Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

En el evento que en el servicio que presta la sociedad administradora de cartera de recursos previsionales incluya la administración de custodia de títulos representativos de las inversiones previsionales, se deberán observar los requerimientos de este Capítulo.

1. Se entenderá por custodia local, aquella custodia realizada por la sociedad administradora de cartera de recursos previsionales a los títulos pertenecientes a cada uno de los Fondos de Pensiones que administra, en sus dependencias.

2. Las sociedades administradoras de cartera de recursos previsionales deberán llevar, tanto en sus registros del sistema financiero-contable como en sus sistemas computacionales, una clara identificación de los títulos representativos de valores que pertenezcan a cada Fondo de Pensiones que administre.

3. Los títulos de los Fondos de Pensiones que permanezcan en la custodia local de las administradoras de cartera previsionales, deberán encontrarse separados por cada Fondo que administre. Además, deberá contar con las debidas protecciones en el sistema administrativo para preservar la autenticidad y seguridad de los valores, en su manipulación dentro y fuera de la custodia local, así como su correspondencia con los registros del sistema financiero-contable y computacional.

4. Asimismo, deberán contar con adecuados sistemas de almacenamiento o contenedores, que entreguen a los valores custodiados el máximo de seguridad.

5. También, deberá existir una separación de las funciones que por su responsabilidad son incompatibles para la seguridad de los valores custodiados, particularmente entre la custodia y las áreas de contraloría interna, financiera-contable y computacional, respectivamente, entendiéndose que cada una de ellas debe contar con sistemas de respaldo y resguardo independientes, no susceptibles de manipulación conjunta.

6. Los títulos en que consten las inversiones de los Fondos de Pensiones y que no se encuentren en custodia, deberán emitirse o transferirse con la cláusula "para el Fondo de Pensiones Tipo 1 o Tipo 2" según corresponda, precedida del nombre de la Administradora correspondiente. Igual constancia deberá exigirse en los sistemas a que se refiere el inciso final del artículo 12 de la Ley Nº 18.046.

7. La enajenación o cesión de un título de propiedad de un Fondo de Pensiones, que no se encuentre en alguna institución custodia, solamente podrá efectuarse por la sociedad administradora de cartera de recursos previsionales mediante la entrega del respectivo título y su endoso, y sin éstos no producirá efecto alguno. Si el título fuere nominativo, deberá además notificarse al emisor.

8. Para efectos de cumplir con la custodia mínima de los títulos de los Fondos de Pensiones, se deberá entender que las únicas instituciones autorizadas para prestar el servicio de custodia son aquellas señaladas en el inciso primero del artículo 44 del D.L. N° 3.500, de 1980.

INFORMES PERIÓDICOS

Las sociedades administradoras de cartera de recursos previsionales deberán efectuar al menos 3 veces durante cada semestre, arqueos en su custodia local de los títulos de los instrumentos financieros de cada uno de los Fondos de Pensiones que administran. En estos arqueos deberán considerarse al menos las siguientes verificaciones:

a) Correspondencia entre el RUT del emisor, la serie, número, valor nominal o unidades de cada instrumento, según proceda,

b) Autenticidad de los títulos, y

c) En los títulos se deberá verificar la inclusión de la cláusula "Para el Fondo de Pensiones Tipo 1 o Tipo 2", según corresponda, precedida del nombre de la Administradora de Fondos de Pensiones correspondiente. Además de la fecha en que se formalizó la respectiva operación.

Asimismo, en relación con los valores depositados en custodia en las empresas de depósito de valores a que se refiere la Ley Nº 18.876, se les deberá solicitar información para proceder a la contrastación del RUT del emisor, la serie, número, valor nominal o cantidad, según corresponda, de cada uno de los valores, con los registros compatibles del archivo de las inversiones que le hayan entregado a la sociedad administradora de cartera de recursos previsionales para su administración. En este sentido la empresa de depósito de valores sólo deberá entregar información de aquellas inversiones que se encuentren bajo la administración de la sociedad administradora de cartera de recursos previsionales. La información emitida por el organismo custodio, se entenderá en todo momento bajo control del Gerente General de la sociedad y del Auditor Externo, cuando corresponda, mediante las medidas de resguardo que al efecto adopten de común acuerdo.

Cada vez que la sociedad administradora de cartera de recursos previsionales efectúe el referido proceso de control de inversiones deberá elaborar el correspondiente informe, el que se remitirá a esta Superintendencia dentro de un plazo no superior a tres días hábiles a contar de la fecha en que éste se realizó. Dicho informe deberá estar suscrito por el Gerente General, el ejecutivo de mayor rango encargado del área de inversiones, por el auditor interno y por el auditor externo, cuando la sociedad así lo disponga.

Los mencionados informes deberán contener como cifra de control, para cada tipo de Fondo de cada Administradora de Fondos de Pensiones los totales nominales por tipo de instrumentos, serie y emisor; o cantidad de los mismos por tipo de instrumentos y emisor, según corresponda, un detalle de los procedimientos empleados, conclusiones y demás antecedentes que permitan a esta Superintendencia apreciar el nivel de eficiencia de los sistemas de control interno de la sociedad administradora. Cinco días hábiles antes de cada uno de los controles, excepto el correspondiente al de fin de año, se deberá informar a esta Superintendencia la fecha de inicio de los mismos. También deberá incluirse una carta firmada por el Gerente General de la Administradora de Fondos de Pensiones, así como también por el ejecutivo de mayor rango a cargo del área de custodia de ésta, en la cual se certifique que la información señalada por la sociedad administradora de cartera es correcta y corresponde a lo que la Administradora de Fondos de Pensiones mantiene en sus registros.

En todo caso, un último control de valores deberá efectuarse al cierre de cada ejercicio por el auditor externo que le corresponda auditar los Estados Financieros Anuales de la sociedad administradora de cartera de recursos previsionales, el que incluirá, adicionalmente, una evaluación de los sistemas de control interno diseñados para garantizar la seguridad en el manejo de las inversiones de los Fondos de Pensiones. Dicho informe deberá ser suscrito por un auditor externo y remitirse a esta Superintendencia junto con los Estados Financieros Auditados Anuales de la sociedad administradora de cartera de recursos previsionales. Asimismo, este informe deberá ir refrendado por la carta a la cual se hace mención en el párrafo precedente, la que deberá complementarse con la firma de los auditores externos a los que les corresponda auditar los Estados Financieros del Fondo de Pensiones.