Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

1. Las Administradoras podrán subcontratar funciones, servicios o actividades con entidades públicas o privadas, relacionadas o no.

2. Las Administradoras son legalmente responsables por las funciones, servicios o actividades que subcontraten, debiendo ejercer un control permanente sobre ellas. Dichas funciones, servicios o actividades deberán cumplir con los mismos estándares de calidad exigidos a las Administradoras. El hecho que las funciones sean ejecutadas por un prestador de servicios, no delimitará la responsabilidad de la Administradora respecto de las obligaciones que el D.L. N° 3.500 y la normativa legal y reglamentaria que le sea aplicable, le imponen respecto de los afiliados y esta Superintendencia. Cuando el objeto del contrato sea el pago de pensiones, las Administradoras deberán incorporar cláusulas relativas a lo siguiente:

- Uptime de los sistemas (porcentaje garantizado de funcionamiento de los sistemas de pago en los respectivos lugares habilitados pararealizar el pago en un período de tiempo determinado).

- Tiempo medio de espera parala atención del pago de una pensión.

- Tiempo de atención en un determinado rango de tiempo (porcentaje de usuarios atendidos en X minutos).

- Horario de atención del lugar habilitado para el pago de la pensión y obligación de informarlo al usuario en los puntos de atención.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 1, de fecha 25 de marzo de 2011, que Modifica el Título V sobre Contratación de Servicios por las Administradoras de Fondos de Pensiones, del Libro V, del Compendio de Normas del Sistemas de Pensiones.

3. La responsabilidad de controlar las funciones que se deleguen será de la Administradora que encarga el servicio.

4. Las Administradoras deberán contar con políticas aprobadas por el directorio y procedimientos formales para la subcontratación y control de los servicios que externalicen. Estas políticas y procedimientos deben constar por escrito y estar en conocimiento de la organización.

5. Las políticas para externalización de servicios a que se refiere el número anterior, deberán considerar las normas establecidas en el D.L. N° 3.500, en el presente Título y otras normativas legales y reglamentarias que les sean aplicables y contener al menos lo siguiente:

a) Criterios para la celebración de contratos para todo tipo de servicio.

b) Procedimientos para la evaluación de los riesgos de la subcontratación y de la conveniencia operativa de externalizar la función objeto del contrato.

c) Identificación de las funciones susceptibles de ser externalizadas por parte de la Administradora.

6. La evaluación de riesgos deberá considerar al menos el grado de importancia relativa del servicio a subcontratar en la Administradora, la concentración de servicios con un mismo proveedor y la participación de éste en la industria de AFP, calificación de los proveedores y de su propio nivel de riesgo.

7. Para el caso de los servicios críticos y específicos la Administradora o el proveedor del servicio deberá contar con planes de contingencia, así como con planes de recuperación de desastres, determinados en forma prudencial según el tamaño y complejidad del servicio, que permitan mantener la continuidad del servicio subcontratado y reestablecerlo en el menor tiempo posible. Ambos planes deben estar documentados, comunicados, probados y deben actualizarse con una frecuencia mínima de un año.

Si los planes de contingencia y recuperación de desastres son de responsabilidad del proveedor, para el cumplimiento de lo señalado en el párrafo anterior, la Administradora podrá requerir a aquel que certifique que dichos planes se encuentran documentados y probados.

8. Las Administradoras deberán establecer procedimientos para la selección y contratación de los proveedores de servicios. Asimismo deberán contar con procedimientos para el control y monitoreo permanente de los servicios contratados con el proveedor. Los procedimientos anteriormente señalados deberán estar documentados.

Cabe señalar que al menos para los servicios críticos y específicos, la Administradora deberá asegurar que tanto el proceso de selección de proveedores, como las condiciones contractuales, en caso que los servicios contratados se realicen con una empresa relacionada, cumplan con condiciones de mercado.

9. Las Administradoras podrán externalizar las funciones de comercialización, con excepción de la afiliación y traspaso. Si la Administradora subcontrata dichas funciones, deberá adoptar todas las medidas de control necesarias para asegurar la independencia y exclusividad del personal que deba cumplir esta función. Lo relativo a la independencia y exclusividad del personal no será aplicable en caso que se subcontrate la comercialización de la Cuenta de Ahorro Voluntario, Ahorro Previsional Voluntario y Ahorro Previsional Voluntario Colectivo.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 142, de fecha 27 de mayo de 2015.

10. Las dependencias para atención de público que la Administradora contrate con un tercero para realizar las funciones de comercialización, no podrán ser compartidas con la empresa subcontratada ni con las entidades del Grupo Empresarial al que ésta pertenece, debiendo cumplir con las mismas exigencias señaladas en el Título III del Libro V sobre Agencias y Centros de Servicios, Servicios por Internet y Publicidad de las Administradoras de Fondos de Pensiones.

11. Una o más Administradoras podrán subcontratar con una misma entidad las funciones a que se refiere el número 9 anterior, siempre y cuando esta entidad sólo entregue beneficios y servicios previsionales de aquellos regulados por el D.L. N° 3.500 y por la Ley N° 19.728 que establece un Seguro de Desempleo.

12. Las Administradoras deberán mantener un archivo actualizado de los proveedores de servicios con los cuales mantiene contratos vigentes, el cual debe contener a lo menos la información señalada en el Anexo de este Título. Este archivo deberá ser remitido a esta Superintendencia dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes.

13. Los gastos que se generen producto de la celebración de los contratos de externalización de servicios serán de cargo exclusivo de la Administradora, sin perjuicio de lo señalado en el inciso séptimo del artículo 45 bis, y en ningún caso podrán afectar a los Fondos de Pensiones, a las Cuentas Personales de los afiliados, ni a los empleadores. Sin embargo, tratándose de la cobranza judicial de cotizaciones y depósitos, los gastos que se ocasionen por concepto de costas personales y procesales, se pagarán por los valores y en la forma que se establezca mediante resoluciones ejecutoriadas que se dicten en las respectivas causas.

14. Cuando el objeto del contrato sea un servicio crítico se deberá incluir una cláusula en el contrato que le impida al prestador de servicios a su vez subcontratar con un tercero la totalidad del servicio objeto del contrato.

15. La Administradora deberá asegurar que las estipulaciones que contengan los contratos cumplan con lo establecido en el D.L. N° 3.500, las normas del presente Título, otras normas emitidas por esta Superintendencia y demás normas legales y reglamentarias.

16. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso 11 del artículo 23 del D.L. N° 3.500, las Administradoras cuyo patrimonio sea igual o superior a veinte mil Unidades de Fomento, podrán prestar servicios a otra Administradora en el cumplimiento de las funciones que taxativamente se establecen respecto de la gestión de los Fondos de Pensiones y que son las siguientes:

a) La recepción de las declaraciones y recaudación de las cotizaciones, depósitos y aportes.

b) Administración de cuentas personales a que se refiere la letra a) del número 1 del capítulo V, siguiente.

La prestación de servicios entre Administradoras, deberá garantizar la correcta administración de la información y confidencialidad de la misma.

17. Las Administradoras podrán celebrar contratos para la recepción de las declaraciones y la recaudación de las cotizaciones, depósitos y aportes, con entidades bancarias, Cajas de Compensación de Asignación Familiar o con otras entidades especializadas previa autorización de esta Superintendencia, teniendo por finalidad mejorar la atención y facilitar la declaración y la recaudación de las cotizaciones y depósitos a los empleadores, en especial en aquellas localidades en que la Administradora no tenga oficinas.

18. No se regirán por las normas del presente Título los servicios de custodia de valores a que se refiere el inciso 1° del artículo 44 del D.L. N° 3.500 y el Seguro de Invalidez y Sobrevivencia a que se refiere el artículo 59 del D.L. N° 3.500.