Superintendencia de Pensiones - Gobierno de Chile
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Libro I, Título III, Letra A Administración de Cuentas Personales

Texto no definido

Capítulo III. Cuentas Personales

Materias asociadas: Administración de Cuentas Personales / Cuenta personal

Creación

1. Cada afiliado puede disponer de hasta siete cuentas personales en la Administradora de Fondos de Pensiones en que se encuentra incorporado, estas son: la cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias, la cuenta de capitalización individual de cotizaciones voluntarias, la cuenta de capitalización individual de depósitos convenidos, la cuenta de capitalización individual de afiliado voluntario, la cuenta individual de ahorro previsional voluntario colectivo, la cuenta de ahorro voluntario y la cuenta de ahorro de indemnización. Estas cuentas pueden estar en cualquier Tipo de Fondo de acuerdo a las disposiciones establecidas en el D.L. N° 3.500, de 1980.

Las Administradoras deberán crear cuentas personales nocionales para todos aquellos afiliados pensionados bajo la modalidad de retiro programado, a contar del día hábil siguiente en que el Instituto de Previsión Social informe la concesión del aporte previsional solidario de vejez o del beneficio establecido en el artículo 9° bis de la ley N° 20.255.

Las cuentas personales nocionales deberán estar asociadas a aquellas cuentas de capitalización individual que registren cotizaciones obligatorias (cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias y cuenta de capitalización individual de afiliado voluntario). El saldo inicial en cuotas de las cuentas nocionales corresponderá al saldo de las cuentas obligatorias al momento en que se crean las referidas cuentas nocionales.

A las cuentas personales nocionales les serán aplicables las mismas instrucciones que rigen para las cuentas personales que registran cotizaciones obligatorias, con excepción de los movimientos asociados a los cargos que se deberán efectuar en la cuenta de capitalización individual para financiar el beneficio solidario, los cuales no deberán ser registrados en las cuentas personales nocionales.

Además, respecto al cargo por el devengamiento de la pensión en retiro programado en la cuenta personal nocional, éste deberá efectuarse en base la pensión calculada con el saldo que hubiese tenido la cuenta personal de no haber financiado beneficios solidarios, de acuerdo a la periodicidad que se establece para la modalidad de pensión de retiro programado, aun cuando la respectiva cuenta de capitalización individual registre saldo cero.

En relación con la información de las cuentas personales nocionales, las Administradoras deberán ponerla a disposición de los afiliados que lo soliciten, mediante la emisión del respectivo certificado.

Nota de actualización: este número fue modificado por la Norma de Carácter General N° 255, de fecha 26 de diciembre de 2019.

2. La cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias, la cuenta de capitalización individual de afiliado voluntario y la cuenta de ahorro de indemnización, deben mantenerse en una misma Administradora.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012.

3. Las cuentas personales pueden tener sus saldos distribuidos hasta en dos Tipos de Fondos de Pensiones cuando la Administradora ofrezca este servicio y el afiliado conviene con ella la distribución. Para tales efectos, esta separación de saldo debe tratarse como una cuenta personal adicional.

4. Los imponentes de los regímenes que administra el IPS y aquellos afiliados al Sistema de Pensiones creado por el D.L. N° 3.500, de 1980, que seleccionaron alternativas de ahorro previsional voluntario o de ahorro previsional voluntario colectivo en una AFP distinta de donde se encuentran incorporados, sólo pueden disponer de las siguientes cuentas personales en la administradora elegida: la cuenta de capitalización individual de cotizaciones voluntarias, la cuenta de capitalización individual de depósitos convenidos y la cuenta individual de ahorro previsional voluntario colectivo.

Nota de actualización: La Norma de Carácter General Nº 44, de fecha 16 de mayo de 2012, eliminó el número 4 original, pasando los números 5 a 31 a ser los actuales 4 a 30, respectivamente.

5. Adicionalmente, los trabajadores del antiguo sistema previsional que tengan la calidad de trabajador de casa particular o que hayan firmado pactos de indemnización sustitutiva pueden disponer de una cuenta de ahorro de indemnización.

6. Las cuentas personales deben crearse a más tardar el último día hábil del mes siguiente al que se reciba el primer pago de la cotización, depósito o aporte. En el caso de la cuenta individual de ahorro previsional voluntario colectivo se creará con el pago del primer aporte, siempre y cuando se haya dado cumplimiento al requisito establecido en la letra d) del número 6 del Capítulo III del Título IV del Libro II. En caso contrario los aportes deberán imputarse a rezagos.

7. Las cuentas personales de los afiliados que se reciban por traspaso desde otra AFP, deben crearse el mismo día en que se recepcionen los fondos de las cuentas personales, considerando como antecedente las órdenes de traspaso que fueron formalmente aceptadas.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011 y el número 8 fue eliminado cambiando correlativamente los números 9 y 10 siguientes.

8. Las cuentas de capitalización individual de cotizaciones voluntarias, de depósitos convenidos y cuentas individuales de ahorro previsional voluntario colectivo, deben crearse a más tardar el tercer día hábil siguiente a aquél en que se recepcionen los fondos traspasados por ahorro previsional voluntario desde otras AFP o Instituciones Autorizadas.

9. En aquellos casos en que un afiliado voluntario no registre cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias, procederá la creación de ésta última para abonar los recursos recibidos desde el IPS por concepto de Bono de Reconocimiento. En estos casos la cuenta deberá crearse a más tardar el quinto día hábil, contado desde la fecha en que se recibieron los fondos desde el IPS y en el o los mismos Tipos de Fondos donde registra su cuenta de capitalización individual de afiliado voluntario.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

10. La cuenta personal debe registrar al menos los siguientes datos del afiliado o trabajador:

a) Apellido paterno, apellido materno y nombres.

b) Cédula nacional de identidad.

c) Fecha de nacimiento.

d) Domicilio.

e) Fecha de afiliación al Sistema de Pensiones creado por el D.L. N° 3.500, de 1980.

f) Fecha de incorporación a la Administradora.

g) Fecha de creación de la cuenta personal de acuerdo a lo definido en el número anterior.

h) Régimen previsional al que se encuentra incorporado (identificación de la AFP o IPS).

i) Tipos de Fondo de Pensiones donde se encuentra la cuenta personal.

j) Fecha de cierre de la cuenta personal de acuerdo a lo definido en el número 13 del presente Capítulo.

k) Para la cuenta de capitalización individual de cotizaciones voluntarias, la AFP deberá estar en condiciones de obtener permanentemente la siguiente información:

i. Subsaldo en pesos y cuotas por cotizaciones afectas al régimen de la letra a) del artículo 20 L del D.L. N° 3.500, de 1980.

ii. Subsaldo en pesos y cuotas por bonificaciones estatales.

iii. Subsaldo en pesos y cuotas por cotizaciones afectas al régimen de la letra b) del artículo 20 L del D.L. N° 3.500, de 1980.

Adicionalmente esta cuenta deberá tener la siguiente información:

i. Estado de la autorización de descuento a través del empleador de cotizaciones voluntarias (vigente/revocada).

ii. Saldo en cuotas determinado al 6/11/2001. Este saldo debe actualizarse con cada retiro y traspaso que realice el afiliado y que afecte al saldo antes indicado, excluyendo las comisiones que se cobren por la administración del saldo.

iii. Saldo en cuotas que el afiliado hubiese decidido destinar a su pensión. La Administradora debe registrar este saldo en la cuenta de capitalización individual de cotizaciones voluntarias impidiendo su retiro o traspaso hacia otra Entidad. Este saldo deberá actualizarse al último día hábil de cada mes, rebajándose de él los montos en cuotas que se hubieren deducido de la cuenta personal por el pago de la pensión y las comisiones cobradas por dicho concepto, como también, el monto en cuotas que de acuerdo a la normativa vigente deba excluirse del financiamiento de la pensión cuando el afiliado haya optado por una pensión inferior a la calculada o por disminuir su monto a la pensión mínima.

Con todo, la Administradora deberá incorporar la información necesaria para administrar correctamente el ahorro previsional voluntario colectivo.

l) Para la cuenta de capitalización individual de depósitos convenidos, la AFP deberá estar en condiciones de obtener permanentemente la siguiente información:

i. Saldo en cuotas determinado al 6/11/2001. Este saldo debe actualizarse con cada retiro de excedente de libre disposición, con los retiros de trabajadores pensionados del IPS y con el traspaso que realice el afiliado y que afecte al saldo antes indicado excluyendo las comisiones que se cobren por la administración del saldo.

ii. Saldo en cuotas destinado al financiamiento de la pensión. La Administradora debe registrar este saldo en la cuenta de capitalización individual de depósitos convenidos impidiendo su retiro o traspaso hacia otra Entidad. Este saldo deberá actualizarse al último día hábil de cada mes, rebajándose de él los montos en cuotas que se hubieren deducido de la cuenta personal por el pago de la pensión y las comisiones cobradas por dicho concepto, como también, el monto en cuotas que de acuerdo a la normativa vigente deba excluirse del financiamiento de la pensión cuando el afiliado haya optado por una pensión inferior a la calculada o por disminuir su monto a la pensión mínima.

m) Para la cuenta individual de ahorro previsional voluntario colectivo, la AFP deberá estar en condiciones de obtener permanentemente la siguiente información:

i. Estado de la cuenta individual de ahorro previsional voluntario colectivo (vigente - cerrada).

ii. Identificación o nombre de cada uno de los planes de ahorro previsional voluntario colectivo.

iii. Estado en que se encuentra cada uno de los planes de ahorro previsional voluntario colectivo del trabajador (vigente - suspendido - terminado).

iv. Subsaldo en pesos y cuotas por aportes del trabajador afectos al régimen de la letra a) del artículo 20 L del D.L. N° 3.500, de 1980.

v. Subsaldo en pesos y cuotas por bonificaciones estatales.

vi. Subsaldo en pesos y cuotas por aportes del trabajador afectos al régimen de la letra b) del artículo 20 L del D.L. N° 3.500, de 1980.

vii. Subsaldo en pesos y cuotas por aportes del empleador.

Si el trabajador se encuentra adherido a más de un convenio, los saldos y subsaldos anteriormente descritos deben informarse por cada uno de ellos, según corresponda, identificando cada saldo y subsaldo con un código que permita identificar el convenio al que se encuentran asociados. Con todo, la Administradora deberá incorporar la información necesaria para administrar correctamente el ahorro previsional voluntario colectivo.

n) Para la cuenta de ahorro voluntario, la AFP deberá estar en condiciones de obtener permanentemente la siguiente información, con indicación del tipo de Fondo de Pensiones en que se registren los recursos:

i. Subsaldo en pesos y cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario Antiguo (RTA), por el saldo en cuotas de la cuenta personal superior a 100 UTA, registra¬do al día 31 de diciembre de 1993.

ii. Subsaldo en pesos y cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario General (RTG).

iii. Subsaldo en UTM del subsaldo Régimen Tributario General (RTG).

iv. Subsaldo en pesos y cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario del artículo 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (R54).

v. Subsaldo en UF del Régimen Tributario del artículo 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (R54).

vi. Subsaldo en pesos y cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario de Excesos del 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (RTE).

vii. Subsaldo en UF del Régimen Tributario de Excesos del 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (RTE).

viii. Subsaldo en pesos y cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario de la letra A del artículo 57 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (Régimen Tributario opcional, RTO), por los depósitos efectuados hasta el 31 de diciembre de 2014.

ix. Subsaldo en pesos y cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario del número 2) del numeral VI), del artículo tercero transitorio de la Ley N° 20.780 (RTT).

x. Subsaldo en del Régimen Tributario del número 2) del numeral VI), del artículo tercero transitorio de la Ley N° 20.780 (RTT), expresado en la unidad de reajustabilidad que determine el Servicio de Impuestos Internos.

xi. La suma de los subsaldos en cuotas de los regímenes tributarios RTA, RTG, R54, RTE, RTO y RTT deberá ser igual al saldo en cuotas de la cuenta de ahorro voluntario.

Además, la Administradora deberá realizar el control del régimen tributario que afecta a los fondos de las cuentas de ahorro voluntario, mediante la utilización de la información antes detallada. La actualización de los campos de datos referidos al régimen tributario (RTA-RTG-R54-RTE-RTO-RTT) deberá efectuarse al término del último día hábil de cada mes.

Nota de actualización: Esta letra fue reemplazada por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012. Posteriormente, fue nuevamente reemplazada por la Norma de Carácter General Nº 133, de fecha 2 de enero de 2015.

o) Para la cuenta de ahorro de indemnización la AFP deberá estar en condiciones de obtener permanentemente la siguiente información:

i. Fecha de inicio de la relación laboral.

ii. Tipo de trabajador (si corresponde a trabajador de casa particular).

iii. Fecha de vigencia del pacto y RUT del empleador con el cual lo hubiere suscrito, si corresponde.

iv. Períodos de indemnización anteriores a la fecha de suscripción del pacto, si corresponde.

v. Fecha de término del pacto o de la indemnización obligatoria. En el caso que no tenga límite debe indicarse esta condición.

vi. Tasa del aporte de indemnización. En este caso, corresponderá a la obligatoria o pactada.

vii. Saldo acumulado por empleador.

En el caso de existir varios convenios o el trabajador de casa particular preste servicio a más de un empleador, debe registrarse la misma información descrita anteriormente para cada uno de ellos, según corresponda.

p) Para la Cuenta de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorias, la AFP deberá estar en condiciones de obtener permanentemente la siguiente información: Saldo en cuotas traspasado total o parcial desde la Cuenta Individual por Cesantía de la Administradora de Fondos de Cesantía. Este saldo debe actualizarse al último día hábil de cada mes, rebajándose los montos en cuotas que se hubieren deducido de la cuenta personal por el pago de la pensión. Si el afiliado efectua un Cambio de Fondo de Pensiones, este saldo debe actualizarse con las cuotas del nuevo Tipo de Fondo. También debe actualizarse este saldo si el afiliado efectúa una Distribución de Saldos, distribuyéndose en las mismas proporciones aplicadas al saldo de la cuenta personal. Si la Cuenta de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorios se encuentra en proceso de cambio o distribución de fondos el monto traspasado desde la Cuenta Individual por Cesantía deberá acreditarse el día hábil siguiente de materializado el cambio o distribución de fondos.

Adicionalmente esta cuenta deberá tener la siguiente información:

i. Saldo en cuotas traspasado para pensión desde la Cuenta de Ahorro Voluntario del Régimen Tributario General (RTG).

ii. Saldo en UTM del saldo traspasado desde la Cuenta de Ahorro Voluntario del Régimen Tributario General (RTG).

iii. Saldo en cuotas traspasado para pensión desde la Cuenta de Ahorro Voluntario del Régimen Tributario del artículo 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (R54).

iv. Saldo en UF del saldo traspasado desde la Cuenta de Ahorro Voluntario del Régimen Tributario del artículo 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (R54).

v. Saldo en cuotas traspasado para pensión desde la Cuenta de Ahorro Voluntario del Régimen Tributario de Excesos del artículo 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (RTE).

vi. Saldo en UF del saldo traspasado desde la Cuenta de Ahorro Voluntario del Régimen Tributario de Excesos del artículo 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (RTE).

vii. Subsaldo en pesos y cuotas por cotizaciones obligatorias por trabajo pesado correspondiente a una tasa del 4%, efectuadas a partir del 01-Oct-2022.

viii. Subsaldo en pesos y cuotas por cotizaciones obligatorias por trabajo pesado correspondiente a una tasa del 2%, efectuadas a partir del 01-Oct-2022.

Nota de actualización: Este párrafo con sus literales fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012. Posteriormente, fue reemplazado por la Norma de Carácter General Nº 141, de fecha 20 de mayo de 2015. Posteriormente, se agregaron los literales vii. y viii. por la Norma de Carácter General Nº 288, de fecha 8 de julio de 2021.

11. Cualesquiera sean los sistemas, medios o dispositivos en que las cuentas personales se encuentren, deben indicarse separadamente los movimientos y saldos de cada una de ellas. Sin que la siguiente enumeración sea exhaustiva, esta norma comprende los movimientos y saldos que deben registrarse en:

a) Las cartolas de cuentas personales que deben emitirse en conformidad a la normativa vigente.

b) Los registros de saldos de respaldo de la actualización del patrimonio de los Fondos de Pensiones.

c) Los registros auxiliares de la contabilidad.

d) Los archivos computacionales que integran los sistemas de información.

e) Los registros operacionales.

f) Los medios de respaldo seguro.

Cierre de la cuenta.

12. Debe procederse al cierre de las cuentas personales cuando el saldo se agote. Sin embargo, la Administradora deberá mantener abierta la cuenta de ahorro voluntario aunque el saldo sea cero, excepto que la cuenta sea de un pensionado fallecido. Del mismo modo, las cuentas de capitalización individual de cotizaciones voluntarias y de ahorro previsional voluntario colectivo deberán mantenerse abiertas aunque el saldo sea cero cuando existan autorizaciones vigentes de pago de cotizaciones o aportes a través del empleador.

La Administradora deberá proceder al cierre de una cuenta personal nocional del pensionado por retiro programado fallecido, cuando no existan beneficiarios de pensión de sobrevivencia o no se tenga fundado conocimiento de la existencia de éstos. Sin perjuicio de lo anterior, la Administradora reactivará la cuenta personal nocional en caso que se acredite un nuevo beneficiario. También procederá el cierre de la cuenta personal nocional cuando esta registre saldo cero.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012. Posteriormente, este número fue modificado por la Norma de Carácter General N° 255, de fecha 26 de diciembre de 2019.

13. Ninguna cuenta personal puede cerrarse si existen rezagos que puedan afectarla; o si no ha sido investigada la posible existencia de rezagos en las restantes Administradoras, o la existencia de pagos equivocados en el antiguo sistema previsional, obteniendo en ambos casos las transferencias pertinentes; y si no se han agotado las gestiones de cobranza a que dieren lugar los vacíos no justificados. La investigación y cobranza se realizará luego de analizar la cuenta personal, los archivos de declaraciones y no pago, y los ceses de servicios informados por los empleadores.

14. La Administradora que proceda al cierre de una cuenta personal debe considerarla inexistente, quedando inhabilitada para seguir efectuando registros en ella. Sin embargo, si fuere necesario efectuar registros en una cuenta cerrada la Administradora reactivará la cuenta, excepto en el caso de las cuentas personales traspasadas, debiendo mantener los antecedentes de respaldo que justifique esta situación junto con un archivo actualizado mensualmente con el registro de las cuentas reactivadas.

Movimientos

15. Los movimientos de las cuentas personales deben expresarse en pesos, por el valor nominal de las operaciones realizadas y en cuotas. De igual manera, otras cuentas de patrimonio, así como del pasivo de los Fondos de Pensiones, deben expresarse en pesos y en cuotas; siempre que así lo establezca el Manual de Cuentas de los Fondos de Pensiones, a que se refiere el Capítulo VI, de la Letra A., del Título VII, del Libro IV de este Compendio.

Al respecto, los valores en pesos deberán expresarse en números enteros. Por su parte, las cuotas deberán expresarse con centésimos, redondeándose los milésimos al centésimo más cercano, cuando éstos correspondan a un valor de 5 o superior.

Nota de actualización: Este número fue reemplazado por la Norma de Carácter General N° 230, de fecha 30 de julio de 2018.

16. Cada movimiento debe contener un código que indique su naturaleza y su tipo, en conformidad con las definiciones del Capítulo II de la Letra A del presente Título. Todo movimiento relativo a una cotización, depósito o aporte u otro tipo de movimiento de ingreso debe contener un código que indique si ha sido enterada por un empleador, por un trabajador dependiente, por un afiliado independiente, por un afiliado voluntario, por una entidad pagadora de subsidios o por un organismo del Estado y si se trata de remuneración, renta, gratificación o bonificación o subsidio estatal.

Nota de actualización: Este número fue reemplazado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

17. La Administradora debe disponer de un Registro de Códigos, en el cual se definan los códigos utilizados en el registro de las operaciones y ajustes de las cuentas personales. Este registro debe mantenerse permanentemente actualizado, siendo su finalidad principal facilitar a esta Superintendencia la auditoría y el control de las cuentas personales, debiendo ser remitido a este Organismo Contralor a través de correo electrónico dentro del plazo de 30 días de haber efectuado alguna modificación.

18. En el saldo de la cuenta personal se encuentra implícitamente registrada la rentabilidad, razón por la cual no son necesarios movimientos explícitos para reconocerla.

19. Los movimientos de la cuenta personal deben tener la misma secuencia cronológica de las respectivas imputaciones en las cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones.

20. Todo egreso de los Fondos de Pensiones destinado a dar al afiliado o trabajador el goce de los derechos que la ley establece debe imputarse previamente en las respectivas cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones.

21. Si el saldo de una cuenta personal es excedido por egresos de cualquier naturaleza, dicha cuenta mantiene su vigencia, debiendo presentarse obligatoriamente el sobregiro con signo negativo. Tal situación, sólo puede ser corregida con autorización previa de esta Superintendencia.

22. Por sobregiro se entiende el déficit de una cuenta personal ocasionado por egresos que excedan su saldo disponible. En todos los sistemas de información, registros contables, registros auxiliares de la contabilidad, estados financieros e informes de cualquier naturaleza que se refieran a las cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones o que proporcionen datos basados en ellas, los sobregiros deben presentarse con signo negativo, sin compensaciones con las cuentas personales ni con los rezagos.

Respaldo

23. La cuenta personal debe residir en sistemas computacionales.

24. Las cuentas personales deben respaldarse, mediante la emisión de las cartolas de movimientos, en un medio de respaldo seguro al término del mes siguiente al vencimiento del plazo establecido en la normativa para el despacho de la cartola cuatrimestral resumida. En la constitución de los expedientes de pensión será válido sustituir las cartolas cuatrimestrales por cartolas históricas.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

25. La documentación en que se fundamentan los movimientos de las cuentas personales, la documentación de respaldo de cualquier asiento contable, los registros auxiliares de las cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones y los documentos en que se sustenta la recaudación, constituyen elementos integrantes de la contabilidad, debiendo la Administradora conservarlos indefinidamente. Sin perjuicio de lo anterior, esta documentación podrá mantenerse en un medio de respaldo seguro previa autorización de esta Superintendencia. La Administradora deberá informar a esta Superintendencia el medio de respaldo que utilizará.

26. Los movimientos de las cuentas personales traspasadas, cerradas o agotadas por cualquier causa (desafiliaciones, beneficios, retiros, dictámenes de reclamos, etc.) deben conservarse indefinidamente en medios de respaldo seguro.

27. Por cada tipo de Fondo, los campos de datos referidos al régimen tributario y a los saldos en UTM y UF, según corresponda, de la cuenta de ahorro voluntario, deberán respaldarse dentro de los primeros 25 días del mes siguiente al de la actualización del patrimonio de los Fondos de Pensiones, en un medio de respaldo seguro. Dichos respaldos estarán ordenados en forma alfabética con la siguiente información:

a) Los nombres y apellidos del afiliado o titular.

b) Cédula Nacional de Identidad.

c) Subsaldo inicial y final en cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario Antiguo (RTA).

d) Subsaldo inicial y final en cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario General (RTG).

e) Saldo inicial y final en UTM del subsaldo Régimen Tributario General (RTG).

f) Subsaldo inicial y final en cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario del artículo 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (R54).

g) Saldo inicial y final en UF del subsaldo Régimen Tributario del artículo 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (R54).

h) Subsaldo inicial y final en cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario de Excesos del 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (RTE).

i) Saldo inicial y final en UF del subsaldo Régimen Tributario de Excesos del 54 bis de la Ley sobre Impuesto a la Renta (RTE).

j) Subsaldo inicial y final en cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario Opcional (RTO).

k) Subsaldo inicial y final en cuotas por los fondos de la cuenta de ahorro voluntario afectos al Régimen Tributario del número 2) del numeral VI), del artículo tercero transitorio de la Ley N° 20.780 (RTT).

l) Saldo inicial y final del Régimen Tributario del número 2) del numeral VI), del artículo tercero transitorio de la Ley N° 20.780 (RTT), expresado en la unidad de reajustabilidad que determine el Servicio de Impuestos Internos.

m) Cargos y abonos que afectan a los respectivos regímenes tributarios.

n) Total de cargos y abonos en UTM o UF, según el régimen tributario de que se trate.

o) Fecha de emisión.

p) Saldo de arrastre del ejercicio anterior en pesos, Régimen Tributario Opcional.

q) Saldo de arrastre del ejercicio anterior en pesos, Régimen Tributario del número 2) del numeral VI), del artículo tercero transitorio de la Ley N° 20.780.

r) Total general y saldo acumulado por afiliado o titular.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 133, de fecha 2 de enero de 2015, pasando los números 27 al 29 a ser los actuales 28 al 30, respectivamente.

Traspaso

28. No puede traspasarse una cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias si no se traspasa conjuntamente con ella la respectiva cuenta de ahorro de indemnización y cuenta de capitalización individual de afiliado voluntario. Si los fondos de la cuenta de ahorro de indemnización han sido embargados por orden de un tribunal, no deberán traspasarse, caso en el cual sólo deberán traspasarse las restantes cuentas personales incluyendo la cuenta de ahorro de indemnización por los fondos no embargados.

29. El traspaso de una cuenta personal se considera efectuado sólo a partir de la aceptación mutua de los respectivos formularios Liquidación Compensatoria de Traspasos, en conformidad con lo establecido en el Capítulo XXXI de la Letra A del presente Título.

Nota de actualización: La Norma de Carácter General Nº 47, de fecha 23 de mayo de 2012, eliminó el número 28 original, pasando los números 29 y 30 a ser los actuales 28 y 29, respectivamente.

30. Si una cuenta personal se traspasa y con posterioridad la Administradora antigua detecta rezagos, recibe pagos atrasados o descoordinados, o dictámenes de reclamos que impliquen la detección de fondos que deban traspasarse por cualquier anomalía, afectando todos ellos a la cuenta traspasada, la Administradora los traspasará, entendiéndose que la respectiva orden de traspaso actúa válidamente hasta la total unificación de los recursos de la cuenta personal.

31. En los traspasos de saldos totales de la cuenta de ahorro voluntario la Administradora antigua deberá entregar a la nueva AFP la información sobre los saldos y sus respectivos regímenes tributarios, a través del Archivo de Traspaso de Saldos, del Archivo de Traspaso de Afiliados y del Archivo de Traspaso de Pensionados, cuyos esquemas de registro se encuentran en el Sitio Web http://www.spensiones.cl/archivosEntreAFP. La información que se incluirá será la que se registre vigente al día de la actualización establecida en el Capítulo XXVI de la Letra A del presente Título III.

Respecto de lo traspasos parciales del saldo de la cuenta de ahorro voluntario, la información que debe enviar la Administradora antigua a la nueva AFP corresponderá a la establecida en el Capítulo VIII de la letra A del Título II del Libro II.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 133, de fecha 2 de enero de 2015.

Cuentas de trabajadores extranjeros sin cédula de identidad

Nota de actualización: Este subtítulo y los números 32 al 41, fueron incorporados por la Norma de Carácter General N° 248, de fecha 14 de octubre de 2019.

32. La Administradora adjudicataria o asignataria, según corresponda, deberá disponer de un procedimiento que permita la entrega de un Número Identificatorio para Cotizar (NIC) a los trabajadores extranjeros sin cédula de identidad o a sus respectivos empleadores que lo soliciten para efectos de registrar dicho número en la planillas de pago y en las de declaración y no pago, en reemplazo del número del RUT o de la cédula de identidad, exigido en las citadas planillas, de manera de poder enterar las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes. El referido número deberá ser único, correlativo y de formato similar al número de la cédula de identidad, de manera que se pueda validar su dígito verificador. Será responsabilidad de la respectiva Administradora establecer los mecanismos de control necesarios para el cumplimiento de la presente disposición.

La Administradora adjudicataria o asignataria, según corresponda, deberá solicitar a esta Superintendencia el rango de números que podrá utilizar para la asignación de NIC a los trabajadores extranjeros que lo soliciten.

La entrega del NIC podrá ser establecida de manera presencial o a través del sitio web de la Administradora. En este último caso, previo a la entrega del NIC, la Administradora deberá verificar que el trabajador extranjero haya adjuntado copia de la documentación y haber proporcionado la información requerida en el artículo 33 siguiente. La referida documentación deberá ser sometida a los controles de validación que la Administradora estime pertinentes con el objeto de corroborar su veracidad. La entrega del NIC a través del sitio web deberá efectuarse dentro de los 2 días hábiles siguientes de recibida la totalidad de la documentación antes citada, plazo en que también deberá efectuarse su validación, así como la verificación de la entrega de la información requerida. La Administradora deberá dejar constancia de la modalidad utilizada para la entrega del NIC al solicitante.

La Administradora deberá poner a disposición del trabajador extranjero sin cédula de identidad o empleador un comprobante de entrega de NIC, el que deberá contener de manera destacada el referido número y, a lo menos, la identificación completa del trabajador (el o los apellidos y nombres y el número del documento identificatorio oficial de su país de origen o el número o código del pasaporte). El citado comprobante deberá contener la siguiente leyenda:

"El comprobante con el número identificatorio para Cotizar (NIC) proporcionado por la AFP no representa un documento identificatorio oficial en el país. El número proporcionado tiene por objeto permitir el pago de las cotizaciones, depósitos y aportes y permitir al trabajador extranjero la suscripción de los formularios o la solicitud de beneficios en el Sistema de Pensiones y en el Seguro de Cesantía, mientras no obtenga la cédula de identidad para extranjeros, por lo que tiene el carácter de provisorio. Lo anterior, excluye la suscripción del formulario "Solicitud de devolución de fondos previsionales Ley N° 18.156", el cual solo se tramita con la cédula de identidad para extranjeros. Es importante tener presente que cuando obtenga la cédula de identidad para extranjeros, informe este hecho a su AFP o a la Administradora de Fondos de Cesantía (AFC) para regularizar la información previsional (cotizaciones y cuentas personales), lo que también podrá realizar su empleador."

La Administradora responsable de la entrega del NIC deberá informar a través de su sitio web el mecanismo o procedimiento puesto a disposición de trabajadores extranjeros sin cédula de identidad y de sus respectivos empleadores para obtener el citado número, el cual permitirá a estos últimos enterar las correspondientes cotizaciones previsionales para pensiones y para el Seguro de Cesantía.

Aquellas Administradoras que en su proceso de regularización de rezagos, requieran un NIC para acreditar en las respectivas cuentas personales las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes recibidos de un trabajador extranjero sin cédula de identidad, deberán asignar un NIC al referido trabajador, de acuerdo al rango de números asignados a éstas. Además, las Administradoras deberán notificar a la Administradora de Fondos de Cesantía (AFC) el NIC asignado al trabajador extranjero y la información que dispongan a la fecha de la notificación, conforme a lo señalado en el número 33 siguiente. La citada notificación se efectuará en la forma y en el plazo definido en el número 36 siguiente.

33. El trabajador extranjero sin cédula de identidad o su respectivo empleador que solicite el NIC de manera presencial deberá presentar el documento identificatorio oficial del país de origen del trabajador o su pasaporte y una copia del contrato de trabajo. Cuando el requerimiento se efectúe a través del sitio web de la Administradora, una copia de los citados documentos se deberá adjuntar a la respectiva solicitud. Adicionalmente, el solicitante deberá proporcionar al menos la siguiente información del trabajador extranjero y de su empleador, según corresponda:

a) El o los apellidos (paterno y materno) y el o los nombres, de acuerdo a la identificación registrada en el documento de la letra b) siguiente.

b) Número del documento identificatorio oficial de su país de origen o el número o código del pasaporte.

c) Tipo de documento informado en la letra b) anterior: documento identificatorio oficial de su país de origen o pasaporte.

d) Fecha de nacimiento.

e) Sexo.

f) Nacionalidad.

g) País de nacimiento.

h) Estado civil.

i) Domicilio postal en Chile (dirección completa, comuna y región).

j) Correo electrónico (si dispone).

k) Número de teléfono celular (si dispone).

l) Número de teléfono fijo (si dispone).

m) Correo electrónico del empleador (si dispone).

n) Número de teléfono del empleador (si dispone).

o) Nombre o razón social del empleador.

p) Número de RUT del empleador

q) Domicilio postal del empleador (dirección completa, comuna y región).

34. La Administradora responsable de la entrega del NIC deberá crear la cuenta personal del trabajador extranjero sin cédula de identidad, de acuerdo a las instrucciones establecidas en el número 6 anterior del presente Capítulo. La Administradora deberá mantener un registro actualizado de la información del NIC y la del número del documento identificatorio oficial de su país de origen o del número o código del pasaporte de manera que permita la asociación con la cédula de identidad para personas extranjeras, una vez regularizada la cuenta personal. Alternativamente, la Administradora podrá registrar la referida información junto al registro de los datos del afiliado en la cuenta personal.

35. Mientras el trabajador extranjero no obtenga su cédula de identidad, la suscripción de cualquier formulario del Sistema de Pensiones, reclamo o presentación por escrito efectuada en una AFP, deberá contener el NIC en reemplazo de la cédula de identidad vigente. Lo anterior, no aplica para la suscripción del formulario "Solicitud de devolución de fondos previsionales Ley N° 18.156", el cual solo se tramita con la cédula de identidad para extranjeros. Cuando el formulario, reclamo o presentación sea suscrito de manera presencial, la identificación del trabajador extranjero deberá ser validada con la presentación del respectivo documento identificatorio oficial de su país de origen o el pasaporte. Para la suscripción de formularios a través del sitio web que involucren transferencia, movimiento o retiros de fondos, deberá utilizarse algún mecanismo de seguridad que permita su identificación y la autorización de las transacciones que están realizando, de acuerdo a la normativa vigente, si no dispone del referido mecanismo, la suscripción de tales formularios se deberá efectuar de manera presencial.

36. La Administradora adjudicataria o asignataria deberá notificar a la Administradora de Fondos de Cesantía (AFC), los días 15 de cada mes o hábil siguiente, los NIC entregados en el mes anterior a la notificación. La referida notificación deberá contener el NIC y la información detallada en el número 33 anterior. El formato y el medio de envío de la información será acordado entre la Administradora y la AFC, garantizando que ésta se disponga en forma correcta, oportuna y segura.

37. Las Administradoras que mantengan abiertas cuentas personales de trabajadores extranjeros sin cédula de identidad deberán realizar las gestiones necesarias de manera permanente ante el Servicio de Registro Civil e Identificación, el Departamento de Extranjería y Migración (DEM), dependiente del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, o ante cualquiera entidad pública que permita obtener la información respecto de los trabajadores extranjeros que hayan obtenido su cédula de identidad, dejando constancia auditable de dichas gestiones. Dichas gestiones consistirán, a lo menos, en efectuar en cada semestre del año, una consulta al Servicio de Registro Civil e Identificación respecto de los trabajadores extranjeros sin cédula de identidad. Además, con la misma periodicidad y utilizando la información requerida en el número 33 anterior, deberá contactar al trabajador extranjero o a su empleador a objeto de solicitar información respecto de la obtención de la cédula de identidad del referido trabajador.

38. El trabajador extranjero que haya obtenido la cédula de identidad para personas extranjeras o que su empleador haya tomado conocimiento de este hecho, podrán solicitar la regularización de la o las cuentas personales que mantiene en la Administradora donde registre vigente la afiliación. Para tales efectos se deberá realizar una presentación, la que se podrá efectuar de manera presencial, por correo postal, por correo electrónico, a través de la página web de la AFP o por cualquier otro medio que disponga la Administradora. Cualquiera sea el medio utilizado para regularizar la o las cuentas, se deberá adjuntar una copia de la cédula de identidad para personas extranjeras, por ambos lados. La referida presentación deberá contener a lo menos los siguientes datos del trabajador:

a) Nombres.

b) Apellidos.

c) Número Identificatorio para Cotizar.

d) Número del documento identificatorio oficial de su país de origen o número o código del pasaporte.

e) Número de cédula de identidad para personas extranjeras otorgado por el Servicio de Registro Civil e Identificación.

f) Domicilio en Chile.

g) Correo electrónico (opcional).

h) Número de teléfono fijo o celular (opcional).

La Administradora solo podrá rechazar aquellas presentaciones que no contengan alguno de los datos indicados en las letras a), b), c) d) y e). Además, deberá proporcionar al trabajador extranjero o a su empleador, de acuerdo al medio utilizado para efectuar la presentación, un comprobante en que conste la o las causas del rechazo o la aceptación a trámite de la presentación.

39 .La Administradora que mantenga abierta una o más cuentas personales de un trabajador extranjero sin cédula de identidad, con el solo registro de su NIC, que tome conocimiento de la obtención del número de la cédula de identidad para personas extranjeras por parte del referido trabajador, dentro de los 5 días hábiles siguientes de ocurrido este hecho, deberá regularizar la o las cuentas personales, actualizar los respectivos sistemas de información y notificar de este hecho a la AFC, mediante el envío de un archivo que contenga la información detallada en las letras a), b), c) del número 33 anterior y la cédula de identidad para personas extranjeras, del respectivo trabajador. El formato y el medio de envío de la información será acordado entre la Administradora y la AFC, garantizando que ésta se disponga en forma correcta, oportuna y segura.

40. La recaudación de las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes de trabajadores extranjeros sin cédula de identidad enteradas mediante planillas en las cuales se utilizó el NIC en reemplazo de la cédula de identidad estará afecta a las mismas disposiciones sobre creación de cuentas personales, procesamiento y contabilización de la recaudación, acreditación y a las restantes instrucciones que regulan el Sistema de Pensiones contenidas en el presente Compendio.

41. La Administradora adjudicataria o asignataria, según corresponda, que registre rezagos o los reciba traspasados desde otras AFP, correspondientes a cotizaciones de trabajadores extranjeros sin cédula de identidad, dentro de los 10 días hábiles siguientes de detectado este hecho, deberá notificar a sus empleadores, a través de algún medio auditable, de esta situación y requerir de aquellos copia del contrato y del documento identificatorio oficial de su país de origen, por ambos lados, o del pasaporte donde aparece la fotografía y los datos identificatorios del trabajador, con el objeto de asignar un NIC, en los casos que corresponda.

42.Previo a la apertura de cuentas personales cuyo objetivo sea el ahorro voluntario, tales como la cuenta de cotizaciones voluntarias y la cuenta de ahorro voluntario, la Administradora deberá verificar la identificación del trabajador extranjero sin cédula de identidad de manera presencial, para lo cual deberá presentar su documento identificatorio oficial de su país de origen o su pasaporte. Además, cuando se trate de una cuenta de ahorro voluntario, la AFP deberá ceñirse a la normativa establecida en el Capítulo II. Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, del Título XI, del Libro IV de este Compendio. En estos casos, para efectos de la elaboración del reporte de operaciones sospechosas, la Administradora deberá considerar el número o código del pasaporte del trabajador extranjero como documento identificatorio.

Texto no definido