Superintendencia de Pensiones - Gobierno de Chile
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Libro V, Título XIII Microcopia o Micrograbación y destrucción de Documentos

Capítulo II. Definiciones

Materias asociadas: Microcopia

Para efectos de este Título, por los conceptos que a continuación se señalan deberá entenderse lo siguiente:

1. Microformas: Es cualquier alternativa de formatos de película fotográfica, microfilmes u otros elementos análogos que contengan imágenes de documentos originales como productos del proceso de microcopia o micrograbación y que sean susceptibles de ser reproducidos.

2. Microcopia o micrograbación de documentos: Es un proceso que permite grabar y almacenar en forma compactada la imagen de un documento original y que contiene una copia idéntica de ese original almacenado mediante la utilización de tecnología fotoquímica, electrónica o cualquier otro proceso análogo que permita compactar imágenes en un medio magnético, disco óptico digital, impresión láser u otro, que permita la reproducción de la imagen compactada o grabada en una microforma, mediante la proyección de una imagen en una pantalla ampliada a tamaño equiparable a la del documento original y, adicionalmente, permita obtener una reproducción de dicha imagen a tamaño original mediante copias en papel o elementos análogos.

3. Registro: Corresponde al Registro dependiente del Conservador del Archivo Nacional, en el cual deberán estar inscritas las personas naturales o entidades que presten servicios de microcopia o micrograbación.

4. Normas ISO: Son las normas técnicas que reglamentan los procedimientos y controles para lograr y verificar la calidad de documento, de archivo y de custodia de las microformas, dictadas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), aprobadas como normas oficiales de la República de Chile, por el Instituto Nacional de Normalización, a través del correspondiente acto administrativo.

5. Ministros de Fe: Son las personas que están encargadas de certificar el estado de conservación e integridad de la documentación original que será sometida a los procesos de microcopia o micrograbación y de certificar la fidelidad de las microformas respecto de los documentos originales, función para la que deben cumplir con los requisitos y ser designadas de acuerdo con el Título II del D.F.L. N° 4, de 1991, del Ministerio de Justicia, por la persona o entidad inscrita en el Registro del Conservador del Archivo Nacional y que preste servicios de microcopia o micrograbado.

6. Legibilidad de las microformas: Es la característica de que la información o las imágenes que se han microcopiado o micrograbado sean visibles y puedan leerse claramente mediante los sistemas o elementos de lectura para el tipo que corresponda a la microforma.

7. Integridad de la microcopia o micrograbación: Se refiere a que la totalidad de la documentación que compone los lotes sometidos a los procesos de microcopia o micrograbación, estén considerados en dichos procesos, sin que se haya omitido absolutamente ninguno.

8. Indelebilidad de las microformas: Es la característica que deben reunir las microformas de mantener legible e inalterable la información o imágenes microcopiadas o micrograbadas en el tiempo, por períodos no inferiores a 50 años.

9. Inmodificabilidad de las microformas: Es la característica que deben tener las microformas de que la información o las imágenes microcopiadas o micrograbadas no puedan ser modificadas o alteradas con posterioridad al proceso.