Libro IV, Título I, Letra D Custodia de Títulos y Valores de los Fondos de Pensiones y del Encaje
Capítulo VII. Informes Periódicos
Materias asociadas: Custodia / Fondos de Pensiones
1. Las Administradoras deberán efectuar al menos tres veces durante cada semestre, arqueos en su custodia local de los títulos de los instrumentos financieros de cada uno de los tipos de Fondos de Pensiones y de sus Encajes respectivos. En estos arqueos las Administradoras deberán efectuar, a lo menos, las siguientes verificaciones:
a) Que el emisor del instrumento, la serie o nemotécnico, número, valor nominal y unidades de cada instrumentos corresponda a aquellos que arrojen el arqueo.
b) Que los títulos sean auténticos.
c) Que los títulos consignen el Tipo de Fondo al cual pertenecen, el nombre de la Administradora y la fecha de la transacción.
2. Por su parte, respecto los títulos depositados en custodia en las empresas de depósito de valores, la Administradora deberá solicitar información a la respectiva entidad, que permita cotejar los títulos con los consignados en los de inversiones que tiene la Administradora. El resguardo de la información computacional de la empresa custodia que reciba la Administradora, será responsabilidad de su Gerente General y del auditor externo, según se trate.
3. Cada vez que la Administradora efectúe el referido proceso de control de inversiones, deberá elaborar un informe suscrito por el Gerente General, el ejecutivo de mayor rango encargado del área de inversiones, el auditor interno y el auditor externo cuando la Administradora así lo disponga.
4. El mencionado informe deberán contener, como cifra de control, para cada Tipo de Fondo los totales nominales por tipo de instrumentos, serie y emisor o cantidad de los mismos, por tipo de instrumentos y emisor; un detalle de los procedimientos empleados; conclusiones y demás antecedentes que permitan a este Organismo Fiscalizador apreciar el nivel de eficiencia de los sistemas de control interno de la Administradora.
5. La Administradora deberá mantener los informes precedentemente señalados en las oficinas del nivel central donde funciona el departamento o unidad encargada de llevar la custodia local de los instrumentos de los Fondos de Pensiones. Estos antecedentes deberán estar a disposición de esta Superintendencia, en un conjunto único de documentos o archivos, separados por años, durante un período de cinco años contado desde la fecha en que se efectuó el arqueo.
Sin perjuicio de lo anterior, la información de respaldo deberá mantenerse en poder de la Administradora por un período de, a lo menos, diez años contado desde la fecha en que se efectuó el arqueo.
6. En todo caso, el último arqueo del año de valores depositados en custodia local y en una entidad de depósito de valores o custodia, nacional o extranjera, deberá efectuarse al cierre de cada ejercicio por el auditor externo que le corresponda auditar los estados financieros anuales de los Fondos de Pensiones, el que incluirá adicionalmente, su opinión respecto a la identificación de los riesgos que haya determinado la Administradora para el proceso de custodia de valores, si el diseño de los controles es adecuado para mitigar los riesgos determinados y si éstos han operado con suficiente efectividad en el período evaluado de tal forma de cumplir con los objetivos de control determinados para el proceso. El informe que se emita deberá contener una descripción detallada de todos y cada uno de los riesgos determinados, controles diseñados, pruebas aplicadas para determinar su efectividad y resultado de las mismas. Dicho informe deberá ser suscrito por el auditor externo y remitirse a esta Superintendencia junto con los estados financieros anuales auditados de cada Fondo de Pensiones el que formará parte integrante de los mismos. Además, copia del mismo deberá ser mantenido en la Administradora en conjunto con los restantes arqueos efectuados.
La Administradora será responsable de revisar que el informe del auditor externo contemple los contenidos antes señalados.