Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

Control de la recaudación

1. En materia de recaudación de cotizaciones obligatorias, cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, depósitos de ahorro previsional voluntario, cotizaciones de afiliados voluntarios, aportes de ahorro previsional voluntario colectivo, depósitos de ahorro voluntario y aportes de indemnización, las Administradoras deben ceñirse a las instrucciones y procedimientos establecidos en el presente Capítulo.

2. La Administradora siempre deberá mantener disponible para los empleadores, entidades pagadoras de subsidios, trabajadores independientes y afiliados voluntarios las instrucciones necesarias para el correcto pago o declaración y no pago de las cotizaciones, depósitos y aportes.

3. Para el pago de cotizaciones, depósitos y aportes las Administradoras deberán indicar a los empleadores que efectúen el pago en una misma operación, según corresponda, por todos sus trabajadores incorporados a una misma AFP, independiente del Fondo en que se registren sus cuentas personales. Asimismo, deberán indicarles que consideren en dichas operaciones a los afiliados que hubiesen seleccionado la AFP en que se encuentren incorporados como intermediaria para destinar el ahorro previsional voluntario, el ahorro previsional voluntario colectivo y las cotizaciones de afiliados voluntario, hacia otras AFP o Instituciones Autorizadas, según corresponda.

Para efectos de determinar las cotizaciones y aportes que deba efectuar el empleador en la respectiva Administradora durante el período de incapacidad laboral del trabajador, esto es, por los días del mes en que este se encuentre con licencia médica, se aplicarán las siguientes reglas:

a. Las cotizaciones y aportes se determinarán sobre la base de la última remuneración o renta imponible correspondiente al mes anterior a aquel en que se haya iniciado la licencia.

b. Si en el mes anterior al inicio de la licencia el trabajador hubiere percibido remuneración imponible solo por algunos días, debido a que en dicho período registró días con incapacidad laboral -originados por la misma u otra licencia- u otra circunstancia que haya impedido la prestación de servicios, la base imponible diaria se determinará dividiendo la remuneración imponible percibida en dicho mes por el número de días efectivamente trabajados.

c. La regla anterior no se aplicará en el caso de los trabajadores contratados por día. En este supuesto, la remuneración imponible mensual corresponderá a la suma de las remuneraciones percibidas por los días trabajados en el respectivo mes, la que, dividida por treinta, determinará la base imponible diaria.

d. Si la falta de días trabajados en el mes anterior obedece a que este corresponde al mes de inicio de la relación laboral, o si por otro motivo no es posible aplicar ninguna de las reglas anteriores, las cotizaciones y aportes se determinarán sobre la base de la remuneración imponible estipulada en el respectivo contrato de trabajo.

Por otra parte, respecto de los días del mes en que el trabajador prestó servicios, las cotizaciones y aportes se calcularán sobre la remuneración del mes, en proporción a los días efectivamente trabajados.

Las remuneraciones imponibles determinadas conforme a las reglas precedentes estarán afectas al límite máximo imponible para el respectivo mes.

Si, como resultado de la aplicación de las reglas anteriores, la suma de las remuneraciones imponibles consideradas para un mismo período excediere el límite máximo imponible establecido en el artículo 16 del decreto ley N° 3.500, de 1980, las cotizaciones y aportes deberán calcularse proporcionalmente respecto de dichas remuneraciones, en función de la participación relativa de cada una en la suma total.

4. La recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes que sea recepcionada por las Administradoras, incluyendo el traspaso de cotizaciones efectuadas por las instituciones del antiguo régimen previsional, con sus reajustes e intereses, cuando corresponda, deben ingresarse a las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo recaudador, a más tardar el día hábil siguiente de percibidos. Las cotizaciones, depósitos y aportes se entenderán pagados en la fecha en que sean recibidos por las entidades recaudadoras, de acuerdo a la fecha de recepción del pago.

Respecto de las cotizaciones enteradas en el Fondo recaudador un sábado, domingo o festivo, que para efecto de la generación de las respectivas cuotas en los Fondos de Pensiones se entenderán recibidas el día hábil siguiente a la fecha de la operación de pago en concordancia con la fecha del abono bancario asociado a dicha recaudación.

Por otra parte, las entidades que prestan el servicio de recaudación electrónica deberán poner a disposición de las Administradoras los formularios de pago de la recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes recibida a más tardar el día hábil siguiente de la fecha del abono bancario asociado a dicha recaudación.

5. Las Administradoras deben desarrollar mecanismos de control que permitan asociar a cada abono registrado en las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo recaudador a las respectivas cotizaciones, depósitos y aportes pagados. Los respaldos de los pagos de cotizaciones, depósitos y aportes efectuados a través de un medio que no sea electrónico, deberán encontrarse en el nivel central de las Administradoras en un plazo de 5 días hábiles, contados también desde la fecha de pago.

6. Diariamente deben contabilizarse en la cuenta Recaudación y canje del mes del Fondo recaudador los movimientos de ingreso informados en las cartolas de las cuentas corrientes bancarias de recaudación e inversiones nacionales. Se excluyen los ingresos asociados a las inversiones del Fondo recaudador.

7. Se define como documentación de respaldo de la recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes, a los formularios de pago que cuenten con el resumen y sus detalles, correspondientes a los depósitos registrados en las cartolas de las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo recaudador. Las Administradoras deben desarrollar mecanismos de control que permitan asociar a cada abono registrado en las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo recaudador las respectivas cotizaciones, depósitos y aportes que lo conforman. Para relacionar los formularios de pago de cotizaciones, depósitos y aportes con un determinado registro en la cartola bancaria, es indispensable que se disponga de la información del depósito o transferencia electrónica de fondos, según corresponda.

8. La Administradora deberá acreditar la recaudación recepcionada en las cuentas personales o registrarla en rezagos o en la cuenta de transferencias de ahorros destinados a otras entidades, según corresponda, en los plazos definidos en el presente Capítulo. Respecto de la recaudación recibida a través de un medio distinto a la modalidad Sistema de Pago Electrónico y a la modalidad Sistema Mixto, deberá estar acreditada dentro de un plazo de 8 días hábiles contado desde la fecha en que se recibió (Fecha de pago registrado en el formulario o en el comprobante de pago).

9. Las Administradoras deben disponer de procedimientos para registrar diariamente la recaudación recibida, a través de los distintos medios, y la documentación de respaldo asociada a ésta, con el objeto de dejar constancia en el nivel central y de llevar un debido control tanto de la recaudación recepcionada como de su documentación de respaldo.

10. Tratándose de entidades pagadoras de subsidios, los pagos y declaraciones y no pago de cotizaciones correspondientes a subsidios por incapacidad laboral devengados en distintos meses deberán efectuarse de manera separada por periodo de devengamiento.

11. Queda prohibido que las Administradoras devuelvan a los recaudadores aquella documentación que esté incompleta, debiendo por el contrario, realizar las gestiones necesarias para recuperar los antecedentes faltantes.

12. El resultado del proceso de control de la recaudación entregará las siguientes situaciones:

a) Abonos bancarios sin documentación de respaldo.

b) Abonos bancarios con documentación incompleta.

c) Abonos bancarios con documentación de respaldo.

13. La recaudación que se origine en documentación incompleta, que se detecte durante el proceso de revisión en el nivel central, debe contabilizarse inmediatamente en la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta del Fondo recaudador, sin esperar el último día del mes.

14. Cuando respecto de un abono bancario se hubiese recibido solo una parte de los formularios de pago, debe abonarse a la cuenta Recaudación clasificada del Fondo recaudador, el valor que represente el conjunto de formularios recibidas (siempre y cuando dispongan del resumen y sus detalles), y abonarse la diferencia a la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta del mismo Fondo, ya sea que la diferencia se encuentre parcial o totalmente sin documentación.

15. Los abonos bancarios respecto de los cuales solo se disponga de la información del depósito deberán contabilizarse en la subcuenta Recaudación por aclarar sin documentación del Fondo recaudador.

16. El registro en la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta de los abonos bancarios que se encuentren en alguna de las situaciones descritas en los números 13, 14 y 15 anteriores, deberá efectuarse mediante la emisión de un comprobante contable exclusivo para este tipo de transacciones, en el que conste individualmente cada uno de ellos. Alternativamente, estos abonos bancarios podrán detallarse en una nómina adjunta al respectivo comprobante contable.

17. En el comprobante contable o en la nómina de respaldo, según corresponda, que se emita por los abonos bancarios señalados en el número precedente, deberá dejarse constancia del agente recaudador, del banco, del número de la cuenta corriente y de la fecha, del número y del monto del comprobante de depósito. En caso de no disponerse de dicho comprobante, los tres últimos datos antes señalados deberán reemplazarse, por la fecha y el valor del abono bancario. Cada una de estas partidas deberá figurar individualmente en los registros auxiliares de la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta del Fondo recaudador, haciendo referencia al comprobante contable que dio origen a su contabilización.

18. A medida que se aclaren las partidas que conforman el saldo de las subcuentas de la cuenta Recaudación por aclarar del pasivo exigible del Fondo recaudador y se obtenga la correspondiente documentación de respaldo, la Administradora deberá procesar y contabilizar dicha recaudación en la cuenta Recaudación Clasificada del Fondo recaudador para su posterior traspaso a los restantes Fondos de Pensiones.

19. Para el registro de los cargos en las subcuentas de la cuenta Recaudación por aclarar del Fondo recaudador, la Administradora debe ceñirse a lo establecido en los números 16 y 17 anteriores, dejando constancia en el comprobante contable o nómina de respaldo, según corresponda, del agente recaudador, del banco, del número de la cuenta corriente y la fecha, número y monto del depósito.

20. El uso de la cuenta Diferencias por aclarar no debe confundirse con el de la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta, ya que la primera solo está destinada a contabilizar aquellas diferencias positivas que se produzcan entre el monto efectivamente pagado y el total a pagar registrado en el resumen del formulario de pago, siempre que exista certeza de que dicha diferencia obedece a un error originado al materializar el pago y se descarte que sea producto de la falta de uno o más formularios de pago. En este último caso, el monto deberá contabilizarse en la segunda cuenta mencionada. En el evento de que no sea posible determinar la causa que origina la diferencia, deberá utilizarse la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta del Fondo recaudador.

21. Cuando la recaudación cuente con toda su documentación de respaldo y se produzcan diferencias positivas y éstas sean contabilizadas en la cuenta Diferencias por aclarar, dicha recaudación debe seguir su curso normal de acuerdo a la secuencia establecida en el presente Título.

22. La recaudación que al último día hábil de cada mes permanezca como saldo de la subcuenta Recaudación del mes del Fondo recaudador por no contar con la documentación de respaldo, se debe traspasar ese mismo día a la subcuenta Recaudación por aclarar sin documentación del mismo Fondo de Pensiones. Esta contabilización se efectuará de acuerdo a lo definido en los números 16 y 17 anteriores.

23. Cuando la Administradora reciba formularios de pago de cotizaciones, depósitos y aportes sin su respectivo abono bancario, o con abonos bancarios parciales, deberá financiar los montos faltantes a más tardar el día hábil subsiguiente a aquel en que se detecte la irregularidad.

24. Para la recaudación que cuente con su documentación de respaldo, esto es, depósitos bancarios y los respectivos formularios de pago con el resumen y sus detalles, la Administradora, dentro del plazo definido en el número 8 anterior, deberá realizar la cuadratura entre los resúmenes y sus detalles de acuerdo con lo siguiente:

a) La Administradora deberá sumar las cotizaciones, depósitos y aportes de cada línea con la pertinente distribución de los intereses y reajustes, obteniendo el gran total de las líneas de detalle. La suma así obtenida deberá restarse del total registrado en el recuadro Total a pagar Fondo del resumen, con el objeto de establecer cualquier diferencia. Si en alguna línea de detalle se hubiesen excedido los porcentajes legales de cotización, depósitos y aportes, el exceso se considerará en la suma total del formulario de pago.

b) Si existiera diferencia positiva o negativa igual o inferior a 0,15 UF, -en valores absolutos-, esta se considerará descuadratura menor positiva o negativa y se contabilizará en la cuenta de pasivo exigible del Fondo recaudador denominada Descuadraturas menores en planillas de recaudación.

c) La cuenta Descuadraturas menores en planillas de recaudación deberá saldarse mensualmente, compensando las descuadraturas menores positivas con las negativas. El saldo contable y su registro auxiliar solo podrán tener saldo positivo o igual a cero. En los meses en que la suma del saldo del mes anterior más las descuadraturas menores positivas del mes sea menor que el total de las descuadraturas menores negativas de ese mes, la Administradora deberá financiar a valor nominal el saldo deudor de esta cuenta a más tardar el día hábil siguiente al término del proceso de actualización del patrimonio del Fondo recaudador. Si la Administradora, durante el mes efectúa acreditaciones parciales en el patrimonio del Fondo recaudador y, como resultado, esta cuenta presenta un saldo deudor, deberá financiar inmediatamente dicho valor, de manera tal que siempre el saldo contable sea siempre igual a cero o sea acreedor.

d) Las diferencias positivas superiores a 0,15 UF se contabilizarán en forma separada de la recaudación que originó dichas diferencias en la cuenta Recaudación clasificada del Fondo recaudador. Simultáneamente, cuando se contabilicen en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación, se traspasarán a la cuenta de patrimonio del Fondo recaudador denominada Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios.

e) Las diferencias negativas superiores a 0,15 UF que no sean financiadas por la Administradora, deberán prorratearse entre el total de líneas de detalle del respectivo formulario de pago, antes de su clasificación. Si la Administradora opta por financiar estas descuadraturas, dicho valor nominal deberá ingresarse al Fondo recaudador y clasificarse simultáneamente con la recaudación que dio origen a dicho financiamiento. La Administradora podrá proceder a su recuperación mediante el cobro de estos valores impagos a los empleadores y entidades pagadoras de subsidios.

f) El prorrateo de las diferencias negativas superiores a 0,15 UF deberá efectuarse deduciendo de las cotizaciones obligatorias hasta el monto total de estas, si fuere necesario, rebajando cada cotización en la proporción que esta tenga respecto del subtotal obtenido para dichas cotizaciones. Si no alcanzare a absorberse la diferencia de este modo, se seguirá con los depósitos de ahorro voluntario, en ese orden, hasta absorberla, usando el subtotal pertinente para calcular la proporción.

En el caso de las cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos y aportes de indemnización, se aplicará el mismo procedimiento, deduciéndose la diferencia a partir de las cotizaciones voluntarias, absorbiendo la diferencia en el orden antes señalado y usando el subtotal pertinente para el cálculo de la proporción.

Tratándose de aportes de ahorro previsional voluntario colectivo de cargo del empleador, aportes de ahorro previsional voluntario colectivo de cargo del trabajador y cotizaciones de afiliados voluntarios, deberá aplicarse el procedimiento antes indicado a partir de los aportes de ahorro previsional voluntario colectivo de cargo del empleador. Respecto de los valores deducidos de las cotizaciones, depósitos y aportes, la Administradora deberá iniciar las acciones de cobranza tendientes a su recuperación.

g) Para efectos de determinar mensualmente el valor correspondiente al límite de las 0,15 UF, deberá considerarse el valor de esta unidad al último día del mes precedente a la actualización del patrimonio de los Fondos de Pensiones.

25. Como resultado del proceso de cuadratura entre los resúmenes y los correspondientes detalles, la Administradora debe obtener las líneas de detalle a nivel de cada trabajador con la información de las cotizaciones obligatorias de capitalización, las cotizaciones voluntarias, los depósitos convenidos, los depósitos de ahorro voluntario, los aportes de ahorro previsional voluntario colectivo de cargo del trabajador y del empleador, las cotizaciones de afiliados voluntarios y los aportes de indemnización efectivamente pagados, con la correspondiente distribución de los reajustes e intereses, si los hubiere, deducido el monto de un eventual prorrateo que fuere necesario realizar y determinado los pagos en exceso. Una vez finalizado este proceso, la Administradora debe efectuar el traspaso de la recaudación desde la subcuenta Recaudación del mes hacia la cuenta Recaudación clasificada del Fondo recaudador.

26. El mismo día de efectuado el asiento destinado a contabilizar la recaudación en la cuenta Recaudación clasificada del Fondo recaudador, la Administradora, mediante un proceso que esta defina, y considerando la información del Registro de Afiliados y de Transferencias de Ahorro Previsional y de Cotizaciones de Afiliados Voluntarios, deberá determinar los montos de las cotizaciones que correspondan a cada Fondo de Pensiones. Determinados dichos montos, el mismo día la Administradora deberá traspasar, desde el Fondo recaudador, tales cotizaciones a los restantes Fondos de Pensiones, para lo cual se cargará la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de cotizaciones y depósitos, y se abonará la subcuenta Banco inversiones nacionales.

La recepción de las cotizaciones traspasadas en los restantes Fondos de Pensiones se efectuará cargando la subcuenta Banco inversiones nacionales con abono a la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de cotizaciones y depósitos.

Posteriormente, la Administradora deberá registrar, en los respectivos Fondos de Pensiones, otro asiento destinado a traspasar los recursos desde la cuenta de pasivo exigible Recaudación clasificada a la cuenta Recaudación en proceso de acreditación, y generar las cuotas correspondientes.

Para efectos de la generación de cuotas, los Fondos de Pensiones deberán ceñirse a lo siguiente:

a) Se deberá utilizar el valor cuota de cierre del día hábil anteprecedente al de la fecha de recepción de la recaudación, conforme a lo definido en el número 4 anterior, a toda la recaudación correspondiente a cotizaciones, depósitos aportes efectuada por los empleadores, entidades pagadoras de subsidio y la Tesorería General de la República, esta última respecto de las cotizaciones de los trabajadores independientes que pagaron en el proceso anual de declaración de impuesto a la renta. También, se utilizará el referido valor cuota para los pagos de cotizaciones obligatorias que efectúen voluntariamente los trabajadores independientes y los afiliados voluntarios.

b) Se deberá utilizar el valor cuota de cierre del segundo día hábil posterior al de la fecha de recepción de la recaudación, conforme a lo definido en el número 4 anterior, a toda la recaudación correspondiente a ahorros voluntarios que efectúen directamente los trabajadores dependientes, los trabajadores independientes y los afiliados voluntarios. Además, es aplicará el referido valor cuotas a la recaudación de ahorros voluntarios efectuada por los trabajadores independientes y los afiliados voluntarios conjuntamente con sus cotizaciones obligatorias.

La generación de las cuotas por concepto de recaudación deberá efectuarse a nivel de cada línea de detalle y separadamente por cada cotización, depósito y aporte registrados en ella, de acuerdo con los criterios establecidos en el Capítulo VI de la Letra A del presente Título.

Los asientos correspondientes a las restantes cuentas del patrimonio en cada Fondo de Pensiones deberán efectuarse en forma simultánea a la generación de las cuotas. Con todo, la generación de las cuotas en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación de cada Fondo de Pensiones y el traspaso a las restantes cuentas de patrimonio solo podrán efectuarse a contar del día hábil siguiente a la fecha de recibido los recursos correspondientes a la recaudación a que se refiere la letra a) anterior. Respecto de la recaudación citada en la letra b) anterior, la generación de las cuotas en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación de cada Fondo de Pensiones y el traspaso a las restantes cuentas de patrimonio solo podrán efectuarse a contar del día cuarto día hábil posterior a la fecha de recepción de los recursos.

Las Administradoras deberán aplicar las instrucciones referidas a la generación de cuotas establecidas en el presente número a toda recaudación o transferencia regulada en este Capítulo que sea recibida por los Fondos de Pensiones, cualquiera sea su origen. Lo anterior, salvo que exista una instrucción específica en otro sentido.

27. Simultáneamente con la determinación de los recursos a traspasar correspondiente a las cotizaciones, depósitos y aportes a los restantes Fondos de Pensiones, la Administradora deberá determinar los recursos que deban registrarse en la cuenta Ahorros voluntarios destinados a otras entidades del Fondo recaudador, para lo cual deberá ceñirse a las instrucciones establecidas en el Capítulo VI de la Letra A del presente Título.

28. En ningún caso la contabilización de la recaudación en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación podrá efectuarse después de su imputación en los auxiliares de las cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones y en base a las cifras que se obtengan en dicho proceso.

29. Después de cada acreditación en los auxiliares de las cuentas personales, de rezagos o de la cuenta Ahorros voluntarios destinados a otras entidades del patrimonio de los respectivos Fondos de Pensiones y antes de contabilizar en las correspondientes cuentas patrimoniales debe verificarse que el monto total acreditado en los auxiliares coincide con el abono registrado en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación de cada Fondo. Solo una vez realizada esta cuadratura, debe registrarse el asiento para traspasar la recaudación contabilizada en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación hacia las cuentas patrimoniales señaladas anteriormente. En la eventualidad de que se detecten diferencias, estas deben corresponder a las aproximaciones de decimales cuyo tratamiento se define en los Capítulos V y VI de la Letra A del Título VII del Libro IV.

30. Las Administradoras deben ejecutar el proceso de control y contabilización de la recaudación con el objeto de conciliar los montos pagados, la documentación de respaldo recibida, la distribución de la recaudación a los Fondos de Pensiones respectivos y el resultado final obtenido en la actualización patrimonial de los Fondos.

31. Cada Administradora debe crear un registro denominado Control de recaudación mensual, que tendrá por objetivo controlar el flujo de la recaudación dispuesto en los números anteriores. La información mínima que contendrá este registro será la siguiente:

a. Los abonos bancarios registrados diariamente en las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo recaudador.

El resultado del proceso operacional:

i. Recaudación sin documentación.

ii. Recaudación con documentación incompleta.

iii. Recaudación con documentación de respaldo a nivel de afiliado.

b. Resultado de la recaudación distribuida entre los distintos Fondos de Pensiones.

c. Resultado del proceso de actualización patrimonial efectuado al último día hábil del mes, considerando la distribución de la recaudación a nivel de patrimonio de cada uno de los Fondos de Pensiones.

d. Totales de control y cuadratura de la recaudación recibida en el mes entre las letras a), c) y d) anteriores.

32. El resultado final del proceso de recaudación debe permitir que, al término de la actualización patrimonial de los Fondos de Pensiones, exista un debido balance y control entre la recaudación recibida, su distribución entre los Fondos de Pensiones y el destino de ella en las distintas cuentas contables y registros auxiliares del pasivo exigible y patrimonio. Entre estos tres elementos debe existir una cuadratura al 100%.

33. El día 20 de cada mes o hábil siguiente, las Administradoras deben emitir un informe resumido del control de la recaudación del mes anterior, considerando los montos y conceptos citados en los números 31 y 32 anteriores, el que debe ser aprobado por el Contralor de los Registros Auxiliares con el registro de su firma y estar a disposición de esta Superintendencia.

34. La recaudación recibida por concepto de bonificación fiscal por cotizaciones voluntarias, bonificación fiscal por ahorro previsional voluntario colectivo, subsidio fiscal a trabajadores jóvenes y bonificación fiscal por hijo nacido vivo deberá ingresar directamente a las cuentas corrientes bancarias de inversión nacional del Fondo recaudador. Dichos recursos, para efectos de su control y contabilización, quedarán afectos, en lo que corresponda, a las instrucciones establecidas en el presente Capítulo para el control y registro de la recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes.

Una vez concluidos los procesos de control se deberá efectuar el traspaso de la recaudación desde la subcuenta Recaudación del mes hacia la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de bonificaciones y subsidios estatales del Fondo recaudador.

Simultáneamente, la Administradora deberá traspasar los recursos desde el Fondo recaudador a los restantes Fondos de Pensiones. En cada uno de ellos, deberá efectuar las contabilizaciones que procedan hasta su ingreso a la cuenta de patrimonio denominada Recaudación en proceso de acreditación, con la generación de las cuotas respectivas. Para estos efectos, se aplicará lo definido en la letra a) del número 26 anterior. La acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda, deberá efectuarse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de recepción de dichos recursos.

35. Tratándose de bonificación fiscal por hijo nacido vivo, si la afiliada se encuentra incorporada en la Administradora con su cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatoria cerrada, deberá reactivarla dentro del mismo plazo establecido para su acreditación.

Recaudación electrónica

36. Las Administradoras que ofrezcan el servicio de recaudación electrónica por Internet deben ceñirse a las instrucciones establecidas en la Letra B del Título VIII del Libro II. Lo establecido en el presente Capítulo sobre el control de la recaudación también se aplicará en lo que sea pertinente a la recaudación efectuada a través de medios electrónicos, la que debe ceñirse a los procesos y secuencia contable definida anteriormente.

37. La recaudación, a que se refiere la letra a) del número 26 anterior, recibida por Internet en la modalidad Sistema pago Electrónico y Sistema Mixto, deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales o ingresarse a rezago, según corresponda, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de recepción de los recursos. Por su parte, la recaudación, a que se refiere la letra b) del número 26 anterior, deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales o ingresarse a rezago, según corresponda, dentro de un plazo de seis días hábiles contados desde la fecha de recepción de los recursos. En ambos casos la fecha de recepción corresponderá a la definida en el número 4 anterior.

Recaudación de pagos voluntarios de cotizaciones de afiliado independiente

38. Los afiliados independientes a que se refieren los incisos tercero y cuarto del artículo 90 y el inciso cuarto del artículo 92 del D.L. N° 3.500, de 1980, podrán enterar voluntariamente cotizaciones obligatorias mediante pagos mensuales, por una o más rentas mensuales. Para estos efectos, la Administradora deberá incorporar en el respectivo formulario de pago un campo destinado al registro del número de rentas mensuales correspondientes a la cotización enterada. La renta mensual sobre la cual se efectúen dichas cotizaciones no podrá ser inferior a un ingreso mínimo mensual vigente en el mes anterior al del pago.

Asimismo, los afiliados independientes a que se refiere el párrafo anterior podrán enterar voluntariamente la cotización establecida en el artículo 19 de la ley N° 21.735. De igual forma, los afiliados independientes obligados a que se refiere el inciso primero del artículo 92 del D.L. N° 3.500, de 1980, podrán enterar mensualmente, de manera voluntaria, la cotización establecida en el artículo 15 de la ley N° 21.735.

Sin perjuicio de lo anterior, los afiliados independientes podrán efectuar únicamente la cotización del seguro de invalidez y sobrevivencia del artículo 59 del D.L. N° 3.500, de 1980, en el FAPP, conjuntamente con la cotización obligatoria de capitalización y aquella destinada al financiamiento de la Administradora, en la respectiva AFP, esto último conforme a lo dispuesto en su artículo 92 J.

La recaudación correspondiente a las cotizaciones del Seguro Social Previsional, incluida la cotización destinada al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia por parte de los trabajadores independientes, será efectuada por el IPS y enterada en el FAPP. Por su parte, la recaudación de las cotizaciones destinadas a la cuenta de capitalización individual y al financiamiento de la Administradora será realizada por esta última.

39. La recaudación recibida por concepto de cotizaciones previsionales efectuadas por los afiliados independientes deberá ingresarse a las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo recaudador, a más tardar el día hábil siguiente al de su percepción. Dichos recursos quedarán afectos, en lo que corresponda, a las instrucciones establecidas en el presente Capítulo para su control.

Concluidos los procesos de control, la Administradora deberá efectuar las contabilizaciones que procedan hasta el traspaso de la recaudación a la cuenta de pasivo exigible Recaudación clasificada y, simultáneamente, transferir los recursos desde el Fondo recaudador a los restantes Fondos de Pensiones.

Posteriormente, la Administradora deberá efectuar, en cada Fondo de Pensiones, las correspondientes contabilizaciones para registrar el ingreso de los recursos a su patrimonio, procediendo a su acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda.

40. Los trabajadores independientes que coticen voluntariamente deberán enterar las cotizaciones correspondientes a las rentas imponibles que mensualmente declaren hasta el último día del mes calendario siguiente a aquel en que se devengaron dichas rentas. Si una Administradora recibiere cotizaciones enteradas fuera de plazo, se deberán acreditar como exceso de cotización obligatoria de capitalización en la respectiva cuenta personal, mediante un solo movimiento y con un código especial que lo identifique. La Administradora no podrá efectuar cobro de comisiones respecto de estas cotizaciones.

Recaudación por transferencias desde la Tesorería General de la República

41. La recaudación recibida por concepto de cotizaciones obligatorias de afiliados independientes desde la Tesorería General de la República deberá ingresar directamente a las cuentas corrientes bancarias de inversión nacional del Fondo recaudador. Dichos recursos quedarán afectos, en lo que corresponda, a las instrucciones establecidas en el presente Capítulo para su control.

Una vez concluidos los procesos de control, la Administradora deberá efectuar el traspaso de la recaudación desde la subcuenta Recaudación del mes hacia la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de cotizaciones y depósitos del Fondo recaudador.

Posteriormente, mediante un proceso definido por la Administradora, deberán determinarse los montos de las referidas cotizaciones que correspondan a cada Fondo de Pensiones. Determinados dichos montos, el mismo día la Administradora deberá traspasar, desde el Fondo recaudador, tales cotizaciones a los restantes Fondos de Pensiones, para lo cual se cargará la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de cotizaciones y depósitos, y se abonará la subcuenta Banco inversiones nacionales.

La recepción de las cotizaciones traspasadas en los restantes Fondos de Pensiones se efectuará cargando la subcuenta Banco inversiones nacionales con abono a la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de cotizaciones y depósitos.

A continuación, la Administradora deberá efectuar, en cada Fondo de Pensiones, las contabilizaciones que procedan hasta el ingreso de los recursos al patrimonio del respectivo Fondo, con la generación de las cuotas correspondientes. Para estos efectos, se deberá aplicar lo definido en la letra a) del número 26 anterior en cada Fondo, debiendo efectuarse su acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de recepción de los recursos.

42. La recaudación recibida desde la Tesorería General de la República por concepto de cotizaciones de afiliados independientes no incorporados en el Registro de Afiliados de la respectiva Administradora, que no hubieren podido ser traspasadas a los restantes Fondos de Pensiones, deberá imputarse en el registro auxiliar de la cuenta de patrimonio del Fondo recaudador denominada Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios, como un solo movimiento por el total de pesos y cuotas registrados en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación.

Posteriormente, dichos rezagos deberán ser transferidos a la Administradora en que el trabajador independiente se encuentre afiliado. Asimismo, la Administradora deberá remitir la última información vigente enviada por la Tesorería General de la República a las AFP respecto de las cotizaciones transferidas, con los datos y en el formato recibido, debiendo dejarse constancia del envío de dicha información.

Lo dispuesto precedentemente también será aplicable cuando la Tesorería General de la República remita información producto de un recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos y el afiliado independiente se hubiere traspasado a otra Administradora.

43. Cuando, producto de un recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos, las cotizaciones obligatorias de afiliados independientes abonadas en su oportunidad resulten superiores al monto determinado en dicho recálculo, y la diferencia sea superior a 0,15 UF, la Administradora deberá acreditar dicha diferencia en la cuenta personal como exceso de cotización obligatoria de capitalización, mediante un movimiento separado. Para estos efectos, dentro del plazo de 10 días hábiles contado desde la notificación de los nuevos montos resultantes del recálculo, la Administradora deberá efectuar los ajustes que procedan a valor nominal, rebajando, en el mismo acto, de las cotizaciones abonadas en la cuenta individual, el monto en pesos correspondiente a la diferencia señalada.

El valor cuota de cierre aplicable en el ajuste corresponderá al mismo valor cuota utilizado al momento del abono de la respectiva cotización que se rebaja. El nuevo abono que se genere por concepto de exceso de cotización deberá registrarse con un código especial de movimiento que lo identifique.

Asimismo, la Administradora deberá efectuar, a valor nominal, la devolución de la comisión destinada a su financiamiento correspondiente al monto determinado como exceso de cotización, la que deberá abonarse juntamente con dicho exceso, como un solo movimiento.

Para efectos de determinar el valor correspondiente al límite de 0,15 UF, deberá considerarse el valor de esta unidad al último día del mes precedente a la fecha en que se informe el nuevo monto de cotizaciones obligatorias que da origen al exceso.

Dentro del mismo plazo señalado en el primer párrafo de este número, la Administradora deberá reprocesar la información de las cotizaciones transferidas por la Tesorería General de la República producto del recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos, así como la cotización destinada al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia transferida por el AFAPP, con cargo al FAPP, con el objeto de efectuar los ajustes que procedan en la cuenta personal.

Si, como resultado de lo anterior, se hubieren determinado pagos en exceso de prima del seguro de invalidez y sobrevivencia para algunos periodos acreditados en su oportunidad, dichos excesos deberán sumarse a la referida cotización solo si es menor o igual al monto de 0,03 UF. Si el exceso es superior al monto de 0,03 UF, se deberá registrar en rezagos, informarse a su valor nominal al IPS y depositarse en las cuentas corrientes del FAPP como exceso de cotización. La Administradora deberá efectuar los ajustes que procedan de manera tal que la cuenta personal registre por concepto de cotización destinada al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia el nuevo monto determinado producto del recálculo informado por el Servicio de Impuestos Internos. Además, si corresponde, la referida cuenta deberá registrar la rebaja por exceso de cotización originada por el citado recálculo. Respecto de los pagos de la prima efectuados a las Compañías de Seguros de Vida que registraban exceso, este deberá rebajarse de los pagos futuros.

En caso de no ser posible efectuar tal rebaja, la Administradora deberá gestionar ante las respectivas Compañías de Seguros de Vida la devolución de los montos pagados en exceso por concepto de prima. Una vez materializada la devolución, dichos montos deberán registrarse en rezagos y ser informados posteriormente, a su valor nominal, al IPS, debiendo además depositarse en las cuentas corrientes del FAPP como exceso de cotización.

Recaudación de los pagos directos

44. Los afiliados independientes obligados a efectuar el pago del saldo neto por cotizar positivo informado por el Servicio de Impuestos Internos, deberán enterar dicho monto mediante un pago directo en la respectiva Administradora donde se encuentren incorporados. El plazo para enterar el pago directo será hasta el último día hábil del mes de junio del año en que se declararon las rentas que sirvieron de base para la determinación del saldo neto por cotizar positivo. Para lo anterior, la Administradora deberá poner a disposición de estos trabajadores independientes el respectivo formulario de pago, en la cual dichos trabajadores deberán ingresar, entre otros datos, el año tributario en el cual se generó el respectivo saldo neto por cotizar positivo pendiente de pago. En caso de que no se consigne el referido año tributario o el dato informado no corresponda a aquel registrado en los sistemas de información de la Administradora, ésta imputará el pago a la deuda más antigua que mantenga el trabajador independiente.

La entidad recaudadora deberá verificar que el pago del saldo neto por cotizar positivo efectuado fuera del plazo establecido en el inciso anterior, contengan el monto de los respectivos intereses y reajustes, según corresponda, hasta la fecha de su pago. Los reajustes deberán ser determinados de acuerdo a lo dispuesto en el número 47 siguiente.

45. La Administradora, una vez tomado conocimiento del saldo neto por cotizar positivo, deberá comunicarlo por escrito al afiliado independiente, dentro de los 5 días hábiles siguientes de recibida la información desde el Servicio de Impuestos Internos, mediante correo electrónico, correo postal u otro medio que estime conveniente y que permita dejar constancia de la recepción de la comunicación, debiendo conservar copia de la documentación que acredite su cumplimiento. En dicha comunicación deberá informar a lo menos el monto en pesos del saldo por cotizar, el plazo que dispone para su pago, la forma de efectuarlo y las eventuales consecuencias por el no pago del saldo por cotizar.

46. La recaudación recibida por concepto de cotizaciones obligatorias de afiliados independientes mediante pagos directos deberá ingresarse a las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo recaudador, a más tardar el día hábil siguiente al de su percepción.

Dichos recursos quedarán afectos, en lo que corresponda, a las instrucciones establecidas en el presente Capítulo para su control.

Una vez concluidos los procesos de control, la Administradora deberá efectuar las contabilizaciones que procedan y transferir, desde el Fondo recaudador a los restantes Fondos de Pensiones, los recursos que correspondan.

Posteriormente, la Administradora deberá efectuar, en cada Fondo de Pensiones, las contabilizaciones necesarias hasta el ingreso de los recursos a su patrimonio. La acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda, deberá efectuarse con un código especial de movimiento que los identifique.

47. De acuerdo a lo establecido en el artículo 92 G del D.L. N° 3.500, de 1980, los trabajadores independientes a que se refiere el artículo 89 del citado decreto ley, que adeuden cotizaciones previsionales, por el no pago del saldo neto por cotizar positivo, les será aplicable el inciso décimo del artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980, en los mismos términos establecidos para los empleadores. El reajuste a que se refiere el inciso décimo del citado artículo será determinado mensualmente por la Superintendencia de Pensiones e informado mediante las circulares denominadas Determina Tabla de Reajustes e Intereses Penales.

48. Cuando la Tesorería General de la República notifique a la Administradora de un nuevo saldo neto por cotizar positivo, producto de un recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos y ello incremente la deuda previsional del afiliado independiente, ésta deberá comunicarlo al afiliado en el mismo plazo y forma, definidos en el número 45 anterior.

En aquellos casos en que el saldo neto por cotizar positivo pagado por el afiliado independiente haya sido superior al nuevo monto informado por la Tesorería General de la República y si dicha diferencia es superior a 0,15 UF, ésta deberá ser registrada en la cuenta personal como exceso de cotización obligatoria de capitalización y como un movimiento separado. Para lo anterior, la Administradora deberá efectuar los ajustes que procedan, aplicando en lo que corresponda lo establecido en el número 43 anterior.

49. La recaudación recibida por concepto de cotizaciones obligatorias mediante pagos directos de afiliados independientes no incorporados en el Registro de Afiliados de la respectiva Administradora, deberá imputarse a la cuenta de patrimonio del Fondo recaudador Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios e ingresarse el monto en pesos y cuotas de la cotización al correspondiente registro auxiliar. Posteriormente, dichos rezagos deberán ser transferidos a la Administradora en que el trabajador independiente se encuentre afiliado, conjuntamente se deberá enviar la última información vigente recibida por la Tesorería General de la República, con los datos y el formato recepcionado, dejando constancia del envío de esta información. Lo anterior también rige cuando el afiliado independiente se haya traspasado a otra Administradora y la Tesorería General de la República envíe nuevamente información sobre las cotizaciones obligatorias, producto de un recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos.

50. Todo saldo neto por cotizar positivo que la Tesorería General de la República notifique a la Administradora con posterioridad al plazo establecido en el número 44. anterior, devengará un reajuste de conformidad a lo dispuesto en el inciso décimo del artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980, a contar del día siguiente al vencimiento de dicho plazo y hasta la fecha en que efectivamente se enteren los recursos en el Fondo de Pensiones recaudador. Además, la Administradora deberá comunicar al afiliado el monto del saldo neto por cotizar positivo adeudado, en el mismo plazo y forma, definidos en el número 45. anterior. En dicha comunicación deberá informar a lo menos lo siguiente:

a) El monto nominal en pesos del saldo neto por cotizar positivo.

b) El monto de los reajustes devengados hasta la fecha de emisión de la comunicación, indicando además que tal monto es solo referencial y que su valor definitivo se determinará el día en que se realice el pago total de la deuda.

c) Las alternativas de pago (manual y por Internet) y los medios de pago de que dispone el trabajador independiente para enterar las cotizaciones adeudadas.

Recaudación por transferencias desde la Administradora de Fondos de Cesantía

51. La recaudación recibida producto de las transferencias del saldo total o parcial de la Cuenta Individual por Cesantía deberá ingresar directamente a las cuentas corrientes bancarias de inversión nacional del Fondo recaudador, con abono a la cuenta Recaudación y canje del mes, subcuenta Recaudación del mes.

Dichos recursos quedarán afectos, en lo que corresponda, a las instrucciones establecidas en el presente Capítulo para el control y registro de la recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes.

A más tardar el día hábil siguiente a la recepción de los fondos, la Administradora deberá efectuar el traspaso desde la subcuenta Recaudación del mes hacia la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de transferencias desde la Cuenta Individual por Cesantía del Fondo recaudador, y transferir simultáneamente a los restantes Fondos de Pensiones los recursos que correspondan a cada uno de ellos.

Posteriormente, la Administradora deberá efectuar, en cada Fondo de Pensiones, las contabilizaciones que procedan hasta el ingreso de los recursos a la cuenta de patrimonio denominada Recaudación en proceso de acreditación, generándose las cuotas correspondientes para cada monto. Para estos efectos, se deberá aplicar lo definido en la letra a) del número 26 anterior.

La acreditación en las cuentas personales o su registro en rezago, según corresponda, deberá efectuarse dentro del mismo día en que se realice el traspaso a la cuenta de patrimonio antes señalada.

52. Cuando corresponda la devolución de recursos traspasados desde la Cuenta Individual por Cesantía dentro del plazo de 5 días hábiles que establece la normativa vigente que regula esta materia, la AFP deberá devolver a la Administradora de Fondos de Cesantía los recursos recibidos en favor del afiliado desde el Fondo de Pensiones en que éstos se registren con un comprobante de pago que contenga su identificación y los montos en cuotas y pesos devueltos, cuya copia debidamente recibida por la entidad de destino deberá ser conservada por la AFP. El cargo de los fondos en la Cuenta de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorias deberá realizase el día hábil precedente a aquél en que se efectúe su devolución por el monto en cuotas existente por el respectivo traspaso y con abono a la subcuenta Transferencias desde la Cuenta Individual por Cesantía, aplicando para su valorización en pesos el valor cuota de cierre del día hábil anteprecedente a la fecha en que se realice la operación de cargo. El pago de esta devolución podrá efectuarse mediante cheque nominativo o transferencia electrónica de fondos desde una cuenta corriente bancaria de inversiones nacionales con cargo a la subcuenta de pasivo exigible antes señalada.

Recaudación por traspasos de aportes del Fondo de Cesantía Solidario

53. La AFP que reciba desde la Administradora de Fondos de Cesantía -en adelante AFC- una consulta sobre la afiliación de los trabajadores con derecho al aporte del Fondo de Cesantía Solidario, a que se refiere el artículo 25 ter de la Ley N° 19.728, deberá remitir su respuesta con los datos de los trabajadores que mantienen vigente su afiliación a la fecha de la consulta, a más tardar el día hábil siguiente de recibida aquélla. El formato y el medio de envío de la información serán acordados entre la AFP y la AFC, velando porque la información requerida se disponga en forma correcta, oportuna y segura.

54. Las Administradoras deberán comunicar a la AFC y mantener actualizada la identificación de la cuenta corriente bancaria de inversiones nacionales del Fondo de Pensiones recaudador, que será utilizada para la transferencia electrónica de fondos que debe realizar la AFC.

55. Las Administradoras y la AFC acordarán el formato y el medio de envío de la información correspondiente a los aportes del Fondo de Cesantía Solidario que deberán ser ingresados en las cuentas de capitalización individual de cotizaciones obligatorias en la respectiva AFP. El archivo que se defina deberá contener a lo menos la siguiente información:

a) RUT de la AFC en su calidad de entidad pagadora.

b) Número de cédula nacional de identidad del afiliado.

c) Nombres y apellidos del afiliado.

d) Monto en pesos de la prestación por cesantía. En caso que la prestación por cesantía supere el límite máximo imponible para pensiones vigente para el respectivo periodo, deberá informarse como monto de la prestación por cesantía, el valor del mencionado tope imponible.

e) Monto en pesos del aporte del Fondo de Cesantía Solidario correspondiente a la cotización destinada a la cuenta de capitalización individual obligatoria para pensiones, conforme al D.L. N° 3.500 y a la ley del Seguro Social Previsional.

f) Mes de devengo de la prestación por cesantía.

g) Fecha de pago del aporte.

Existiendo más de un aporte para un mismo afiliado, éstos serán informados en registros separados.

56. Tanto el envío del archivo con la información de las cotizaciones aportadas por el Fondo de Cesantía Solidario, como la transferencia hacia la AFP, se efectuarán a lo menos una vez por semana, en las fechas de pago de beneficios del Seguro de Cesantía, de acuerdo a lo establecido en el Capítulo V del Título III, del Libro III del Compendio de Normas del Seguro de Cesantía.

57. El mismo día de recibida la información referida a las cotizaciones aportadas por el Fondo de Cesantía Solidario, la Administradora deberá verificar que la suma de todas las cotizaciones informadas para los distintos trabajadores sea igual al total de recursos transferidos por la AFC y que la cotización registrada para cada afiliado corresponda a la suma de la cotización destinada a la cuenta de capitalización individual obligatoria para pensiones, conforme al D.L. N° 3.500, y a la cotización destinada a la citada cuenta individual de acuerdo a ley del Seguro Social Previsional, calculadas sobre el monto de la prestación por cesantía informada. Para el caso de la cotización del Seguro Social Previsional, se deberá aplicar la tasa de cotización vigente para el mes de pago de dicha prestación, conforme a la gradualidad establecida en el número 4 del Capítulo XXXVI Normas Transitorias de la presente Letra A.

La Administradora deberá comunicar a la AFC, ese mismo día, el resultado de la verificación, con la aceptación conforme del archivo o con el detalle de las diferencias detectadas. La Administradora deberá definir con la AFC los procedimientos para corregir las eventuales diferencias detectadas, considerando como plazo máximo para efectuar las gestiones de regularización que corresponda, el día hábil siguiente a la fecha del primer envío de los aportes.

58. La recaudación recibida por concepto de aportes del Fondo de Cesantía Solidario deberá ingresar directamente a las cuentas corrientes bancarias de inversión nacional del Fondo recaudador. Dichos recursos quedarán afectos, en lo que corresponda, a las instrucciones establecidas en el presente Capítulo para su control. Una vez concluidos los procesos de control, la Administradora deberá efectuar las contabilizaciones que procedan hasta el ingreso de los aportes a la cuenta de pasivo exigible Recaudación clasificada.

Simultáneamente, la Administradora deberá transferir, desde el Fondo recaudador a los restantes Fondos de Pensiones, los recursos que correspondan a cada uno de ellos.

Posteriormente, la Administradora deberá efectuar, en cada Fondo de Pensiones, las contabilizaciones que procedan para el ingreso de los recursos a su patrimonio, con la generación de las cuotas correspondientes. Para estos efectos, se deberá aplicar lo definido en la letra a) del número 26 anterior.

La acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda, deberá efectuarse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de recepción de dichos recursos, mediante un código especial de movimiento que los identifique.

59. La recaudación recibida por concepto de aportes del Fondo de Cesantía Solidario correspondiente a un trabajador que no se encuentre incorporado en el Registro de Afiliados de la respectiva Administradora, deberá imputarse en el registro auxiliar de la cuenta de patrimonio del Fondo recaudador, Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios, como un solo movimiento por el total de pesos y cuotas registrados en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación. Posteriormente, dichos rezagos deberán ser transferidos a la Administradora en que el trabajador se encuentre afiliado, mediante el procedimiento de pago directo definido en el Capítulo XXIX de la presente Letra A, con los datos recepcionados, dejando constancia del envío de esta información.

60. En caso que corresponda la devolución de aportes efectuados por el Fondo de Cesantía Solidario, aquélla deberá ser requerida a través de la presentación de un reclamo. Al respecto, la Administradora deberá devolver a la AFC los recursos de acuerdo a lo resuelto en el Dictamen de Solución de Reclamo y desde el Fondo de Pensiones en que éstos se registren. Para lo anterior, se deberá emitir un comprobante contable exclusivo que contenga a lo menos la identificación del trabajador y el respectivo monto en pesos del aporte devuelto. Alternativamente, se podrá adjuntar una nómina al comprobante contable, la que deberá contener a lo menos la misma información antes detallada. El cargo de los fondos en la Cuenta de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorias deberá realizase el día hábil precedente a aquél en que se efectúe su devolución, por el valor nominal del aporte, y con abono a la subcuenta Transferencias desde la Cuenta Individual por Cesantía, aplicando para su conversión a cuotas el valor cuota de cierre del día hábil anteprecedente a la fecha en que se realice la operación de cargo. El pago de esta devolución podrá efectuarse mediante cheque nominativo o transferencia electrónica de fondos, desde una cuenta corriente bancaria de inversiones nacionales con cargo a la subcuenta de pasivo exigible antes señalada.

Recaudación por saldos netos por cotizar positivos pendientes de pago, transferida por la Tesorería General de la República

61. La recaudación recibida desde la Tesorería General de la República correspondiente a saldos netos por cotizar positivos pendientes de pago de años anteriores, enterados con cargo a las cantidades señaladas en el numeral i) del artículo 92 F del D.L. N° 3.500, de 1980, deberá ser clasificada conjuntamente con la recaudación por cotizaciones recibidas por la Administradora donde se encuentre incorporado el afiliado a la fecha de la recepción de los recursos desde la Tesorería General de la República. Cuando la Administradora que recibe la recaudación desde la Tesorería General de la República, es distinta a la de afiliación, aquélla deberá aplicar lo dispuesto en el número 42 del presente Capítulo. La regularización de los saldos netos por cotizar positivos pendientes de pago de años anteriores se efectuará considerando los plazos y la forma de pago establecidos en el procedimiento definido para la regularización de rezagos para trabajadores no afiliados, contemplado en el Capítulo XIII de la presente Letra A. Los respectivos esquemas de registros serán definidos de común acuerdo por todas las Administradoras.

62. La Administradora consultada informará los saldos netos por cotizar positivos adeudados con su desglose y los correspondientes reajustes, calculados hasta el mes de la consulta, y el año en que se generó la deuda. Lo anterior, con el objeto de que la Administradora que consulta pueda distribuir los recursos recibidos desde la Tesorería General de la República, considerando que se deben pagar en primer lugar los saldos más antiguos, de modo que pueda determinar su acreditación y el traspaso de las respectivas comisiones con su reajuste a otra AFP.

63. La acreditación en la respectiva cuenta personal del trabajador independiente se deberá efectuar de acuerdo a las instrucciones impartidas para los pagos directos. Para la generación de las cuotas se deberá aplicar lo definido en la letra a) del número 26 anterior.

64. Una vez acreditados los recursos recibidos desde la Tesorería General de la República de acuerdo a la distribución definida en el número 62 anterior y cuando en dicha distribución se consideraron saldos netos por cotizar positivos adeudados a otras AFP, la Administradora deberá notificar a aquéllas, mediante correo electrónico u otro medio que permita dejar constancia de la comunicación, los saldos netos por cotizar positivos considerados en la distribución de los recursos, con el objeto de proceder a su eliminación o rebaja, según corresponda.

Cotizaciones, depósitos y aportes declarados y no pagados

65. La declaración y no pago de cotizaciones, depósitos y aportes se deberá efectuar solo de manera electrónica.

Recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes

66. Todas las declaraciones de las cotizaciones, depósitos y aportes deberán efectuarse de forma electrónica. Por su parte, los pagos de dichas declaraciones deberán realizarse preferentemente mediante transferencia electrónica, o bien, utilizando otros medios de pago mediante el Sistema Mixto, ambas opciones a través de los canales habilitados para tales efectos. Ambas alternativas de pago se encuentran definidas en el Capítulo II. Modelos operativos, de la Letra B Pago de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes por Internet, del Título VIII, del Libro II, del presente Compendio. El Sistema Mixto proporciona al empleador o entidad pagadora de subsidios un comprobante de pago donde la materialización del pago se podrá efectuar en dinero en efectivo, cheque u otro documento a la vista. Cabe señalar que la fecha de pago de las cotizaciones en el Sistema Mixto corresponderá a la estampada en el respectivo comprobante de pago.

Recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes recibidos a través de medios distintos de los medios electrónicos

67. Sin perjuicio a lo señalado en el número 66 anterior, el empleador que no pueda efectuar la declaración electrónica podrá concurrir presencialmente a una agencia de la respectiva Administradora o a la entidad con la cual exista convenio para este servicio con toda la información necesaria que le permita ingresar una declaración electrónica de las cotizaciones, finalizado aquello podrá efectuar un pago electrónico o se proporcionará a éste un cupón de pago que le permitirá materializar el pago en la institución financiera con convenio.

68. La Administradora deberá habilitar y capacitar en sus oficinas de atención de público o suscribir convenios con entidades para poner a disposición de empleadores, trabajadores independientes o afiliados voluntarios, estaciones de trabajo que permitan a aquellos efectuar el pago o la declaración y no pago, según corresponda, de las cotizaciones, depósitos y aportes de manera electrónica, ya sea que opten por el Sistema Electrónico o el Mixto, sin que aquello represente un costo adicional para estos.

Transmisión de información al IPS

69. La Administradora, dentro de los primeros siete días hábiles de cada mes, deberá remitir al IPS un archivo con la información del afiliado identificado como resultado de la regularización de rezagos efectuada en el mes anterior al mes del envío, cuya causal del rezago corresponda a un afiliado mal identificado en el formulario de pago de cotizaciones. El referido archivo deberá contener, al menos, la identificación del trabajador (RUT y dígito verificador, nombres y apellidos), periodo de devengamiento de la remuneración, renta imponible informada en la declaración, fecha de pago de la declaración (fecha de operación) y datos del pagador de la cotización (RUT y dígito verificador). Para lo anterior, se aplicará, en lo que proceda, las instrucciones contenidas en el Capítulo II. Regularización de Cotizaciones Previsionales entre las Administradoras de Fondos de Pensiones y el Instituto de Previsión Social, de la Letra B Regularización de Cotizaciones Previsionales entre AFP e IPS, del presente Título III.

70. Las Administradoras que recepcionen el archivo remitido por el IPS informando que un trabajador registra afiliación vigente en más de una AFP (multiafiliación), deberán regularizar la situación del referido trabajador, aplicando para ello la normativa vigente para esta materia. Las respectivas AFP deberán regularizar la situación informada por el IPS en el siguiente envío de la Información Afiliados para SSP/FAPP.

71. Una vez que la Administradora recepcione el archivo remitido por el IPS con los trabajadores mal identificados en la respectiva declaración y los que aún no han sido remitidos por aquella en la Información Afiliados para SSP/FAPP, ésta deberá responder dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la consulta, indicando la información que disponga por cada registro, según la situación consultada o que no dispone de información para el respectivo registro.

72. Las Administradoras y el IPS deberán acordar los mecanismos que permitan la transmisión de información (registros y archivos) entre ambas entidades. Los mecanismos acordados deberán garantizar la seguridad, integridad y confiabilidad de la información intercambiada considerando los distintos tipos de archivos que permitan dar cumplimiento con las instrucciones establecidas en los números anteriores. El formato y medio de envío de los archivos involucrados en cada intercambio de información será acordado entre las referidas instituciones, debiendo velar por que la información contenida se disponga en forma correcta, oportuna y segura.

Recaudación de las cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia transferidas por el Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional (AFAPP), con cargo al Fondo Autónomo de Protección Previsional (FAPP), e informadas por el IPS

73. Las Administradoras deberán comunicar al AFAPP y mantener actualizada la identificación de la cuenta corriente bancaria de inversiones nacionales del Fondo de Pensiones recaudador, que será utilizada para la transferencia electrónica de fondos que dicho Administrador deba efectuar, con cargo al FAPP, por concepto de recaudación de cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia.

74. La recaudación correspondiente a las cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia será transferida a las Administradoras por el AFAPP, con cargo al FAPP, e informada por el IPS mediante dos archivos: uno con las cotizaciones pagadas y otro con las cotizaciones declaradas y no pagadas.

Las especificaciones técnicas correspondientes a los referidos archivos se encuentran disponibles en la sección "Transferencia Electrónica de Archivos", del sitio web de la Superintendencia de Pensiones.

75. El mismo día de recibido los recursos de las cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia transferidos por el AFAPP, con cargo al FAPP, la Administradora deberá verificar que la suma de todas las cotizaciones informadas por el IPS para los distintos trabajadores coincida con el total de recursos transferidos.

La Administradora deberá comunicar al AFAPP y al IPS, en el mismo día, el resultado de dicha verificación ya sea mediante la aceptación conforme del archivo o indicando el detalle de las diferencias detectadas.

La Administradora deberá definir, conjuntamente con el AFAPP y el IPS, los procedimientos para corregir las eventuales diferencias detectadas, considerando como plazo máximo para efectuar las gestiones de regularización el día hábil siguiente a la fecha del envío del archivo de las cotizaciones que registró diferencias.

76. Sin perjuicio de la obligación del IPS de verificar la procedencia y el monto de las cotizaciones que deban ser traspasadas a la Administradora, según el tipo de afiliado o afiliada de que se trate, cuando esta última, con ocasión del tratamiento de las cotizaciones, detecte que estas fueron pagadas respecto de afiliados o afiliadas que se encuentren en alguna de las siguientes situaciones que a continuación se detallan:

a. No registrar, al momento del traspaso, afiliación vigente al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980, sea por no haberse afiliado a dicho Sistema o por haberse desafiliado de él.

b. Tener la calidad de pensionado o pensionada por vejez o invalidez conforme al D.L. N° 3.500, de 1980.

c. Continuar trabajando y ser mayores de 65 años en el período de devengamiento de la respectiva remuneración o renta.

d. Tratándose de afiliadas no pensionadas que continúen trabajando, tener una edad superior a 60 años y hasta el cumplimiento de los 65 años, siempre que mantengan vigente ante la Administradora la solicitud de exención de la obligación de cotizar regulada en el artículo 69 del D.L. N° 3.500, de 1980.

En estos casos, la Administradora deberá continuar con el procesamiento de esta recaudación y registrarla en las correspondientes cuentas personales o rezago, según corresponda. Además, dentro de los tres días hábiles siguientes de efectuado esto último, deberá informar dicha circunstancia al IPS a través del Sistema de Comunicación y Gestión instruido por esta Superintendencia.

La obligación señalada en el párrafo anterior constituye un deber de comunicación de antecedentes de que la Administradora disponga en el ejercicio de sus funciones ordinarias, y no importará imponerle un deber de validación de la procedencia de las cotizaciones cuya recaudación corresponde al IPS. Dicho Instituto deberá verificar la procedencia de la inconsistencia informada y adoptar las medidas de regularización que resulten pertinentes conforme a la normativa aplicable, las cuales serán comunicadas a la Administradora a través del citado Sistema de Comunicación y Gestión.

77. La recaudación transferida por el AFAPP, con cargo al FAPP, por concepto de cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia deberá ingresar directamente a las cuentas corrientes bancarias de inversión nacional del Fondo recaudador. Dichos recursos quedarán afectos, en lo que corresponda, a las instrucciones establecidas en el presente Capítulo para su control.

78. Una vez concluidos los procesos de control a que se refiere el número anterior, la Administradora deberá efectuar el traspaso de la recaudación desde la subcuenta Recaudación del mes hacia la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de cotizaciones y depósitos del Fondo recaudador.

Luego, el mismo día de efectuada la clasificación de la recaudación, mediante un proceso definido por la Administradora que considere la validación con el Registro de Afiliados, esta deberá determinar los montos de las referidas cotizaciones que correspondan a cada Fondo de Pensiones.

Determinados dichos montos, el mismo día la Administradora deberá traspasar las cotizaciones desde el Fondo recaudador a los restantes Fondos de Pensiones, para lo cual deberá cargar la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de cotizaciones y depósitos, y abonar la subcuenta Banco inversiones nacionales.

La recepción de las cotizaciones traspasadas en los restantes Fondos de Pensiones se efectuará cargando la subcuenta Banco inversiones nacionales, con abono a la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de cotizaciones y depósitos.

Posteriormente, la Administradora deberá efectuar, en cada Fondo de Pensiones, las contabilizaciones que procedan hasta el ingreso de los recursos a su patrimonio, con la generación de las cuotas correspondientes. Para estos efectos, se utilizará el valor cuota de cierre del día hábil anteprecedente al de la fecha de recepción de los recursos en cada Fondo de Pensiones.

La acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda, deberá efectuarse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de recepción de los recursos, mediante un código especial de movimiento que los identifique.

79. La recaudación por concepto de cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia correspondiente a un trabajador que no se encuentre incorporado en el Registro de Afiliados de la respectiva Administradora, por mantener afiliación vigente en otra AFP, deberá imputarse en el registro auxiliar de la cuenta de patrimonio del Fondo recaudador denominada Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios, como un solo movimiento en pesos y cuotas registrado en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación.

A su vez, la recaudación por concepto de cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia correspondientes a trabajadores cuyas cuentas personales hubiesen sido traspasadas hacia otras Administradoras también deberán registrarse en la cuenta de rezagos del Fondo recaudador, conforme a los criterios señalados en el párrafo anterior.

Posteriormente, dichos rezagos deberán ser transferidos a la Administradora en que el trabajador se encuentre afiliado, mediante el procedimiento de pago directo definido en el Capítulo XXIX de la presente Letra A, utilizando los datos recibidos y dejando constancia del envío de esta información.

80. Respecto de la recaudación transferida por el AFAPP, con cargo al FAPP, e informada por el IPS por concepto de cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia correspondiente a un trabajador incorporado en el Registro de Afiliados de la respectiva Administradora, pero respecto del cual esta determine que no registra pago de la cotización obligatoria de capitalización ni de la comisión destinada a su financiamiento, las cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia deberán ser abonadas en la cuenta individual de cotizaciones obligatorias.

Asimismo, la Administradora deberá iniciar las acciones de cobranza respecto de las cotizaciones obligatorias de capitalización y de la comisión destinada a su financiamiento que se encuentren adeudadas, cuando corresponda, conforme a la normativa que regula esta materia.

81. A más tardar al tercer día hábil siguiente de la fecha en que se haya registrado en rezagos los recursos correspondientes a cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia que deban ser devueltas al FAPP, la Administradora deberá materializar las respectivas transferencias e informar al IPS, conforme a las instrucciones establecidas en los respectivos capítulos de la presente Letra A.

De igual forma deberá proceder la Administradora cuando a través del Sistema de Comunicaciones y Gestión, instruido por esta Superintendencia, el IPS efectúe requerimientos de recursos por cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia correspondientes a pagos en exceso o pagos indebidos.

Nota de actualización: Este Capítulo fue reemplazado por la Norma de Carácter General N° 368, de fecha 20 de julio de 2026.

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