Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

Contenido

1. La Administradora debe mantener en un sistema computacional un Registro de Afiliados que pueda ser accesible en forma rápida por nombre y número de cédula nacional de identidad, en el que deben registrarse todos los afiliados a ella en forma independiente de la condición en que se encuentren (activos, pensionados que están cotizando, los pensionados que no están cotizando, fallecidos, etc.), excluyendo los afiliados eliminados y los que hayan traspasado sus saldos hacia otra AFP. Por pensionados se entienden los afiliados que han suscrito el formulario de selección de modalidad de pensión o que tienen dictamen de invalidez ejecutoriado. Por fallecidos se entienden aquéllos cuyo certificado manual o electrónico de defunción ha sido obtenido por la Administradora. Además, deben agregarse en este registro los trabajadores pertenecientes al antiguo sistema previsional que registran ahorro de indemnización, ahorro previsional voluntario o ahorro previsional voluntario colectivo en la AFP y aquellos incorporados al Sistema de Pensiones creado por el D.L. N° 3.500, de 1980, que registran en la Administradora sólo cuenta de ahorro voluntario, ahorro previsional voluntario o ahorro previsional voluntario colectivo.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012.

2. Este registro debe contener como mínimo los siguientes datos por cada afiliado o trabajador perteneciente a otra AFP o al antiguo sistema previsional, según corresponda:

a) Apellido paterno, apellido materno y nombres.

b) Cédula nacional de identidad.

c) Domicilio.

d) Fecha y lugar de nacimiento.

e) Sexo.

f) Fecha de afiliación al Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500, de 1980.

g) Fecha de incorporación a la Administradora.

h) Tipo de trabajador:

i. Dependiente (sólo para afiliados a la AFP).

ii. Independiente (sólo para afiliados a la AFP).

iii. Afiliado voluntario (sólo para afiliados a la AFP).

iv. Afiliado a otra AFP (registran sólo ahorro previsional voluntario o ahorro previsional voluntario colectivo o cuenta de ahorro voluntario).

Nota de actualización: Este literal fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012.

v. Del antiguo sistema previsional (registran ahorro previsional voluntario, ahorro previsional voluntario colectivo, ahorro de afiliado voluntario y/o ahorro de indemnización).

i) Código de control:

i. PRV.

ii. VAL
.
iii. VRF (sólo trabajadores del antiguo sistema previsional).

iv. TAS (sólo trabajadores del antiguo sistema previsional)

v. AVP (sólo para afiliados voluntarios).

vi. AVV (sólo para afiliados voluntarios)

vii. APP (sólo para trabajadores con ahorro previsional voluntario)

Nota de actualización: Este literal fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012.

viii. APV (sólo para trabajadores con ahorro previsional voluntario)

Nota de actualización: Este literal fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012.

ix. ACP (sólo para trabajadores con ahorro previsional voluntario colectivo)

Nota de actualización: Este literal fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012.

x. ACV (sólo para trabajadores con ahorro previsional voluntario colectivo)

Nota de actualización: Este literal fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012.

xi. CAP (sólo para trabajadores con cuenta de ahorro voluntario)

Nota de actualización: Este literal fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012.

xii. CAV (sólo para trabajadores con cuenta de ahorro voluntario)

Nota de actualización: Este literal fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012.

j) Código de estado:

i. Vigente.

ii. Desafiliado.

iii. Pensionado.

iv. Fallecido.

k) Historia Previsional:

i. Código AFP de origen.

ii. Número de secuencia de períodos de afiliación, referido al último traspaso.

iii. Período de afiliación AFP de origen desde.

iv. Período de afiliación AFP de origen hasta.

l) Código de la Administradora encargada de la custodia de la carpeta individual.

m) Saldo en cuotas de cada cuenta personal.

n) Número acumulado de retiros de la CAV en el año calendario en curso.

o) Tipo de Fondos donde el trabajador mantiene cuentas personales vigentes, incluidos aquellos afiliados que han optado por distribuir los recursos hasta en dos Fondos de Pensiones y aquellos que se encuentren en proceso de asignación de Fondos de Pensiones.

p) Alternativa de pago del ahorro previsional voluntario (descuento a través del empleador vigente o no).

q) Pago del ahorro previsional voluntario colectivo (descuento a través del empleador vigente o no) (por contrato vigente).

r) Alternativa de pago de las cotizaciones del afiliado voluntario (descuento a través de empleador vigente o no).

s) Mandato de cobranza de descuentos de ahorro voluntario (vigente o no).

t) Régimen tributario al cual acoge los depósitos de ahorro voluntario efectuados a través de descuento del empleador.

Nota de actualización: Esta letra fue incoporada por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012, modificando la asignación de las letras siguientes, pasando a ser las originales letras s a x a ser las actuales u a la y, respectivamente.

u) Pacto de indemnización sustitutiva visado (vigente o no).

v) Fecha de suscripción del formulario de selección de modalidad de pensión.

w) Fecha de fallecimiento.

x) Datos referidos al trabajo pesado:

i. Porcentaje de cotización vigente por trabajos pesados. Corresponde a la tasa de cotización vigente por trabajos pesados que el afiliado tenga con cada empleador.

ii. Fecha de vigencia régimen trabajos pesados tasa del 4%. Corresponde al mes y año en que debe efectuarse la primera cotización y aporte por concepto de trabajos pesados a la tasa del 4%, de cada empleador afecto a dicha tasa que tenga el afiliado.

iii. Fecha de vigencia régimen trabajos pesados tasa del 2%. Corresponde al mes y año en que debe efectuarse la primera cotización y aporte por concepto de trabajos pesados a la tasa del 2%, de cada empleador afecto a dicha tasa que tenga el afiliado.

iv. Contador de períodos con tasa del 4%. Corresponde al número de períodos registrados en la cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias, por concepto de cotizaciones y aportes por trabajos pesados con tasa del 4%.

v. Contador de períodos con tasa del 2%. Corresponde al número de períodos registrados en la cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias, por concepto de cotizaciones y aportes por trabajos pesados con tasa del 2%.

y) Datos referidos a las opciones de cambio, distribuciones de saldos, distribuciones de cotizaciones y asignaciones de los Tipos de Fondos de Pensiones realizados en la Administradora:

i. Fecha de la última opción de cambio de Tipo de Fondo, de distribución de saldos, distribuciones de cotizaciones o asignación al Tipo de Fondo de Pensiones de cada una de las cuentas personales de los afiliados a la Administradora (debe corresponder a la fecha de suscripción del último formulario materializado o de la última asignación de saldos efectuada).

ii. Porcentaje del saldo asignado por tramo etáreo a otros Tipos de Fondos de Pensiones de cada una de las cuentas personales (20%, 40%, 60%, 80% y 100%).

iii. Indicador sobre la suscripción de convenio para distribución futura de saldos de las cuentas personales hasta en dos Tipos de Fondos de Pensiones (deben identificarse las cuentas personales, Tipos de Fondos y fecha en que se realizará).

iv. Indicador sobre la suscripción de convenio para la opción de efectuar cambios de Fondos de Pensiones futuros (deben identificarse las cuentas personales, Tipos de Fondos y fecha en que se realizará).

3. Además, las Administradoras deben mantener en un sistema computacional un Registro de Transferencias de Ahorro Previsional y de Cotizaciones de Afiliados Voluntarios en el que deberán ingresar la información relativa a cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, depósitos de ahorro previsional voluntario, aportes de ahorro previsional voluntario colectivo y cotizaciones de afiliados voluntarios que deban traspasar hacia otras Administradoras o Instituciones Autorizadas, según corresponda, que hayan sido seleccionadas por los trabajadores para la administración de sus fondos. Los datos mínimos que deberá contener este registro son los siguientes: identificación del trabajador o afiliado destinatario, identificación del empleador, identificación de la AFP o Institución Autorizada de destino, según corresponda, tipo de cotización o de ahorro previsional, la identificación del convenio en caso de ahorro previsional voluntario colectivo y el monto en pesos (o en la unidad monetaria pactada) de los recursos a transferir que se hubiere consignado en el respectivo formulario de transferencia.

Actualización

4. El Registro de Afiliados y el Registro de Transferencias de Ahorro Previsional y de Cotizaciones de Afiliados Voluntarios deben actualizarse al menos el último día hábil de cada mes con la información más actualizada que deba disponer la Administradora respecto a solicitudes, formularios, resoluciones, certificados, contratos, dictámenes de reclamos y en general toda la documentación y operaciones que impliquen la actualización de estos registros. En todo caso, tratándose de traspasos de afiliados la actualización debe efectuarse el mismo día en que se realice el primer proceso de canje por el traspaso de saldos de las cuentas personales. Asimismo, cuando la Administradora en casos particulares no efectúe la actualización en el plazo antes señalado, deberá tener los antecedentes que respalden o expliquen la situación.

5. En el caso de traspaso de saldos de cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos y ahorro previsional voluntario colectivo, la actualización del Registro de Afiliados deberá efectuarse el mismo día en que se acrediten en las respectivas cuentas personales los recursos traspasados.

6. La Administradora debe disponer de un procedimiento escrito y actualizado permanentemente en el cual se detallen claramente las solicitudes, formularios, resoluciones, certificados, contratos, dictámenes de reclamos y en general toda la documentación y operaciones que considerará para la actualización de estos registros y las fechas o rangos de fechas de cada mes en que efectuará dichas actualizaciones.

7. La Administradora debe respaldar al menos mensualmente la información del Registro de Afiliados y del Registro de Transferencias de Ahorro Previsional y de Cotizaciones de Afiliados Voluntarios en medios magnéticos inalterables y auditables, que aseguren su integridad y protección contra hechos que podrían causar su destrucción, irrecuperabilidad, divulgación o mal uso.