Libro III, Título IV, Letra F Instrucciones sobre Traspaso de Fondos Previsionales entre Perú y Chile para aquellos trabajadores que presenten afiliación en los Sistemas Previsionales basados en la capitalización individual de ambos Estados
Capítulo V. Traspaso de Fondos desde Perú a Chile
Materias asociadas: Convenio Internacional / Traspaso
1. Recepción de la solicitud
a) El afiliado que desee traspasar recursos previsionales desde Perú a Chile, deberá suscribir el formulario Solicitud de Transferencia de Fondos, definido en el Anexo N° 4 del presente Título, en cualquier agencia de la Administradora en que se encuentre afiliado. La Administradora deberá verificar la identidad del afiliado y acreditar la permanencia definitiva en Chile, teniendo a la vista la respectiva cédula nacional de identidad y el certificado de permanencia definitiva o de residencia en Chile, según corresponda. Este último, no se requerirá si el afiliado es chileno. Asimismo, la Administradora deberá sacar copias fotostáticas de los documentos presentados, en los que deberá estampar un timbre que indique que son copia fiel de los originales.
b) El trabajador podrá encomendar a terceras personas la suscripción de la solicitud y la tramitación de la transferencia de fondos, mediante el otorgamiento de un mandato o poder especial, el cual deberá contener, en forma expresa, las facultades que el mandante otorga al mandatario o apoderado para la ejecución de dicho encargo, debiendo entenderse que aquellas facultades que no fueron explícitamente incluidas, no han sido conferidas.
En caso que la Solicitud de Transferencia de Fondos sea efectuada por medio de un mandatario o apoderado, dicha solicitud tendrá que ser suscrita por éste, debiendo la Administradora que recepciona dicha solicitud verificar la identidad y firma del mandatario o apoderado, exigiendo el respectivo documento de identidad o una fotocopia autorizada ante Notario del mismo. El mandato o poder deberá permanecer adherido al original de la Solicitud de Transferencia de Fondos y formará parte integrante de ella.
c) Al momento de la recepción de la solicitud, la Administradora deberá verificar que los antecedentes relativos a la identificación del afiliado, señalados en ella, correspondan a los registrados en los documentos originales de identificación, para lo cual el personal de la Administradora encargado de su recepción deberá tener a la vista el documento original correspondiente. Asimismo, deberá verificar que el solicitante registra afiliación en esa Administradora.
La Administradora sólo recibirá la Solicitud de Transferencia de Fondos, si ésta se encuentra correctamente suscrita y contiene toda la información requerida, en cuyo caso estampará, en el original de la solicitud y en sus dos copias, un timbre con el nombre de la Administradora. Asimismo, deberá completar el casillero: "Fecha de Recepción de la Solicitud de Transferencia de Fondos en el país de Destino".
d) La Solicitud de Transferencia de Fondos, deberá emitirse en original y 2 copias, siendo la distribución de estos ejemplares la siguiente:
i. Original : Administradora del país de destino
ii. 1ra. Copia : Administradora del país de origen
iii. 2da. Copia : Afiliado solicitante
e) La Administradora deberá aceptar o rechazar su tramitación, dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recepción. Para ello, efectuará el procedimiento que a continuación se indica:
i. Deberá verificar que el solicitante registre en Chile 60 meses de cotizaciones en el Sistema de Capitalización Individual o presente la calidad de pensionado. Para estos efectos, serán consideradas como cotizaciones enteradas las cotizaciones declaradas y no pagadas, y aquellas que se encuentren en cobranza judicial.
ii. Una vez que la Administradora haya acreditado el requisito señalado en el numeral anterior deberá emitir el certificado de afiliación o de pensionado, según corresponda, definido en el Anexo N° 5 del presente Título.
iii. Si la solicitud no cumple con lo establecido en la letra a) anterior, la Administradora deberá rechazarla dando por terminado el trámite, informándole tal decisión al afiliado e indicándole la causal de rechazo, en un plazo de cinco días hábiles siguientes a aquel en que se establezca el incumplimiento de los requisitos.
2. Envío de la Solicitud al Perú
Una vez aceptada la solicitud, la Administradora deberá completar en dicho formulario los antecedentes bancarios donde se efectuará el correspondiente depósito de los recursos previsionales a traspasar a Chile, y dentro del mismo plazo indicado en la letra e) del número 1 anterior, la Administradora deberá enviar a la Institución Competente de Perú, mediante correo certificado, lo siguiente:
a) Primera copia de la Solicitud de Transferencia de Fondos.
b) Original del Certificado de Permanencia Definitiva o de Residencia en Chile, o su respectiva copia fotostática.
c) Fotocopia por ambos lados de la Cédula de Identidad sea para nacional o para extranjero.
d) Certificado de afiliación o de pensionado, según corresponda.
3. Transferencia de fondos
a) La Administradora recibirá la transferencia de fondos desde la Institución Competente del Perú, a través de una cuenta corriente bancaria del Banco Comercial que informó en la Solicitud de Transferencia de Fondos. La Administradora deberá incluir en el Convenio que tenga vigente con dicho Banco, una cláusula que obligue al Banco a informar de inmediato a la Administradora, cuando reciba un depósito desde Perú por concepto de transferencia de fondos.
b) El mismo día de recibido los recursos en la cuenta corriente bancaria del Banco Inversiones, la Administradora contabilizará el ingreso de tales recursos en el Fondo de Pensiones Tipo C, con un cargo a la respectiva subcuenta de la cuenta Banco Inversiones y con un abono a la subcuenta Recaudación por Canje de Traspasos de la cuenta Recaudación y canje del mes, teniendo como respaldo una copia de la Constancia de la Transferencia de Fondos de Pensiones además de una copia de la cartola bancaria de la cuenta corriente que recibió los recursos. En los casos que corresponda, los valores a registrar corresponderán a su equivalencia en moneda nacional de acuerdo a lo instruido en el Título VII del Libro IV . Además, en este mismo día la AFP deberá efectuar una confirmación a la (AFP) Institución Competente de Perú de la recepción de los recursos.
c) Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de los recursos traspasados desde una Institución Competente de Perú, la Administradora debe efectuar el traspaso de la recaudación por los valores contabilizados en la letra b) anterior , desde la subcuenta Recaudación por Canje de Traspasos de la cuenta Recaudación y canje del mes hacia la subcuenta Recaudación de Traspasos de la cuenta Recaudación Clasificada del Fondo Tipo C.
d) En forma simultánea al registro contable efectuado de acuerdo a las instrucciones de la letra c) anterior y en el mismo Fondo Tipo C, se deberá efectuar otro asiento contable a objeto de traspasar a la cuenta de patrimonio Recaudación en Proceso de Acreditación y generar las cuotas correspondientes, utilizando para ello el valor de cuota de cierre del segundo día hábil posterior a la fecha en que fueron enterados los recursos en la respectiva cuenta corriente de banco de inversiones extranjeras.
e) Adicionalmente a la generación de los montos en cuotas, la Administradora deberá determinar con el Archivo de Afiliados si corresponde o no traspasar los recursos a los Fondos de Pensiones Tipo A, B, D o E, según corresponda. En los casos que proceda, deberá traspasar al respectivo Fondo la totalidad de los valores recibidos desde una Institución Competente del Perú para su acreditación, en caso contrario ésta se efectuará en el Fondo Tipo C, en ambas situaciones el abono de la totalidad de los recursos recibidos sólo se podrá realizar en la Cuenta de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorias del afiliado.
f) La Administradora deberá definir un código de movimiento a utilizar para el registro de esta operación en la respectiva cuenta personal, la descripción de dicho código contendrá el siguiente texto "Traspaso ingreso desde Institución Competente de Perú a Chile".
g) Dentro de los 3 días hábiles siguientes al registro de los fondos recibidos desde la Institución Competente de Perú en la Cuenta de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorias del afiliado, la Administradora deberá ingresar al Archivo Previsional el formulario Constancia de la Transferencia de Fondos de Pensiones junto con la documentación señalada en la letra i) del número 3 del Capítulo IV anterior. Además, en el mismo plazo antes señalado, la Administradora deberá comunicar al afiliado que los recursos solicitados a la Institución Competente de Perú fueron recibidos y acreditados en su Cuenta de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorias.
h) En aquellos casos en que el afiliado registre en su cuenta personal un traspaso de recursos desde alguna Institución Competente de Perú, la Administradora deberá establecer los mecanismos de control necesarios que le permitan, una vez tramitada la pensión y al momento de efectuar los respectivos pagos de ésta, imputar primeramente dichos pagos al monto en cuotas correspondiente a dicho traspaso.
i) Cuando un trabajador decida traspasar su cuenta personal desde la Administradora en que se encuentre afiliado a otra de su elección, suscribiendo ante la Administradora elegida el formulario denominado Orden de Traspaso Irrevocable, la Administradora "antigua" en este proceso deberá informar, por correo certificado, detalladamente a la nueva Administradora, que parte de los fondos previsionales del afiliado provienen de un transferencia de fondos desde una Institución Competente de Perú. Para ello deberá señalar que el total del monto en pesos a traspasar está dividido en los siguientes conceptos: total en pesos de cotizaciones originadas en Chile y total en pesos de cotizaciones recibidas desde una Institución Competente de Perú.
j) La nueva Administradora al recibir los recursos desde la Administradora antigua que incluyen fondos provenientes de una Institución Competente de Perú, deberá adoptar los siguientes controles operacionales:
i. Convertir a cuotas del respectivo Fondo de Pensiones cada uno de los conceptos indicados en la letra i) anterior y registrar separadamente en la cuenta personal cada uno de los montos como un movimiento independiente. Para el monto correspondiente a las cotizaciones originadas en Chile se utilizara el código vigente de acuerdo a la normativa vigente y para las cotizaciones recibidas desde una Institución Competente del Perú se usara el código definido en la letra f) anterior. Lo anterior tiene como objetivo que la nueva AFP cumpla con lo indicado en la letra h) anterior.
ii. Si el afiliado traspasado a la nueva Administradora tiene la calidad de pensionado, ésta deberá controlar que los futuros pagos de pensiones que efectúe al afiliado, se carguen primeramente sobre los fondos provenientes de la Institución Competente de Perú.
k) La Administradora que reciba recursos desde una Institución Competente de Perú mediante el formulario Traspaso de Fondos Recuperados, deberá ingresarlos a la respectiva cuenta personal del afiliado de acuerdo a las instrucciones anteriores.
l) En caso que la Administradora que reciba los recursos señalados en la letra k) anterior no registre la afiliación del trabajador, deberá traspasar tales fondos a la Administradora que lo registre vigente mediante los procedimientos establecidos en el presente Capítulo y lo señalado en la normativa vigente de traspasos.