi. Tipo de pagador.
xii. Período de devengamiento.
xiii. Renta imponible del trabajador.
xiv. Monto en pesos pagado de cotización para el Seguro Social Previsional.
xv. Monto en pesos pagado para la cotización con rentabilidad protegida.
xvi. Código de movimiento de personal.
xvii. Fecha de inicio de movimiento personal.
xviii. Fecha de término de movimiento personal.
xix. Monto imponible diario del trabajador.
xx. Cotización por trabajo pesado.
xxi. Jornada de trabajo según contrato (Completa o Parcial).
xxii. Monto en pesos Intereses cotización Seguro Social Previsional.
xxiii. Monto en pesos Intereses cotización Rentabilidad Protegida.
xxiv. Monto en pesos Reajustes cotización Seguro Social Previsional.
xxv. Monto en pesos Reajustes cotización Rentabilidad Protegida.
b) Base de Datos de Cotizaciones Declaradas y No pagadas Recibidas (BDDNPR): Contiene el registro con el detalle de las cotizaciones declaraciones y no pagadas recibidas, el cual deberá contener, a lo menos, la información que a continuación se detalla:
i. Número de folio de la declaración.
ii. RUT del trabajador.
iii. Dígito verificador del trabajador.
iv. RUT AFP informada por el empleador.
v. Dígito verificador AFP informada por el empleador.
vi. Fecha de la operación.
vii. Hora de la operación.
viii. RUT del pagador.
ix. Dígito verificador pagador.
x. Tipo de ingreso.
xi. Tipo de pagador.
xii. Período de devengamiento.
xiii. Renta imponible del trabajador.
xiv. Monto en pesos declarado de cotización para el Seguro Social Previsional.
xv. Monto en pesos declarado para la cotización con rentabilidad protegida.
xvi. Código de movimiento de personal.
xvii. Fecha de inicio de movimiento personal.
xviii. Fecha de término de movimiento personal.
xix. Monto imponible diario del trabajador.
xx. Cotización por trabajo pesado.
xxi. Jornada de trabajo según contrato (Completa o Parcial).
17. Respecto de las cotizaciones recibidas a que se refiere el número anterior (declaradas y pagadas y declaradas y no pagadas), el IPS deberá iniciar el proceso de identificación de cotizaciones, tanto pagadas como las declaradas y no pagadas. Para lo anterior, debe considerar la información registrada en la BDAF.
18. El procesamiento de las cotizaciones declaradas y pagadas recibidas comprende cargar la Base de Datos de Cotizaciones declaradas y pagadas Procesadas (BDCP), con el resultado del procesamiento de todos los registros de la BDCR. La BDCP se define a continuación.
Base de Datos de Cotizaciones Procesadas (BDCP): registro con el detalle de las declaraciones recibidas y pagadas, el cual deberá contener, a lo menos, la información que a continuación se detalla:
i. Número de folio de la declaración.
ii. RUT del trabajador.
iii. Dígito verificador del trabajador.
iv. RUT AFP informada por el empleador.
v. Dígito verificador AFP informada por el empleador.
vi. Fecha de la operación.
vii. Hora de la operación.
viii. Fecha de acreditación.
ix. RUT del pagador.
x. Dígito verificador pagador.
xi. Tipo de ingreso.
xii. Tipo de pagador.
xiii. Período de devengamiento.
xiv. Renta imponible del trabajador.
xv. Monto en pesos pagado de cotización para el Seguro Social Previsional.
xvi. Monto en pesos pagado de cotización para el Seguro Social Previsional - Desglose no SIS.
xvii. Monto en pesos pagado de cotización para el Seguro Social Previsional - Desglose SIS.
xviii. Monto en pesos pagado de cotización para el Seguro Social Previsional - Desglose diferencia SIS mujeres a CCICO.
xix. Monto en pesos pagado para la cotización con rentabilidad protegida.
xx. Monto equivalente en Unidades de Fomento para la cotización con rentabilidad protegida a la fecha de pago.
xxi. Código de movimiento de personal.
xxii. Fecha de inicio de movimiento personal.
xxiii. Fecha de término de movimiento personal.
xxiv. Monto imponible diario del trabajador.
xxv. Cotización por trabajo pesado.
xxvi. Tipo de cotización.
xxvii. Jornada de trabajo según contrato (Completa o Parcial).
xxviii. Diferencia cotización al Seguro Social Previsional.
xxix. Diferencia cotización con rentabilidad protegida.
xxx. Pensionado al período de devengamiento de la remuneración.
xxxi. Tipo de Pensión
xxxii. Edad legal cumplida al período de devengamiento de la remuneración.
xxxiii. Exención de cotizar al período de devengamiento de la remuneración.
xxxiv. Monto en pesos Intereses cotización Seguro Social Previsional.
xxxv. Monto en pesos Intereses cotización Seguro Social Previsional - Desglose no SIS.
xxxvi. Monto en pesos Intereses cotización Seguro Social Previsional - Desglose SIS.
xxxvii. Monto en pesos Intereses cotización Seguro Social Previsional - Desglose diferencia SIS mujeres a CCICO.
xxxviii. Monto en pesos Intereses cotización Rentabilidad Protegida.
xxxix. Monto en pesos Reajustes cotización Seguro Social Previsional.
xl. Monto en pesos Reajustes cotización Seguro Social Previsional - Desglose no SIS.
xli. Monto en pesos Reajustes cotización Seguro Social Previsional - Desglose SIS.
xlii. Monto en pesos Reajustes cotización Seguro Social Previsional - Desglose diferencia SIS mujeres a CCICO.
xliii. Monto en pesos Reajustes cotización Rentabilidad Protegida.
19. El procesamiento de las cotizaciones declaradas y no pagadas recibidas comprende cargar la Base de Datos de Cotizaciones Declaradas y No Pagadas Procesadas (BDDNPP), con el resultado del procesamiento de todos los registros de la BDDNPR. La BDDNPP se define a continuación.
Base de Datos de Cotizaciones Declaradas y No Pagadas Procesadas (BDDNPP): Un archivo de cotizaciones declaradas y no pagadas con el detalle de las declaraciones vigentes del periodo de recaudación vigentes a la fecha de envío de cada mes, el cual incluirá, a lo menos, la siguiente información:
i. Número de folio de la declaración.
ii. RUT del trabajador.
iii. Dígito verificador del trabajador.
iv. RUT AFP informada por el empleador.
v. Dígito verificador AFP informada por el empleador.
vi. Fecha de la operación.
vii. Hora de la operación.
viii. RUT del pagador.
ix. Dígito verificador pagador.
x. Tipo de ingreso.
xi. Tipo de pagador.
xii. Período de devengamiento.
xiii. Renta imponible del trabajador.
xiv. Monto en pesos declarado de cotización para el Seguro Social Previsional.
xv. Monto en pesos declarado de cotización para el Seguro Social Previsional - Desglose no SIS.
xvi. Monto en pesos declarado de cotización para el Seguro Social Previsional - Desglose SIS.
xvii. Monto en pesos declarado de cotización para el Seguro Social Previsional - Desglose diferencia SIS mujeres a CCICO.
xviii. Monto en pesos declarado para la cotización con rentabilidad protegida.
xix. Monto equivalente en Unidades de Fomento para la cotización con rentabilidad protegida a la fecha de pago.
xx. Código de movimiento de personal.
xxi. Fecha de inicio de movimiento personal.
xxii. Fecha de término de movimiento personal.
xxiii. Monto imponible diario del trabajador.
xxiv. Cotización por trabajo pesado.
xxv. Tipo de cotización.
xxvi. Jornada de trabajo según contrato (Completa o Parcial).
xxvii. Diferencia cotización al Seguro Social Previsional.
xxviii. Diferencia cotización con rentabilidad protegida.
xxix. Pensionado al período de devengamiento de la remuneración.
xxx. Tipo de pensión
xxxi. Edad legal cumplida al período de devengamiento de la remuneración.
xxxii. Exención de cotizar al período de devengamiento de la remuneración.
20. Respecto a las variables establecidas para los archivos descritos en los números 16, 18 y 19 anteriores, se deberá considerar las siguientes definiciones, según corresponda:
a) Fecha de acreditación: Indicar fecha en la que se registra el movimiento acreditado.
b) Monto en pesos declarado de cotización para el Seguro Social Previsional - Desglose no SIS: Indicar el monto en pesos que no está asociado a la prestación del SIS.
c) Monto en pesos declarado de cotización para el Seguro Social Previsional - Desglose SIS: Indicar el monto en pesos que está asociado a la prestación del SIS según sexo del afiliado.
d) Monto en pesos declarado de cotización para el Seguro Social Previsional - Desglose diferencia SIS mujeres a CCICO: Indicar el monto en pesos que debe ir a la cuenta personal CCICO de la afiliada.
e) Tipo de cotización: Indicar la calidad del trabajador (Dependiente, Independiente no 42 N°2, Independiente 42 N°2 Voluntario).
f) Jornada de trabajo según contrato: Se debe indicar si se trata de una jornada completa o parcial. La jornada parcial es aquella igual o inferior a 30 horas semanales.
g) Diferencia cotización Seguro Social: Corresponde a la diferencia entre el monto resultante de multiplicar la remuneración o renta imponible por el porcentaje de cotización vigente en el Seguro Social Previsional y la cotización efectivamente pagada o declarada por el empleador o trabajador independiente.
h) Diferencia cotización con rentabilidad protegida: Corresponde a la diferencia entre el monto resultante de multiplicar la remuneración o renta imponible por el porcentaje de cotización vigente en la cotización con rentabilidad protegida y la cotización efectivamente pagada o declarada por el empleador o trabajador independiente.
i) Pensionado al período de devengamiento de la cotización: Informar si el trabajador se encuentra o no pensionado. En caso de estar pensionado se deberá indicar si se trata de una pensión de vejez, vejez anticipada, invalidez total, invalidez parcial o de una pensión de sobrevivencia.
j) Edad legal cumplida al período de devengamiento de la cotización: Informar si el trabajador afiliado cumplió la edad que se refiere el artículo 3 del D.L. N° 3.500, según corresponda al período devengado de la cotización.
k) Exención de cotizar al período de devengamiento de la cotización: Informar si la trabajadora afiliada se acogió a la exención de cotizar establecida en el artículo 69 del D.L. N° 3.500 al período devengado de la cotización.
21. Una vez generados los registros y cargadas las respectivas bases de datos, a que se refieren los números 18 y 19 anteriores, el IPS deberá actualizar la BDCR y la BDDNPR, de manera que aquellas deberán contener solo las declaraciones pendientes de procesar debido a que no ha sido posible identificar al trabajador informado en la declaración, o bien, que el trabajador estando identificado no se encuentra en la BDAF.
Respecto de las declaraciones pendientes de procesar al día 11 del mes siguiente al de su recepción, el IPS deberá consultar a la respectiva Administradora la información que dispone ésta a la fecha de la consulta. Para lo anterior, se deberá establecer una consulta estructurada que permita al IPS informar a los trabajadores no identificados en la correspondiente declaración y a los trabajadores que, estando identificados, no se encuentran en la BDAF debido a que aún no han sido remitidos por la AFP en la Información Afiliados para SSP/FAPP. Dicha consulta se efectuará mediante el envío de un archivo que permita incluir ambas situaciones. El IPS y las Administradoras acordarán el mecanismo que permitirá la transmisión del referido archivo considerando el medio de envío y el formato del archivo.
Una vez recepcionada la respuesta a la consulta a que se refiere el párrafo anterior, el IPS deberá actualizar, de acuerdo a la respuesta entregada por la AFP, la BDCR, la BDDNPR y la BDAF, según corresponda.
22. Base de Datos de Abonos Bancarios (BDAB): El IPS deberá contar con una base de datos que registre todos los abonos bancarios recibidos informados por los recaudadores, la que se denominará BDAB.
23. Diariamente el IPS deberá efectuar la cuadratura entre el archivo de abonos bancarios informado por la entidad recaudadora con los abonos registrados en las respectivas cuentas corrientes de recaudación del FAPP. Una vez efectuada la cuadratura anterior, deberá efectuar otra cuadratura entre el archivo de abonos y el archivo de los registros de declaración y pago, ambos informados por la entidad recaudadora, con el objetivo de comprobar que las declaraciones pagadas estén asociadas a los respectivos abonos. Finalizado este último proceso de cuadratura, el IPS actualizará la Base de Datos de Cotizaciones (BDCR) y la Base de Datos de Abonos Bancarios (BDAB).
Además, cada vez que el IPS reciba el archivo de registro de declaración y no pago, deberá actualizar la Base de Datos de Declaraciones y No Pago (BDDNPR).
24. La o las entidades que presten el servicio de recaudación electrónica de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional, a más tardar el día hábil siguiente de la recepción del pago de una declaración y no pago, deberán informar al IPS, mediante un archivo, la información de todos los registros de pago recibidos en un día. Además, en otro archivo, informarán los abonos bancarios asociados al respectivo pago. El IPS deberá efectuar la cuadratura instruida en el número anterior. Una vez finalizados dicha cuadratura, el IPS deberá actualizar la BDCP junto con el traspaso del registro a ésta desde la BDDNPP.
25. Cuando no sea posible la identificación de un trabajador informado en la cotización de una declaración, ya sea que se trate de un RUN no válido, RUN no coincide con la identificación del trabajador, identificación incompleta del trabajador, etc., el IPS deberá realizar todas las gestiones internas y externas que estime pertinentes, tales como análisis de información, aplicar algoritmos de identificación del registro utilizando para ello la información del Servicio de Registro Civil e Identificación, consultas a agentes recaudadores, cruces con bases de datos, comunicaciones a los empleadores, solicitar información a las Administradoras y otros elementos con los que disponga. En caso de lograr la identificación del referido trabajador, el IPS deberá actualizar las respectivas bases de datos con la información obtenida.
26. El décimo día hábil de cada mes, el IPS y las AFP deberán realizar los procesos de cuadratura de las cotizaciones correspondientes al mes anteprecedente, registradas en las BDCP y BDDNPP, con el objeto de que la información registrada en las bases de datos del IPS y las AFP sea consistente, completa y que las eventuales diferencias estén debidamente identificadas y justificadas, y de no ser así se deban realizar las regularizaciones que correspondan. Para lo anterior, el IPS y las Administradoras deberán acordar la creación de un archivo de cotizaciones que permita realizar esta cuadratura, así como el mecanismo para la transmisión del referido archivo considerando el medio de envío y el formato del archivo.
Regularización de los Números Identificatorios para Cotizar (NIC) entregados por el Sistema de Pensiones a los trabajadores extranjeros sin cédula de identidad
27. Cada vez que recepcione la información remitida por la AFP respecto de los NIC regularizados, a más tardar el día hábil siguiente de la recepción del archivo, el IPS deberá validar con el Servicio de Registro Civil e Identificación la cédula de identidad del trabajador extranjero e informar a la respectiva AFP su conformidad. En el caso que el referido archivo registre datos inconsistentes, en el mismo plazo antes señalado el IPS deberá devolver el archivo, indicado el error detectado en los respectivos registros.
28. Con el archivo validado de los NIC regularizados, el IPS deberá corregir todas las cotizaciones que mantiene registradas en la BDCP y en la BDDNPP con el NIC regularizado. Dicho proceso deberá efectuarse dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de aceptación conforme del citado archivo.
Actualización de los registros de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional
29. El IPS deberá mantener permanente actualizadas las bases de datos definidas en el número 21, 22, 23, 24 y 25 anterior con la información recibida y disponible.
30. Si el valor real pagado es superior o inferior, en su caso, a la suma de la cotización al Fondo Autónomo de Protección Previsional, de la cotización destinada al Seguro Social Previsional y a la cotización con rentabilidad protegida, la diferencia deberá sumarse o restarse proporcionalmente al valor de dichas cotizaciones sólo si tal valor es menor o igual al monto de 0,03 UF. Si la diferencia es superior al monto de 0,03 UF, su valor deberá mantenerse en un registro especial separando las diferencias negativas de las positivas. Respecto de las negativas, el IPS deberá iniciar las gestiones de cobranza. En cuanto a las positivas, el IPS deberá comunicar al pagador de la cotización que dispone de un exceso de cotización, informándole las gestiones para solicitar la devolución del exceso.
Información al Fondo Autónomo de Protección Previsional de la recaudación procesada para su contabilización
31. El mismo día en que el IPS valide la información de las cotizaciones originando con ello la BDCP y la BDDNPP, éste deberá remitir al Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional la información de la recaudación validada y procesada, detallando el total de cotizaciones destinadas al Fondo Autónomo de Protección Previsional y el total que corresponda a cotizaciones con rentabilidad protegida.
32. Toda instrucción referida a la contabilización de la recaudación en las distintas etapas de su procesamiento debe entenderse dirigida al Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional. Por su parte, el IPS deberá proporcionar al Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional la información necesaria que resulte de cada etapa del procesamiento de la recaudación para que éste efectúe las contabilizaciones que procedan.
Información necesaria para el Pago y la declaración y no pago de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional
33. Los pagos y declaración y no pago de cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional realizados por el empleador o entidad pagadora de subsidios, según corresponda, deben incluir todos los antecedentes necesarios que permitan la individualización de los trabajadores y su cotización, de acuerdo con las instrucciones impartidas en el presente Capítulo.
Además, todos los formularios que ponga a disposición el IPS para la declaración y pago y la declaración y no pago deberán contener el correo electrónico del empleador o entidad pagadora de subsidio y una leyenda para que éstos autoricen voluntariamente ser notificado en el proceso de cobranza mediante el correo electrónico registrado en tales formularios.
34. Los empleadores o entidades pagadoras de subsidios que paguen cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional atrasadas no declaradas deberán efectuar un pago por cada periodo de devengamiento de remuneraciones o subsidios, según corresponda. Cuando el pago o declaración y no pago de cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional corresponda a remuneraciones del mes y a gratificaciones, el empleador deberá efectuarla en forma separada. Una operación que incluya solamente las remuneraciones del mes y otra exclusivamente para las gratificaciones, indicando en cada uno de ellos el tipo de ingreso imponible a que corresponden las cotizaciones.
35. Tratándose de entidades pagadoras de subsidios, los pagos y declaraciones y no pago de cotizaciones destinadas al Fondo Autónomo de Protección Previsional correspondientes a subsidios por incapacidad laboral devengados en distintos meses deberán efectuarse de manera separada por periodo de devengamiento.
36. El IPS siempre deberá mantener disponible para los empleadores o entidades pagadoras de subsidios las instrucciones necesarias para el correcto pago o declaración y no pago de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional.
Las instrucciones a las que se refiere este número deberán considerar, entre otros aspectos, el tipo de jornada según contrato o si no está afecta a ella, y en caso de ser jornada parcial el número de horas semanales establecidas en el contrato o acto administrativo correspondiente y los respectivos montos de las cotizaciones del Seguro Social Previsional y Rentabilidad Protegida.
37. Una vez materializado el pago o la declaración y no pago de cotizaciones por parte de los empleadores o entidades pagadoras de subsidios, el IPS siempre deberá dejar un respaldo de la operación efectuada a disposición de aquellos.
38. El respaldo que quede a disposición de los empleadores y entidades pagadoras de subsidios de la declaración y no pago de cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional deberá contener la fecha en que fue recepcionada.
39. El IPS deberá disponer de procedimientos que permitan a los empleadores y entidades pagadoras de subsidios calcular los reajustes e intereses de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional pagadas con atraso.
Recaudación de cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional recibidas a través de medios distintos de los medios electrónicos
40. Sin perjuicio a lo señalado en el número 5 anterior, el empleador que no pueda efectuar la declaración electrónica podrá concurrir presencialmente a una agencia del Instituto de Previsión Social (IPS) o a la entidad con la cual exista convenio para este servicio con toda la información necesaria que le permita ingresar una declaración electrónica de las cotizaciones, finalizado aquello podrá efectuar un pago electrónico o se proporcionará a éste un cupón de pago que le permitirá materializar el pago en la institución financiera con convenio.
41. El IPS deberá habilitar y capacitar en sus oficinas de atención de público o suscribir convenios con entidades para poner a disposición de los empleadores lo indicado en el número anterior, sin que aquello represente un costo adicional para dichos empleadores.
42. El IPS no podrá devolver a los agentes recaudadores los comprobantes de pago recibidos debido a que no dispone de la información de las declaraciones asociadas a dicho pago o viceversa, esto es disponer solo de la información de las declaraciones sin contar con el respectivo comprobante de pago. Lo anterior debe entenderse como recaudación con documentación incompleta, debiendo realizar las gestiones necesarias para recuperar los antecedentes faltantes dentro del plazo de 5 días hábiles, contado desde la fecha de contabilización en la subcuenta Recaudación por Aclarar de Cotizaciones con Documentación Incompleta.
43. Se define como respaldo de la recaudación de cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional a los formularios de pago que cuenten con el resumen y su detalle y los correspondientes depósitos o abonos bancarios registrados en las cartolas de las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Autónomo de Protección Previsional.
44. El IPS deberá desarrollar los procedimientos de control suficientes para detectar formularios de pago faltantes. Asimismo, el IPS deberá desarrollar mecanismos de control que permitan asociar a cada abono registrado en las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Autónomo de Protección Previsional los formularios que lo conforman.
45. El resultado del proceso de control de la recaudación que implemente el IPS, debe permitir detectar las siguientes situaciones:
a) Abonos bancarios con información faltante.
b) Abonos bancarios sin respaldo.
c) Abonos bancarios con respaldo.
46. Se entenderá por recaudación con información faltante, a que se refiere la letra a) del número anterior, las siguientes situaciones:
i. Que uno o varios formularios de pago (declaraciones o comprobantes de pago) no cuenten con la totalidad de resúmenes o sus detalles o del depósito o abono bancario en las cuentas corrientes bancarias de recaudación.
ii. La diferencia originada por la fracción correspondiente a los formularios de pago no recibidos, cuando de un abono bancario se tenga la información del depósito y sólo una parte de los formularios de pago asociados a dicho abono bancario. El valor que represente el conjunto de formularios de pago recibidos (con resumen y su detalle), debe considerarse recaudación con documentación de respaldo.
iii. Cuando se cuenta con todos los formularios de pago (declaraciones o comprobantes de pago), pero no con la información del depósito bancario o la recepción de los fondos en las cuentas corrientes bancarias de recaudación, pero que no permiten asociarlo al abono respectivo.
47. La recaudación asociada a los abonos bancarios sin respaldo corresponderá a los abonos bancarios registrados en las cuentas corrientes de recaudación que al último día hábil de cada mes no dispongan de respaldo.
48. La recaudación asociada a los abonos bancarios con respaldo deberá continuar su procesamiento hasta disponer de las líneas de detalles a nivel de cada trabajador con la información de las cotizaciones previsionales efectivamente pagadas. Sin embargo, previamente el IPS deberá controlar la integridad y consistencia del formulario de pago.
49. Cuando se produzca una diferencia positiva entre el monto efectivamente pagado y el total a pagar registrado en el resumen del formulario de pago, y se tenga la certeza de que obedece a un error originado al materializarse la obligación por parte del empleador, descartando por completo la posibilidad de que la citada diferencia sea producto de la falta de uno o varios formularios de pago, constituirá una diferencia positiva, la cual debe ser contabilizada en la cuenta Diferencias por aclarar y la recaudación asociada a dicha diferencia debe seguir su procesamiento normal de acuerdo a las instrucciones impartidas en el presente Capítulo.
Dentro del mes siguiente de determinada la diferencia positiva, el IPS notificará al respectivo empleador de la existencia de una diferencia a su favor, indicando el procedimiento que deberá seguir para solicitar la devolución y la documentación de respaldo que deberá adjuntar en la solicitud. La notificación se efectuará a través de los medios que estime conveniente el IPS, de preferencia mediante medios electrónicos, debiendo dejar respaldo auditable del cumplimiento de esta obligación.
50. Diariamente la o las entidades que presten el servicio de recepción de pago de las cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional, establecidas en la ley N° 21.735, distinta a la transferencia electrónica de fondos, deberán informar al IPS los abonos bancarios en las cuentas corrientes de recaudación asociados a los respectivos comprobantes recibidos.
51. La recaudación con información faltante como consecuencia de los controles establecidos en el presente capítulo deberá ser informada por el IPS al Fondo Autónomo de Protección Previsional para que sea contabilizada inmediatamente en la respectiva subcuenta de la cuenta Recaudación por aclarar de cotizaciones del pasivo exigible, sin esperar el último día del mes.
52. A medida que se vayan aclarando las partidas que en su momento fueron informadas al Fondo Autónomo de Protección Previsional para ser registradas en las subcuentas de la cuenta Recaudación por aclarar de cotizaciones del pasivo exigible y se obtenga la documentación de respaldo de la recaudación que permite su procesamiento, el IPS deberá remitir al Fondo Autónomo de Protección Previsional la información necesaria para que aquél efectúe las contabilizaciones que correspondan.
Pagos indebidos o en exceso de cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Previsional
53. La recaudación recibida por el IPS que corresponda a cotizaciones enteradas indebidamente o a cotizaciones pagadas en exceso (por sobre el límite legal vigente) debe ser informada al Fondo Autónomo de Protección Previsional para que sea contabilizada en la cuenta de pasivo exigible Pagos Indebidos o Pagos en Exceso, según corresponda. Además, el IPS deberá mantener un registro para esta recaudación donde se identifique, a lo menos, a la persona trabajadora o al empleador, el monto pagado, la fecha de pago e indicando si se trata de un pago indebido o en exceso.
El IPS implementará un procedimiento que permita a los trabajadores y empleadores solicitar estos recursos. La devolución de tales recursos se efectuará a su valor nominal.
Recaudación de pagos voluntarios de cotizaciones al Fondo Autónomo de Protección Social de trabajador independiente
54. Los trabajadores independientes a que se refiere el inciso tercero del artículo 90 del D.L. N° 3.500, de 1980, podrán voluntariamente enterar la cotización establecida en el artículo 19 de la ley N° 21.735. De igual forma, los afiliados independientes obligados a que se refiere el inciso primero del artículo 92 del citado decreto ley, podrán de manera voluntaria enterar mensualmente la cotización establecida en el artículo 15 de la ley N° 21.735.
Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, los trabajadores independientes podrán solo efectuar la cotización del seguro de invalidez y sobrevivencia del artículo 59 del decreto ley N° 3.500, de 1980, conforme al artículo 92 J del citado decreto ley.