Libro IV, Título XIII, Letra A Estados Financieros del Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional
Capítulo III. Memoria Anual del Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional
1. Normas generales
La memoria anual debe ser confeccionada por el Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional (AFAPP) bajo la exclusiva responsabilidad de su Consejo Directivo. La memoria deberá ser aprobada por dicho Consejo, debiendo dejarse constancia de sus deliberaciones y acuerdos en las actas respectivas.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 50 de la ley N°21.735 y en el N°7 del párrafo II, del Título XIX del Libro V del Compendio de Normas del Sistema de Pensiones, dentro del primer cuatrimestre de cada año, el administrador del Fondo deberá publicar en su sitio electrónico una memoria que describa el trabajo efectuado en el año inmediatamente anterior, incluyendo, entre otras materias, un reporte detallado sobre el cumplimiento del plan de trabajo referido al año informado en la memoria y los indicadores de desempeño utilizados que permitan verificarlo. Adicionalmente deberá informar sobre los gastos en que incurrió el ente administrador y una evaluación de la gestión y acciones realizadas en el año calendario anterior.
Asimismo, la memoria anual deberá referirse a los estados e informes financieros del Administrador y del Fondo Autónomo de Protección Previsional (FAPP), al cierre del ejercicio que se informa y al cierre del año anterior.
La memoria deberá presentarse considerando un tamaño de letra y presentación que facilite su lectura y comprensión. Esta deberá permanecer disponible en su sitio electrónico por al menos 5 años consecutivos, en un formato electrónico que garantice su integridad.
En un plazo máximo de 3 días hábiles, contado desde su aprobación por el Consejo Directivo, la memoria anual deberá ser remitida a esta Superintendencia.
2. Contenido
El contenido de la memoria anual debe consignar a lo menos, lo siguiente:
a) Índice
Se debe presentar, como primera página, un índice de la información contenida en la memoria.
b) Indicación del ejercicio que se informa
Debe dejarse constancia en la memoria anual del número y fecha del acta del Consejo Directivo donde se acordó su aprobación y el nombre y apellido de los Consejeros que concurrieron al acuerdo, así como el año al que corresponde la memoria.
c) Identificación del Administrador
i. Identificación básica:
Nombre o razón social, domicilio legal, rol único tributario e indicación del tipo de organismo de que se trata.
ii. Documentos constitutivos:
Indicar la ley, decretos o documentos que fundan la constitución del organismo.
iii. Dirección:
Dirección(es) y teléfono(s) de la(s) oficina(s) del Administrador del Fondo, y correo electrónico para contactos.
d) Composición del Consejo Directivo
Se debe identificar a las personas que componen el Consejo Directivo del Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional, señalando para cada una de ellas: nombre, apellido paterno, apellido materno y cargo dentro del Consejo (si ostenta la calidad de presidente o vicepresidente, según corresponda).
Además, se deben registrar los cambios de mayor importancia que hayan ocurrido en la composición del Consejo Directivo durante el ejercicio a que se refiere la memoria.
e) Comités
Se debe identificar a los comités creados por el Consejo Directivo para tratar asuntos específicos conforme al artículo 46 de la ley N°21.735 e informar sus integrantes. Al menos se deberá informar el Comité de Inversiones y Solución de Conflictos de Intereses y el Comité Actuarial.
f) Administración y Personal
Descripción de la organización: descripción breve y esquemática de la organización de la entidad. Adicionalmente deberá informar lo siguiente:
i. Consejeros, director ejecutivo y directores técnicos, su identificación incluyendo al menos, nombres, apellidos, profesión y cargo que desempeñan en la entidad.
Además, debe informarse sobre todos los cambios que se han producido en los cargos de director ejecutivo y directores técnicos.
ii. Personal: indicar el número de trabajadores dependientes incluyendo los trabajadores a honorarios que tiene la entidad a la fecha de cierre del ejercicio, separado entre:
- Director ejecutivo y directores técnicos
- Profesionales y técnicos; y
- Demás trabajadores
g) Remuneraciones
i. Deberá informarse toda dieta percibida por cada Consejero en el ejercicio, así como cualquier otro monto recibido que hubiere sido financiado por el Fondo Autónomo de Protección Previsional, individualizándolo.
La presentación debe realizarse en forma comparativa respecto del ejercicio anterior. La información deberá entregarse en detalle, de tal forma que pueda identificarse claramente para cada Consejero el monto de las dietas y otros montos percibidos.
ii. Por otra parte, se deben informar las remuneraciones brutas totales percibida por el director ejecutivo y directores técnicos del Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional. Deberá señalarse además que un mayor detalle de las remuneraciones puede ser consultado en el sitio web del AFAPP, en la sección correspondiente a transparencia activa.
iii. Se deben informar además las indemnizaciones indicadas en los artículos 161, 162 y 163 del Código del Trabajo percibidas por quienes hubieren desempeñado el cargo de director ejecutivo o directores técnicos, con arreglo a lo dispuesto en el inciso final del artículo 57 de la ley N° 21.735 y la normativa interna de funcionamiento del AFAPP que regula esta materia.
h) Actividades del Administrador
i. Información histórica del Administrador: descripción breve de la historia del Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional (AFAPP), desde sus inicios hasta la fecha, indicando el marco legal que dio origen a la entidad y sus principales hitos institucionales. Se deberá señalar su objetivo, funciones y atribuciones, así como los cambios relevantes que hayan ocurrido, tales como: modificaciones legales o reglamentarias, ampliación o ajuste de competencias, incorporación de nuevas funciones o eliminación de ellas.
ii. Descripción del ámbito institucional: Descripción del entorno institucional y regulatorio en el que se desarrolla sus actividades, considerando su rol en el sistema de pensiones chileno. Se deberá incluir información general sobre:
- El marco normativo aplicable.
- La relación con otras entidades públicas y privadas vinculadas a la seguridad social, al sistema de pensiones y sector financiero.
- El ámbito de operación del Fondo Autónomo de Protección Previsional y las tendencias o cambios relevantes que hayan influido en su gestión.
iii. Descripción de las actividades y funciones del Administrador: Información básica y clara respecto de las actividades y funciones que desarrolla actualmente el Administrador, ya sea de manera directa o a través de terceros individualizando a cada una de ellas. Esta información deberá presentarse de forma tal, que el público en general pueda formarse una idea clara respecto de este tema, por lo que deberá incluir una descripción breve de las actividades.
Al efectuar la descripción referida, deben tenerse en cuenta, a lo menos, los temas señalados a continuación, en la medida que sean aplicables, debiendo referirse a ellos sólo cuando aquella información se considere esencial o importante para entender las actividades de la entidad:
- Cantidad de personas incorporadas al Seguro Social y cotizantes: deberá señalarse el número de trabajadores incorporados al Seguro Social a la fecha de cierre de los estados financieros. Asimismo, deberá consignarse el número de trabajadores y empleadores que cotizaron al menos una vez durante el período informado de la memoria.
- Beneficios pagados y prestaciones del Seguro Social: información sobre los tipos de beneficios administrados, incluyendo sus montos y cantidad de beneficiarios que se encontraban recibiendo por cada tipo de beneficio al cierre del ejercicio. Respecto del seguro de invalidez y sobrevivencia (SIS) deberá informar las primas pagadas durante el ejercicio y las personas cubiertas.
- Proveedores: principales proveedores de bienes y servicios contratados, indicando su relación con las actividades de la entidad.
- Propiedades: principales inmuebles, pertenencias y otros de similar naturaleza que tenga el Administrador, indicando título de tenencia o dominio, así como su uso y relación con las actividades.
- Equipos, muebles y útiles: principales activos de este rubro que el Administrador posea, indicando su estado y títulos de tenencia o dominio.
- Seguros contratados: principales bienes del Administrador que se encuentran asegurados, compañías con las cuales se han contratado los seguros y riesgos cubiertos por ellos.
- Contratos relevantes: descripción de contratos de mayor importancia vinculados a la operación o gestión del Fondo.
- Marcas y patentes: en caso de existir, detallar marcas, patentes, concesiones u otras modalidades de utilización de patentes o marcas, y las características principales de ellas como período de duración, condiciones, etc.
- Estadística de atención ciudadana: información agregada y cifras globales de atención directa e indirecta de afiliados al Sistema de Pensiones, tales como número de personas que fueron atendidas según canal, número de personas que ingresaron al sitio web del AFAPP, respuestas a requerimientos por ley de transparencia, etc.
i) Factores de riesgo
Descripción de los principales factores de riesgo propios de la actividad que, a juicio del Administrador, afecten al Fondo o al Administrador.
j) Política de inversiones y de solución de conflictos de intereses del Fondo
Informar sobre los principales aspectos abordados en la política de inversiones y de solución de conflictos de intereses del Fondo Autónomo de Protección Previsional vigente, y en caso de existir, informar las actualizaciones más relevantes efectuadas durante el ejercicio a dicha política.
k) Información sobre la o las entidades que administran la cartera de inversiones del FAPP
Informar la o las entidades que administran la cartera de inversiones del FAPP, así como también los hechos más relevantes respecto de la gestión de las inversiones. Deberá informar sobre los gastos incurridos por el FAPP por este concepto.
l) Información sobre hechos relevantes
Debe incluirse un resumen de los hechos relevantes que sucedieron en la entidad o en el Fondo Autónomo de Protección Previsional durante el período anual, indicando los efectos que ellos han tenido o puedan tener en la marcha de la entidad o el Fondo.
Asimismo, debe incluirse información respecto de aquellos hechos relevantes que, aunque hayan ocurrido con anterioridad al período cubierto por la memoria, hayan tenido durante el ejercicio una influencia o efecto en el desenvolvimiento de la entidad, en el Fondo, en los estados financieros, o puedan tenerlo en los ejercicios futuros.
m) Informes financieros del Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional
Se deben presentar los estados financieros auditados del Administrador, para los dos últimos ejercicios anuales, que incluirán el balance general, estado de situación presupuestaria, estado de resultados, estados de flujo de efectivo, estados complementarios, notas explicativas a los estados financieros, dictamen de los auditores externos y cualquier otro estado financiero dispuesto por esta Superintendencia.
n) Gestión y gastos del Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional
La memoria anual deberá incluir el trabajo efectuado por esta entidad durante el año reportado, además deberá indicar sobre el cumplimiento del plan de trabajo del año reportado y los indicadores de desempeño utilizados para su verificación. Lo anterior tanto para el AFAPP como para el FAPP.
Por otra parte, el Administrador deberá indicar los gastos en que incurrió el ente administrador y el Fondo Autónomo de Protección Previsional.
o) Situación del Fondo Autónomo de Protección Previsional
La memoria anual debe reflejar fielmente la situación del Fondo Autónomo de Protección Previsional.
Para tal objeto, la memoria debe contener un capítulo independiente con información detallada sobre la evaluación integral del Fondo Autónomo de Protección Previsional, incluyendo un análisis de la sustentabilidad financiera del Fondo.
Adicionalmente, deberán incluirse los estados financieros auditados del Fondo Autónomo de Protección Previsional, además del Balance Económico del Fondo Autónomo de Protección Previsional, los cuales serán presentados de acuerdo con las normas que esta Superintendencia haya establecido al respecto.
p) Estudio actuarial del fondo
Considerando las disposiciones establecidas en la ley N°21.735 respecto del estudio actuarial deberá informar los aspectos más relevantes sobre la materia. Especialmente deberá informar sobre la sustentabilidad del fondo.
q) Declaración de responsabilidad
Debe incluirse una declaración jurada de responsabilidad respecto de la veracidad de toda la información incorporada en la memoria anual. Dicha declaración debe ser suscrita por todos los Consejeros y por el director ejecutivo o por quien lo subrogue.
Luego del texto de la declaración, deberán registrarse el nombre de los declarantes, sus cargos e incorporarse sus respectivas firmas electrónicas.