Libro II, Título IX, Letra B Cobranza judicial de cotizaciones previsionales
Capítulo XIII. Normas para la Licitación del Sistema Único de Cobranza
1. Las Administradoras de Fondos de Pensiones deberán efectuar una licitación pública para adjudicar el servicio de cobranza, debiendo al menos, contemplar los sistemas tecnológicos y las labores de cobranza judicial. Las bases de licitación deberán contar con la aprobación de todas las Administradoras de Fondos de Pensiones y del Instituto de Previsión Social.
2. El servicio de cobranza deberá contratarse con una o más entidades legalmente constituidas en Chile, que cumplan con los requisitos y exigencias establecidas en las Bases de Licitación y con la regulación respectiva.
3. El proceso de licitación se regirá por lo establecido en el D.L. N° 3.500, de 1980, las normas que imparta la Superintendencia y las respectivas Bases de Licitación.
4. Las Administradoras de Fondos de Pensiones y el IPS serán responsables, en lo que corresponda, de que el proceso de licitación se efectúe adecuadamente y con la suficiente antelación para asegurar la continuidad en la gestión y operación del sistema.
5. La duración del período licitado no podrá ser inferior a 3 años ni superior a 10 años. Lo anterior, sin perjuicio del establecimiento de causales de término anticipado.
6. Los licitantes deberán difundir públicamente el llamado a licitación.
7. La licitación deberá considerar un plazo de al menos 30 días corridos para la presentación y apertura de las ofertas, contado desde el llamado a licitación.
8. Los licitantes deberán poner a disposición de las entidades interesadas toda la información necesaria para evaluar adecuadamente el servicio a proveer.
9. A más tardar con treinta días corridos de anticipación al llamado de licitación, los licitantes deberán enviar a la Superintendencia de Pensiones un borrador de las bases de licitación a que se refiere este capítulo para la fiscalización de su cumplimiento en el marco de esta norma.
10. Los licitantes deberán poner a disposición de las entidades interesadas que las soliciten, las Bases de Licitación del servicio de cobranza en forma gratuita.
11. Los licitantes deberán tomar todos los resguardos para asegurar la reserva respecto al número de ofertas presentadas y la identidad de los oferentes hasta la apertura de ofertas.
12. Las bases de licitación deberán contemplar requisitos tecnológicos, de equipos profesionales, de seguridad de la información, confidencialidad, entre otros.
13. La licitación pública, debe garantizar la competencia entre los oferentes bajo condiciones objetivas, transparentes y no discriminatorias.
14. Las bases de Licitación no podrán establecer exigencias que puedan discriminar arbitrariamente a los potenciales participantes o favorecer a alguno de ellos. Por ejemplo, solicitando especificaciones técnicas "a la medida" de productos tecnológicos concretos que en la práctica solo podrían cumplir oferentes específicos.
15. Las Bases de Licitación deben contemplar exigencias en al menos las materias que a continuación se indican:
a. El servicio de cobranza del Sistema Único de Cobranza de Cotizaciones debe asegurar la continuidad de la prestación en base a un estándar mínimo que acordarán las Administradoras de Fondos de Pensiones y el Instituto de Previsión Social, mediante un sistema de gestión de continuidad.
b. Existencia y funcionalidad de los sistemas de comunicaciones que permitan el intercambio o recepción de información según corresponda, debiendo requerir en forma permanente información a la Dirección del Trabajo (DT), al Servicio de Impuestos Internos (SII), al Fondo Nacional de Salud (FONASA), a las Instituciones de Salud Previsional (ISAPRE), a las mutualidades de empleadores y a cualquier otra entidad que recaude cotizaciones de seguridad social. Asimismo, el sistema debe interoperar con los sistemas o bases de datos de las Administradoras de Fondos de Pensiones, la Administradora de Fondos de Cesantía (AFC), Instituto de Previsión Social (IPS) y el Servicio de Tesorerías.
c. Mecanismos de información a las entidades partícipes en los procesos de cobranza de cotizaciones.
d. Para efectuar la cobranza prejudicial se deberá contar con bases de datos que contengan la información mínima necesaria para garantizar la trazabilidad, validación y ejecución del proceso de cobro prejudicial.
e. Sin perjuicio de las labores de cobranza prejudicial que la ley asigna al Servicio de Tesorerías, el servicio de cobranza deberá considerar cobertura nacional, a través de uno o más estudios jurídicos para la ejecución de la cobranza judicial.
f. A la entidad adjudicataria le serán aplicables las normas del artículo 23 del D.L. N° 3.500, de 1980, referidos a la subcontratación de servicios y el número 14 del artículo 47 de la ley N° 20.255. La entidad adjudicataria deberá cumplir con los mismos estándares de calidad exigidos a las Administradoras de Fondos de Pensiones. Deberá además cumplir con las normas de contratación de servicios definidas en el Título V del Libro V del Compendio de Normas del Sistema de Pensiones.
g. Las bases de licitación deberán contener la autorización expresa a las Administradoras de Fondos de Pensiones y al Instituto de Previsión Social para requerir la información necesaria para el correcto monitoreo del funcionamiento del sistema.
h. La entidad adjudicataria debe dar cumplimiento a la Ley N° 19.628 sobre Protección de datos personales.
i. Establecimiento expreso acerca de que el tratamiento de datos que efectúe la entidad adjudicataria debe circunscribirse exclusivamente a las actividades inherentes a la actividad licitada. Por lo tanto, los datos personales deben utilizarse sólo para los fines para los cuales hubieren sido recolectados, quedando prohibido compartirlos o transmitirlos total o parcialmente a terceros como asimismo utilizarlos con fines publicitarios relativos a la entidad adjudicataria.
j. Establecimiento expreso acerca de que la entidad que se adjudique la licitación quedará sujeta a la fiscalización de la Superintendencia de Pensiones, de acuerdo al artículo N° 94 número 22 del D.L. N° 3.500.
16. Las Bases de Licitación deberán contener al menos lo siguiente:
a. Objeto de la licitación;
b. Definición de los participantes;
c. Procedimiento y fecha para que los interesados puedan efectuar consultas sobre las Bases de Licitación;
d. Forma y plazo de presentación de las ofertas;
e. Plazo de apertura de las ofertas;
f. Estadísticas relevantes;
g. Duración del período licitado;
h. Criterio de adjudicación de los contratos;
i. Mecanismos de desempate;
j. Situaciones en que se declara desierta la licitación;
k. Cláusulas de término anticipado del contrato.
l. Mecanismos para asegurar la seriedad de las ofertas que presenten los interesados;
m. Mecanismos para garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del contrato, considerando las funciones y responsabilidades inherentes al servicio de cobranza, requiriendo, si corresponde, garantías de resguardo financiero;
n. Señalar, expresamente, que se debe dar cumplimiento a la legislación vigente y específicamente que deberá cumplir con las normas de contratación de servicios definidas en el Título V del Libro V del Compendio de Normas del Sistema de Pensiones y demás normas que correspondan; y
o. Otras disposiciones e informaciones que resulten necesarias para que el proceso de licitación se realice en forma transparente, competitiva y eficiente.