Superintendencia de Pensiones - Gobierno de Chile
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Libro V, Título XIII Microcopia o Micrograbación y destrucción de Documentos

Capítulo IV. Custodia de Microformas

Materias asociadas: Custodia / Microcopia

1. Las Administradoras deberán habilitar una dependencia para mantener en condiciones de seguridad y de resguardo adecuadas, los originales de las microformas obtenidas como producto de los procesos de microcopia o micrograbación y los correspondientes a archivos computacionales obtenidos mediante la aplicación de tecnología COM (Computer Output Microfilm) que constituyen el respaldo oficial de los registros auxiliares de las cuentas del patrimonio del Fondo de Pensiones, además de otros registros magnéticos de igual naturaleza respaldados de la misma forma, quedando facultadas para emitir las copias que estimen necesarias para satisfacer sus necesidades de información.

2. La dependencia que se habilite para este efecto, deberá cumplir con los requisitos de seguridad contra riesgos de inundación o incendio y reunir las condiciones de humedad y de temperatura adecuadas para evitar su deterioro, la generación de hongos, máculas, etc., y, en general, deberán velar por el cumplimiento de lo que en esta materia establecen las normas ISO. Además, al menos una copia de estas microformas deberá mantenerse en un lugar físico distinto a aquel en que se encuentran los originales, con el objeto de precaver eventuales riesgos.

3. La custodia deberá encontrarse organizada por mes de operación, por tipo de documento y ordenado en forma secuencial, de tal manera que, en cualquier momento, se puedan reconstituir lotes o expedientes para resolver los problemas que pudieran presentarse en la situación previsional de los afiliados. A modo de ejemplo, se cita el caso de las planillas de pago de cotizaciones, en que una vez destruidos los originales las Administradoras deberán estar siempre en condiciones de conformar el respectivo lote con el resumen cajero, las boletas de depósitos, planillas de pago, huinchas de totales, etc.

4. Cuando sean las propias Administradoras las que mantengan en custodia los originales de las microformas, deberán crear un archivo físico destinado únicamente a ese fin y designar a un funcionario responsable de su mantención y resguardo. Esta función o servicio también podrá contratarse con una empresa externa, la que deberá permitir el libre acceso a esa dependencia de los funcionarios de este Organismo Fiscalizador.