Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

Calendario y contenido

1. Toda cuenta personal debe estar actualizada al menos al último día hábil de cada mes, con el registro de la totalidad de las operaciones y ajustes que la afecten y que se hubiesen producido hasta el último día hábil de dicho mes, inclusive. La Administradora debe disponer de un procedimiento escrito y actualizado permanentemente en el cual se detalle claramente las operaciones y ajustes que considerará para la actualización de las cuentas personales y las fechas de cada mes en que efectuará dichas actualizaciones.

2. En todo caso, tratándose de los saldos que corresponda traspasar hacia otras Administradoras por órdenes de traspaso deben registrarse obligatoriamente después del registro de las restantes operaciones que comprende el proceso de actualización y cierre de las cuentas personales cuyas órdenes de traspaso han sido aceptadas por la antigua Administradora. Asimismo, los cargos y abonos por las asignaciones de Tipos de Fondos de afiliados que en el mes hayan cumplido la edad para cambiar de tramo etario en conformidad a las disposiciones legales vigentes deben registrarse obligatoriamente el último día del mes, después del registro de las restantes operaciones que comprende la actualización de las cuentas personales.

3. No obstante lo indicado en el número 1 anterior, los movimientos que se hubiesen producido dentro de los tres últimos días hábiles de cada mes, podrán registrarse en las cuentas personales, rezagos o en el registro auxiliar de la cuenta de patrimonio Ahorros voluntarios destinados a otras entidades, según corresponda, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente al de la respectiva actualización de los patrimonios de los Fondos de Pensiones.

4. Los movimientos correspondientes a la comisión porcentual por administración de las cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, depósitos de ahorro voluntario, ahorro previsional voluntario colectivo y de la bonificación fiscal por cotizaciones voluntarias y depósitos de ahorro previsional voluntario colectivo, deberán registrarse en las cuentas personales y en los respectivos subsaldos, según corresponda, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente al de la respectiva actualización de los patrimonios de los Fondos de Pensiones.

5. Respecto de las cuentas personales de afiliados declarados inválidos parciales conforme a un segundo dictamen, la Administradora debe adoptar todas las medidas necesarias que le permitan el control del saldo retenido (30% del capital acumulado).

6. Antes de acreditar las cuentas personales o determinar los rezagos, la Administradora debe controlar que las cotizaciones, depósitos, aportes y bonificaciones y subsidios fiscales estén correctamente calculados y pagados de la forma establecida en el Capítulo V de la Letra A del presente Título III.

7. De acuerdo con lo señalado en el Capítulo V de la Letra A del presente Título III, la Administradora deberá contabilizar la totalidad de la recaudación recepcionada y procesada por cada uno de los conceptos que correspondan, abonando para ello la cuenta de pasivo exigible Recaudación clasificada del Fondo recaudador. Posteriormente, deberá transferir los respectivos recursos a los restantes Fondos de Pensiones.

8. Tratándose de cotizaciones obligatorias de trabajadores dependientes, la cotización obligatoria de capitalización y la parte de la cotización adicional de cargo del trabajador correspondiente a la comisión destinada al financiamiento de la Administradora deberán registrarse en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación sumadas y como un único movimiento.

9. Tratándose de cotizaciones obligatorias de afiliados dependientes que reciben el subsidio fiscal por corresponder a trabajadores jóvenes, afiliados independientes, afiliados voluntarios, cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, cotizaciones por trabajos pesados, depósitos de ahorro voluntario, aportes de indemnización, depósitos de ahorro previsional voluntario y bonificaciones fiscales (por hijo nacido vivo, cotizaciones voluntarias y ahorro previsional voluntario colectivo), su registro en la cuenta de pasivo exigible antes señalada deberá efectuarse por los montos determinados de acuerdo al procedimiento establecido en el Capítulo V de la Letra A del presente Título III. En el caso del ahorro previsional voluntario colectivo deberá registrarse en forma separada los montos en pesos y cuotas correspondientes al aporte de cargo del trabajador y del empleador, respectivamente.

10. La Administradora debe verificar si las cotizaciones, depósitos, aportes y bonificaciones y subsidios fiscales corresponden a un trabajador o afiliado voluntario incorporado en el Registro de Afiliados y en el Registro de Transferencias de Ahorro Previsional y de Cotizaciones de Afiliados Voluntarios, con el objeto de determinar si corresponde incluirlos en los registros auxiliares de las cuentas personales, en el registro de transferencias o de rezagos, según corresponda.

11. Si los recursos no pertenecen a un trabajador o afiliado voluntario incorporado en los registros señalados en el número anterior, su imputación debe hacerse a rezagos como un solo monto, en las cuentas de patrimonio del Fondo recaudador denominadas Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios, Rezagos de ahorros voluntarios o Rezagos de cuentas de ahorro de indemnización, según corresponda, ingresándolos individualmente en el respectivo registro auxiliar, contabilizándolos con cargo a la cuenta Recaudación en proceso de acreditación, por los montos en pesos y cuotas que hubiere registrado cada concepto en dicha cuenta patrimonial.

12. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de cotizaciones obligatorias de trabajadores dependientes, el monto en pesos y cuotas correspondiente a la cotización obligatoria de capitalización y la parte de la cotización adicional destinada al financiamiento de la Administradora deberán ingresarse en el registro auxiliar de la cuenta de patrimonio Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios como un solo movimiento por el total de los pesos y cuotas registrados en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación.

13. Las cotizaciones obligatorias de afiliados dependientes que se encuentren percibiendo el subsidio fiscal por trabajadores jóvenes y de afiliados independientes, el monto en pesos y cuotas de la cotización obligatoria deberá registrarse en dicho auxiliar como un único movimiento aplicándose similar procedimiento para el ingreso de las cotizaciones de afiliados voluntarios, cotizaciones por trabajos pesados, bonificaciones fiscales por hijo nacido vivo y subsidios estatales en favor de trabajadores jóvenes.

14. En el caso de los recursos correspondientes a cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, depósitos de ahorro voluntario, aportes de ahorro previsional voluntario colectivos y bonificaciones fiscales por ahorros previsionales voluntarios y colectivos deberán registrarse en el auxiliar de la cuenta Rezagos de ahorros voluntarios por los montos en pesos y cuotas que hubiere registrado cada concepto en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación.

15. Los recursos correspondientes a aportes de ahorro de indemnización deberán ingresarse en el auxiliar de la cuenta Rezagos de cuentas de ahorro de indemnización por los montos en pesos y cuotas que hubiere registrado en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación.

16. Las cotizaciones, depósitos, aportes y bonificaciones y subsidios fiscales de aquellos trabajadores cuyas cuentas personales hubiesen sido traspasadas hacia otras Administradoras también deben registrarse en las cuentas de rezagos que correspondan del Fondo recaudador considerando los criterios antes señalados.

17. Tratándose de depósitos de ahorro voluntario, ahorro previsional voluntario y ahorro previsional voluntario colectivo pagados a través del empleador o en forma directa, para los cuales no se disponga de información relativa a este tipo de ahorro, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su registro en rezagos la Administradora deberá proceder a su regularización considerando lo establecido en el Capítulo XIII de la Letra A del presente Título III.

18. Si se verifica que la cotización voluntaria, el depósito convenido, el depósito de ahorro previsional voluntario o el aporte de ahorro previsional voluntario colectivo (aporte del trabajador o empleador) pertenece a algún trabajador incorporado en el Registro de Transferencias de Ahorro Previsional y de Cotizaciones de Afiliados Voluntarios, deben cargarse de la cuenta Recaudación en proceso de acreditación por el monto en cuotas y pesos registrado en ella y abonarse en la cuenta de patrimonio del Fondo recaudador denominada Ahorros Voluntarios destinados a otras entidades debiendo transferirse dentro del plazo de 30 días siguientes al de su recepción, descontada la comisión fija referida a esta operación, mediante el archivo denominado Transferencias de Ahorro Previsional Voluntario, definido en el Capítulo VII de la Letra A del Título II del Libro II. En el caso del aporte de ahorro previsional voluntario colectivo, el aporte del trabajador y del empleador deberán registrarse separadamente en el registro auxiliar de la cuenta patrimonial antes señalada, descontándose el monto de la comisión fija por transferencia proporcionalmente de cada uno de sus aportes. A su vez, cuando se trate de cotizaciones de afiliados voluntarios su transferencia hacia la Administradora de destino deberá realizarse mediante el mismo archivo de transferencias señalado anteriormente, dentro de los 5 días hábiles siguientes al de su ingreso en el respectivo auxiliar, descontada la comisión fija por transferencia y con un código que indique el concepto.

19. Las cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, depósitos de ahorro previsional voluntario, depósitos de ahorro previsional voluntario colectivos y cotizaciones de afiliados voluntarios que las Administradoras deben transferir hacia otra AFP o Institución Autorizada, según corresponda, se efectuarán de la misma manera en que fueron pagados, considerando los eventuales excesos enterados. Además, deben incluirse en la transferencia el monto registrado en el formulario de pago o recaudación electrónica con los reajustes e intereses que proporcionalmente le correspondan, si los hubiere, y deducido el monto obtenido de un eventual prorrateo que fue necesario realizar.

20. Para efectuar la transferencia de la cotización voluntaria, del depósito convenido, del ahorro previsional voluntario o del aporte de ahorro previsional voluntario colectivo hacia otra AFP o Institución Autorizada, el mismo día en que se realice el pago de los recursos la Administradora deberá rebajar del registro auxiliar de la cuenta de patrimonio Ahorros voluntarios destinados a otras entidades, los montos en cuotas registrados, convirtiéndolos a pesos con el valor de la cuota de cierre del día hábil anteprecedente al de la transferencia, con abono a la cuenta de pasivo exigible Transferencias de ahorros voluntarios y a la cuenta Comisiones devengadas, subcuentas respectivas, por el monto neto en pesos a transferir y por el monto en pesos deducido por concepto de comisión fija, respectivamente. El pago de la transferencia debe efectuarse el mismo día en que se registre el cargo patrimonial de los montos a transferir, con un cheque o transferencia electrónica desde la cuenta Banco pago traspasos y transferencias de ahorros voluntarios del Fondo recaudador.

21. Si las cotizaciones, depósitos, aportes, bonificaciones y subsidios fiscales pertenecen a un trabajador o afiliado voluntario incorporado en el Registro de Afiliados, con su respectiva cuenta personal vigente en la Administradora, deberá verificarse el Fondo de Pensiones en que se encuentra, considerando el régimen tributario aplicable a la cotización voluntaria y al aporte de ahorro previsional voluntario colectivo, respectivamente. Si la cuenta personal no se encontrare creada, deberá efectuarse su apertura a más tardar el último día hábil del mes siguiente al del pago, si corresponde.

22. La recaudación, incluidas las bonificaciones y subsidios fiscales, que corresponda a los restantes Fondos de Pensiones deberá transferirse desde el Fondo recaudador una vez que dicha recaudación se haya abonado a la cuenta de pasivo exigible denominada Recaudación clasificada.

23. Los recursos transferidos desde el Fondo recaudador a los restantes Fondos de Pensiones deberán registrarse en la cuenta Recaudación clasificada de cada uno de ellos y traspasarse simultáneamente a la cuenta de patrimonio denominada Recaudación en proceso de acreditación del respectivo Fondo de Pensiones. Para estos efectos, se deberá aplicar lo definido en las letras a) o b) del número 26, según corresponda, del Capitulo V, de la presente Letra A.

Acreditación de cotizaciones obligatorias

24. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de cotizaciones obligatorias de afiliados dependientes deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales o en rezagos, según corresponda, cargando la cuenta de patrimonio del Fondo de Pensiones denominada Recaudación en proceso de acreditación y abonando la cuenta Cuentas de capitalización individual de cotizaciones obligatorias.

La acreditación de las cotizaciones obligatorias en las cuentas personales deberá efectuarse determinando separadamente el valor de la cotización obligatoria de capitalización y el de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora, aplicando a cada línea de detalle la siguiente secuencia de operaciones:

a) En primer lugar, se deberá determinar el valor real pagado para cada cotización obligatoria, el que corresponderá a la suma del monto enterado por concepto de cotización obligatoria de capitalización y de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora, incorporando los reajustes e intereses que proporcionalmente correspondan, si los hubiere, y deduciendo el monto que resulte de un eventual prorrateo efectuado. La determinación de estos montos se realiza de acuerdo con lo establecido en el Capítulo V de la Letra A del presente Título.

b) El valor real pagado determinado para cada afiliado deberá asignarse, en primer término, a la cotización obligatoria de capitalización, y posteriormente, a la comisión destinada al financiamiento de la Administradora, considerando la cotización y la comisión vigentes el mes en que se devengó la remuneración. A cada concepto se agregarán los reajustes e intereses que correspondan en función de la fecha de pago y de la tabla vigente de reajustes e intereses. La cotización obligatoria de capitalización y la comisión de la Administradora deberán acreditarse en la cuenta personal en forma separada y por los montos que les sean asignados.

c) Si el valor real pagado no fuere suficiente para cubrir la cotización obligatoria de capitalización, corresponderá efectuar las acciones de cobranza respectivas o, alternativamente, su financiamiento con recursos de la Administradora, conforme a lo dispuesto en el Capítulo V del presente Título.

Si el valor real pagado no alcanzare a cubrir la comisión destinada al financiamiento de la Administradora, podrá optarse por las acciones regularizadoras antes indicadas.

d) Si el valor real pagado fuese superior a la suma de la cotización obligatoria de capitalización y de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora, la diferencia deberá sumarse al valor de la cotización obligatoria de capitalización solo si es menor o igual a 0,15 UF. Si dicha diferencia fuere superior a 0,15 UF, deberá acreditarse en la cuenta personal como exceso de cotización obligatoria de capitalización, mediante un movimiento separado.

Previamente a la determinación de dicha diferencia, la Administradora deberá verificar que la parte de la cotización obligatoria correspondiente a la cotización de cargo del empleador destinada a la cuenta de capitalización individual obligatoria, establecida en la Ley N.° 21.735, no corresponda a un trabajador pensionado por vejez o por invalidez total conforme al D.L. N° 3.500, de 1980, ni a un trabajador que haya cumplido los 65 años de edad o que se encuentre acogido a la exención de la obligación de cotizar regulada en el artículo 69 del citado decreto ley.

En caso contrario, el total de la cotización de cargo del empleador deberá acreditarse en la cuenta personal como exceso de cotización obligatoria de capitalización, como un movimiento separado, aun cuando no se generen cuotas, y deberá excluirse del valor real pagado para efectos de determinar la diferencia antes señalada.

Los montos determinados como excesos conforme a los párrafos precedentes podrán acreditarse como un solo movimiento.

e) Los movimientos a que se refieren las letras anteriores deberán convertirse de pesos a cuotas utilizando el valor cuota de cierre aplicado por la Administradora para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación. No obstante lo anterior, en caso de pagos atrasados, el monto en pesos y en cuotas correspondiente a los reajustes e intereses de la cotización obligatoria de capitalización y de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora deberá registrarse en forma separada para cada concepto.

25. La recaudación recibida mensualmente y destinada al Fondo recaudador por concepto de cotizaciones obligatorias de afiliados dependientes con subsidio fiscal a trabajador joven deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales, aplicando, en lo que corresponda, el procedimiento establecido en el número 24 anterior, considerando como valor real pagado el monto registrado en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación del Fondo recaudador. Tratándose de recaudación destinada a los restantes Fondos de Pensiones y transferida desde el Fondo recaudador, la acreditación en las cuentas personales deberá efectuarse conforme a lo establecido en el número anterior.

26. Los excesos de cotización obligatoria que se detecten en las líneas de detalle de un formulario de pago, por haberse sobrepasado los porcentajes o montos legales, no podrán utilizarse para compensar pagos menores del total registrado en el formulario, excepto en los casos de afiliados independientes o en situaciones de error manifiesto, tales como la transposición de columnas o el registro del 100% de la renta imponible como cotización obligatoria. En estos casos, la imputación correcta deberá realizarse conforme a las instrucciones emitidas mediante el dictamen de reclamo suscrito por la Administradora, de acuerdo con la normativa vigente en materia de reclamos.

Acreditación de cotizaciones obligatorias por trabajo pesado

27. En el caso de las cotizaciones obligatorias por trabajo pesado correspondiente a una tasa del 4% o 2% de las remuneraciones imponibles, según lo determinado por la Comisión Ergonómica Nacional, para su acreditación en las cuentas personales deberá aplicarse en lo que corresponda lo establecido en los números 24 y 26 anteriores, pero reemplazando en lo que sea pertinente las tasas de los aportes, asimilando para efectos de su determinación y acreditación la cotización obligatoria por trabajos pesados a la cotización obligatoria de capitalización. A su vez, las cotizaciones obligatorias por trabajo pesado deberán formar parte de los subsaldos correspondientes.

Acreditación de cotizaciones de afiliados voluntarios

28. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de cotizaciones de afiliados voluntarios enterada mediante descuento del empleador deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales y aplicarse en lo que corresponda lo establecido en los números 24 y 26 anteriores. Para estos efectos, se deberá cargar la cuenta de patrimonio del respectivo Fondo de Pensiones denominada Recaudación en proceso de acreditación y abonar la cuenta Cuentas de capitalización individual de afiliados voluntarios.

La acreditación de estas cotizaciones en las cuentas personales deberá efectuarse determinando, en forma separada, el monto de la renta imponible, el valor de la cotización voluntaria de capitalización y el valor de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora, aplicándose el siguiente procedimiento:

a) En primer lugar, deberá determinarse la renta imponible correspondiente al monto de la cotización de afiliado voluntario enterada, considerando la tasa porcentual de cotización vigente en la Administradora para el mes en que se efectuó el descuento por parte del empleador.

b) Si la renta imponible determinada es igual o inferior al límite máximo imponible del mes en que se efectuó el descuento por parte del empleador, para la determinación y acreditación de la cotización voluntaria de capitalización y de la comisión en las respectivas cuentas personales se aplicará, en lo que corresponda, lo establecido en el número 24 anterior. Para estos efectos, se considerará como valor real pagado el monto registrado en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación.

c) Si la renta imponible resultante es superior al límite máximo imponible vigente en el mes en que se efectuó el descuento por parte del empleador, el procedimiento aplicable para la determinación de la cotización voluntaria de capitalización y de la comisión destinada a la Administradora será el siguiente, aplicando a cada línea de detalle la secuencia de operaciones que se indican a continuación:

i. La Administradora deberá calcular el valor real pagado de la cotización de afiliado voluntario, sumando los reajustes e intereses que proporcionalmente correspondan, si los hubiere, y deduciendo el monto que resulte de un eventual prorrateo que hubiese sido necesario efectuar. La determinación de este valor se realizará de acuerdo con lo establecido en el Capítulo V del presente Título.

ii. Luego, se deberá calcular la comisión destinada al financiamiento de la Administradora, aplicando la tasa vigente en el mes del descuento sobre la renta imponible determinada, agregando los reajustes e intereses que procedan en función de la fecha de pago y de la tabla de reajustes e intereses vigente.

iii. Posteriormente, deberá determinarse la cotización voluntaria de capitalización, cuyo valor corresponderá al resultado de restar al valor real pagado el monto determinado por concepto de comisión, agregando los reajustes e intereses que procedan en función de la fecha de pago y de la tabla vigente.

iv. La cotización voluntaria de capitalización y la comisión de la Administradora deberán acreditarse en la cuenta personal en forma separada y por los montos que les sean asignados.

v. Los movimientos a que se refiere esta letra deberán convertirse de pesos a cuotas utilizando el valor cuota de cierre aplicado por la Administradora para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación. No obstante, en caso de pagos atrasados, el monto en pesos y en cuotas correspondiente a los reajustes e intereses de la cotización voluntaria de capitalización y de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora deberá registrarse en forma separada para cada concepto.

29. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de cotizaciones de afiliados voluntarios enteradas en forma directa por una única renta o ingreso mensual deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales, aplicando, en lo que corresponda, el procedimiento establecido en el número anterior, considerando como valor real pagado el monto registrado en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación del respectivo Fondo. Cuando el monto de la cotización obligatoria pagada fuere inferior al que corresponda a la renta mínima imponible, la renta imponible deberá ajustarse en función de la cotización pagada.

30. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de cotizaciones de afiliados voluntarios enteradas en forma directa y por más de una renta o ingreso mensual deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales, cargando la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación y abonando la cuenta Cuentas de capitalización individual de afiliados voluntarios.

En estos casos, las rentas o ingresos mensuales en que deberá distribuirse el monto enterado, la renta imponible correspondiente a cada periodo, las cotizaciones voluntarias de capitalización y las comisiones destinadas al financiamiento de la Administradora que deban acreditarse en cada uno de ellos se determinarán conforme al siguiente procedimiento:

a) La renta imponible mensual se determinará dividiendo el monto enterado por la tasa porcentual aplicable en el mes anterior al del pago. El resultado obtenido se dividirá por el número de meses indicado en la declaración y se comparará con el ingreso mínimo mensual vigente en el mes anterior al del pago.

Si el valor resultante fuere inferior a dicho ingreso mínimo, se reducirá el número de meses informado, de modo que la renta imponible determinada para cada mes sea, a lo menos, equivalente al ingreso mínimo mensual, asignándose dicha renta a cada mes considerado para su determinación.

Si en la declaración se informare un número de meses superior a 12, la renta imponible se determinará considerando este último valor. En caso de omitirse dicha información en la declaración, se entenderá que el pago corresponde a un mes de cotización.

b) El monto en pesos de la cotización correspondiente a cada mes se determinará dividiendo el monto efectivamente pagado por el número total de meses considerados para el cálculo de la renta imponible determinada.

c) A cada cotización se asignará, en forma consecutiva, el mes y año de devengamiento de la renta imponible determinada, considerando como primer mes de devengamiento el mes anterior a aquel en que se efectuó el pago directo.

d) Si la renta imponible determinada fuere inferior o igual al límite máximo imponible vigente en el mes precedente al del pago, la cotización voluntaria de capitalización y la comisión destinada al financiamiento de la Administradora correspondientes a cada mes se determinarán conforme al siguiente procedimiento:

i. Para cada mes, se determinará el monto de la cotización voluntaria de capitalización y de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora aplicando, en lo que corresponda, lo dispuesto en el número 24 anterior, considerando para el cálculo de la comisión la tasa porcentual vigente en el mes precedente al del pago y, como valor real pagado, el monto determinado en la letra b) anterior.

ii. Los movimientos determinados para cada cotización mensual en que se hubiere distribuido el monto total pagado deberán acreditarse en las cuentas personales en forma simultánea, rebajándose el mismo día de la acreditación y a valor nominal el total de las comisiones de la Administradora.

e) Si la renta imponible determinada fuere superior al límite máximo imponible vigente en el mes precedente al del pago, la cotización voluntaria de capitalización y la comisión destinada al financiamiento de la Administradora correspondientes a cada mes se determinarán aplicando, en lo que corresponda, lo dispuesto en la letra c) del número 28 anterior, considerando para el cálculo de la comisión la tasa porcentual vigente en el mes precedente al del pago.

Para la acreditación de los movimientos de cada cotización deberá aplicarse lo establecido en el numeral ii. de la letra d) anterior.

31. Las Administradoras no podrán recibir pagos directos correspondientes a cotizaciones atrasadas.

Acreditación de cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, depósitos de ahorro voluntario y bonificaciones fiscales por ahorros

32. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, depósitos de ahorro voluntario y bonificación fiscal por cotizaciones voluntarias o aportes de ahorro previsional voluntario colectivo, se debe acreditar en las respectivas cuentas personales cargando la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación. De esta forma, en las cuentas personales se registran los movimientos por el valor nominal pagado y convertidos a cuotas, utilizando el mismo valor de cuota de cierre aplicado para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación. En el caso de cotizaciones voluntarias su monto deberá formar parte del subsaldo correspondiente al régimen tributario al cual se encuentre afecta la respectiva cotización, registrándose simultáneamente en el auxiliar tributario el monto en UTM de la cotización cuando ésta se encuentre afecta al régimen de la letra a) del artículo 20 L del D.L. N° 3.500, de 1980. A su vez, tratándose de bonificaciones fiscales por cotizaciones voluntarias y aportes de ahorro previsional voluntario colectivo éstas deberán formar parte de los subsaldos correspondientes. Asimismo, en el caso de depósitos de ahorro voluntario su monto deberá formar parte del subsaldo correspondiente al régimen tributario informado para dichos depósitos, registrándose simultáneamente en los casos que proceda, el monto en UTM del depósito en el respectivo subsaldo.

Acreditación de ahorro previsional voluntario colectivo

33. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de ahorro previsional voluntario colectivo se debe acreditar en las respectivas cuentas personales cargando la cuenta de patrimonio denominada Recaudación en proceso de acreditación y abonando la cuenta Cuentas individuales de ahorro previsional voluntario colectivo. La acreditación del ahorro previsional voluntario colectivo en las cuentas personales debe efectuarse determinando el aporte de cargo del trabajador y el aporte de cargo del empleador en forma separada, aplicando a cada línea de detalle la siguiente serie de operaciones que se indican a continuación:

a) Para la determinación y acreditación de los aportes de cargo del trabajador y del empleador deberán aplicarse en lo que corresponda las instrucciones establecidas en las letras a), b) y e) del número 35 siguiente, considerando para la determinación de los aportes que debieron pagarse los montos o porcentajes estipulados en el respectivo contrato.

b) Tratándose del aporte de cargo del empleador las diferencias positivas detectadas en exceso se acreditarán conjuntamente con el monto del aporte como un solo movimiento.

c) El monto del aporte del trabajador deberá formar parte del subsaldo correspondiente al régimen tributario al cual se encuentre afecto, debiendo ingresarse simultáneamente en el respectivo auxiliar tributario el monto en UTM del aporte, cuando éste se encuentre afecto al régimen de la letra a) del artículo 20 L del D.L. N° 3.500, de 1980.

d) La Administradora deberá calcular el valor real pagado para la columna correspondiente al aporte de cargo del empleador sumando al monto registrado los reajustes e intereses que proporcionalmente corresponda, si los hubiere. En la eventualidad de un prorrateo que fuere necesario efectuar, éste deberá incluir los reajustes e intereses. Este proceso se realiza de acuerdo a lo establecido en el Capítulo V de la Letra A del presente Título.

e) Luego el valor real pagado por el empleador para cada línea de detalle, debe asignarse al aporte de su cargo que debió pagarse de acuerdo al monto o porcentaje suscrito en el respectivo contrato, agregándole a este último monto los reajustes e intereses que procedan en función de la fecha de pago, según la tabla vigente de reajustes e intereses.

f) El monto del aporte del empleador deberá formar parte del subsaldo empleador independientemente del régimen tributario al cual se encuentre afecto el aporte del trabajador.

g) Si el valor real pagado es superior al aporte que debió efectuar el empleador, la diferencia debe acreditarse en el subsaldo del empleador solo si es menor o igual al monto de 0,15 UF. Si es superior al monto de 0,15 UF, entonces su valor debe acreditarse simultáneamente en la cuenta Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios como exceso de aporte en favor del empleador.

h) Si el valor real pagado no alcanza a cubrir el aporte que debió enterar el empleador, corresponderá realizar las acciones de cobranza respectivas o podrá efectuarse su financiamiento con recursos de la Administradora ciñéndose a lo dispuesto en el Capítulo V de la Letra A del presente Título.

i) Los movimientos a que se refieren las letras anteriores, se convierten de pesos a cuotas utilizando el valor cuota de cierre aplicado por la Administradora para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación. No obstante lo anterior, en caso de pagos atrasados el monto en cuotas de los reajustes e intereses correspondientes a los aportes, deberán registrarse para cada aporte separadamente y en forma proporcional a sus montos en pesos, verificando que las cuotas asignadas correspondan al total de cuotas determinadas.

j) Los aportes de cargo del trabajador y del empleador, la parte proporcional de reajustes e intereses que les hubiere correspondido y los eventuales pagos en exceso superiores al monto de 0,15 UF generados para cada uno de ellos, deben registrarse en las cuentas individuales de ahorro previsional voluntario colectivo como movimientos separados formando parte del subsaldo trabajador correspondiente al régimen tributario al cual se encuentre afecto el aporte del trabajador y del subsaldo empleador, según corresponda. A su vez, los eventuales pagos en exceso superiores al monto de 0,15 UF a favor del empleador, deben ingresarse en el registro auxiliar de la cuenta Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios como movimientos separados, utilizando para su conversión a cuotas el valor cuota de cierre establecido en la letra i) anterior.

Acreditación de subsidio de trabajadores jóvenes y bonificación por hijo nacido vivo

34. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de subsidio de trabajadores jóvenes y bonificación por hijo nacido vivo deberá acreditarse en las respectivas cuentas de capitalización individual de cotizaciones obligatorias o de afiliado voluntario, según corresponda, una vez que la Administradora haya efectuado, desde el Fondo recaudador, la trasferencia de los respectivos recursos a los restantes Fondos de Pensiones. Los movimientos deberán registrarse en las cuentas personales por el valor nominal pagado y convertirse a cuotas utilizando el mismo valor cuota de cierre aplicado para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación de cada Fondo de Pensiones.

Acreditación de aportes de indemnización

35. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de aportes de indemnización deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales, cargando la cuenta de patrimonio del Fondo de Pensiones denominada Recaudación en proceso de acreditación y abonando la cuenta denominada Cuentas de ahorro de indemnización. Lo anterior se efectuará una vez que el Fondo recaudador haya efectuado la trasferencia de los respectivos recursos a los restantes Fondos de Pensiones. La acreditación de los aportes de indemnización en las cuentas personales deberá efectuarse conforme al siguiente procedimiento:

a. En primer lugar, se determina el valor real pagado por el aporte con la suma de los reajustes e intereses que proporcionalmente le corresponda, si los hubiere, y deducido el monto obtenido de un eventual prorrateo que fue necesario efectuar. La determinación de este valor se realiza de acuerdo con lo establecido en el Capítulo V de la Letra A del presente Título.

b. En el caso del aporte de indemnización obligatoria (trabajador de casa particular), debe calcularse el monto del aporte que debió pagarse, aplicando a la remuneración imponible declarada en el formulario de pago la tasa del 1,11%, valor que será actualizado con los reajustes e intereses que procedan. El monto así calculado debe compararse con el valor real pagado:

i. Si el monto calculado es superior al pagado, entonces se acreditará en la cuenta este último y por la diferencia corresponderá realizar las acciones de cobranza respectivas o podrá efectuarse su financiamiento con recursos de la Administradora ciñéndose a lo dispuesto en el Capítulo V de la Letra A del presente Título.

ii. Si el monto calculado es inferior al pagado, debe determinarse si el exceso del aporte es superior a 0,15 UF caso en el cual se acreditará en la cuenta el monto calculado y la diferencia se abonará en la cuenta personal como un movimiento separado. Si el exceso es inferior o igual a 0,15 UF entonces se acreditará en la cuenta el monto pagado como un solo movimiento.

c. En el caso del aporte de indemnización sustitutiva, se debe determinar si se trata de un aporte normal o de períodos anteriores. Para los aportes normales debe cumplirse lo dispuesto en la letra precedente, con la salvedad que el 1,11% será reemplazado por la tasa pactada en el convenio o en sus modificaciones posteriores, si procede.

d. El monto pagado por los aportes de indemnización de períodos anteriores al pacto, el cual contiene la eventual proporción de reajustes e intereses y rebaja de diferencia negativa producto de un prorrateo, se acreditarán en la cuenta personal distribuyéndolos por mes, con base en la remuneración imponible declarada en la planilla de pago y considerando la tasa pactada e incluyendo la proporción de reajustes e intereses y la eventual diferencia negativa, siempre y cuando la suma de los montos así determinados, para cada mes, corresponda al monto pagado. Las diferencias deben tratarse de la siguiente forma:

i. Si es positiva (monto pagado superior a la suma de cada uno de los aportes calculados por mes) se acreditará como exceso de aporte y como un movimiento.

ii. Si es negativa (monto pagado inferior a la suma de cada uno de los aportes calculados por mes), se dividirá por el número de períodos anteriores al pacto y se obtendrá una diferencia por mes. Esta se rebajará a cada uno de los aportes calculados para absorber la totalidad de la diferencia negativa; el monto neto resultante por mes se acreditará en la cuenta personal y por los valores adeudados se realizarán las acciones de cobranza pertinentes o podrá efectuarse su financiamiento con recursos de la Administradora ciñéndose a lo dispuesto en el Capítulo V de la Letra A del presente Título.

e. Los movimientos a que se refieren las letras anteriores deberán convertirse de pesos a cuotas utilizando el valor cuota de cierre aplicado por la Administradora para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación en cada Fondo de Pensiones.

Acreditación de pagos voluntarios de cotizaciones de afiliados independientes

36. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de cotizaciones obligatorias de afiliados independientes a que se refieren los incisos tercero y cuarto del artículo 90 y el inciso cuarto del artículo 92 del D.L. N° 3.500, de 1980, que corresponda a una o más rentas mensuales, deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales, efectuándose las contabilizaciones que procedan.

En estos casos, las rentas mensuales, la renta imponible correspondiente a cada periodo, las cotizaciones obligatorias de capitalización y las comisiones de la Administradora que deban acreditarse en la cuenta personal se determinarán conforme al siguiente procedimiento:

a) La renta imponible mensual se determinará dividiendo el monto efectivamente pagado por concepto de cotización por la tasa porcentual de cotización aplicable en el mes anterior al del pago (la cotización obligatoria de capitalización y la comisión de la Administradora). El resultado obtenido se dividirá por el número de meses indicado en la respectiva declaración.

Si el valor resultante fuere inferior a un ingreso mínimo mensual, se reducirá el número de meses informado, de modo que la renta imponible determinada para cada mes sea, a lo menos, equivalente a un ingreso mínimo mensual, asignándose dicha renta a cada mes considerado para su determinación.

Si en la declaración se informare un número de meses superior a 12, la renta imponible se determinará considerando este último valor. En caso de omitirse dicha información en la declaración, se entenderá que el pago corresponde a un mes de cotización.

Cuando el monto de la cotización no corresponda al de la renta imponible declarada o al ingreso mínimo exigido para estos afiliados, la renta imponible se determinará en función de la cotización efectivamente enterada.

b) El monto en pesos de la cotización correspondiente a cada mes se determinará aplicando a la renta imponible mensual calculada conforme a la letra a) anterior la tasa porcentual de cotización vigente en el mes precedente al pago. Dicho monto corresponderá al valor real pagado por mes.

La Administradora deberá verificar que la suma de los montos en pesos de las cotizaciones mensuales así determinadas corresponda al monto total efectivamente pagado.

c) A cada cotización se asignará, en forma consecutiva, el mes y año de devengamiento de la renta imponible determinada, considerando como primer mes de devengamiento el mes anterior a aquel en que se efectuó el pago.

d) Si la renta imponible mensual determinada fuere inferior o igual al límite máximo imponible vigente en el mes anterior al del pago, la cotización obligatoria de capitalización y la comisión destinada al financiamiento de la Administradora correspondientes a cada mes se determinarán conforme al siguiente procedimiento:

i. Para cada mes, se determinará el monto de la cotización obligatoria de capitalización y de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora aplicando las tasas porcentuales vigentes en el mes anterior al del pago y considerando, como valor real pagado, el monto determinado en la letra b) anterior.

La cotización obligatoria de capitalización y la comisión destinada al financiamiento de la Administradora deberán acreditarse en la cuenta personal en forma separada y por los montos determinados.

ii. Los movimientos correspondientes a cada cotización mensual en que se hubiere distribuido el monto total pagado deberán acreditarse en las cuentas personales en forma simultánea, rebajándose el mismo día de la acreditación y a valor nominal el total de las comisiones de la Administradora.

iii. Los movimientos a que se refieren los numerales anteriores deberán convertirse de pesos a cuotas utilizando el valor cuota de cierre aplicado por la Administradora para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación y registrarse con un código especial de movimiento que los identifique.

e) Si la renta imponible mensual determinada fuere superior al límite máximo imponible vigente en el mes anterior al del pago, las cotizaciones se determinarán conforme al siguiente procedimiento:

i. La comisión destinada al financiamiento de la Administradora se calculará aplicando a la renta imponible mensual determinada la tasa de comisión vigente en el mes del descuento.

ii. La cotización obligatoria corresponderá a la diferencia entre el valor real pagado por mes y el monto determinado por concepto de comisión, registrándose en este movimiento la renta imponible mensual determinada.

iii. La cotización obligatoria de capitalización y la comisión destinada al financiamiento de la Administradora deberán acreditarse en la cuenta personal en forma separada.

iv. Para la acreditación de los movimientos respectivos, deberán aplicarse las instrucciones establecidas en los numerales ii. y iii. de la letra d) anterior.

Acreditación de las cotizaciones obligatorias transferidas por la Tesorería General de la República

37. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de cotizaciones obligatorias de afiliados independientes transferidas por la Tesorería General de la República deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales, efectuándose las contabilizaciones que procedan. En estos casos, para la determinación del valor de la cotización obligatoria de capitalización y de la comisión de la Administradora, deberá aplicarse el siguiente procedimiento:

a) La renta imponible correspondiente a las cotizaciones obligatorias de capitalización y a la comisión de la Administradora transferidas por la Tesorería General de la República deberá imputarse en 12 meses o en el número de meses comprendidos entre la fecha de afiliación y el mes de diciembre del año calendario anterior a la fecha de la transferencia, según corresponda, procurando que la renta imponible de cada mes sea equivalente, a lo menos, a un ingreso mínimo mensual. Si no fuese posible cumplir dicha condición, las imputaciones deberán reducirse al mayor número de meses que permitan generar cuotas al momento de acreditar las cotizaciones en la cuenta personal. En este último caso, el primer mes de devengamiento corresponderá a diciembre del año anterior a la fecha de la transferencia, continuando con los meses precedentes hasta completar el número de meses necesarios para imputar la totalidad de las cotizaciones transferidas.

b) La imputación señalada en la letra anterior se aplicará tanto a la cotización obligatoria de capitalización como a la comisión de la Administradora. La Administradora deberá verificar, para cada concepto, que la suma de los montos en pesos imputados en cada mes coincida con el monto total en pesos transferido por la Tesorería General de la República.
Los valores que se determinen por cada concepto y por cada mes de imputación, deberán acreditarse en la cuenta personal en forma separada y simultánea.

Luego, la Administradora deberá rebajar mensualmente de la cuenta personal, a valor nominal, la comisión asignada a cada mes de devengamiento, comenzando por la comisión asignada al primer mes del respectivo año calendario que registre imputación por este concepto.

Las comisiones correspondientes a las rentas de los meses en que el trabajador independiente no haya registrado afiliación en la Administradora deberán transferirse mensualmente a la AFP en la que mantuvo su afiliación vigente en dichos periodos, dentro de los cuatro días hábiles siguientes a la fecha de la rebaja señalada precedentemente, conforme a lo dispuesto en los números 8 al 11 del Capítulo XXVI de la Letra A del presente Título.

Asimismo, la Administradora deberá verificar que la suma de las remuneraciones imponibles devengadas en el año calendario anterior a la fecha de la transferencia y la renta imponible anual sobre la cual el Servicio de Impuestos Internos determinó las cotizaciones previsionales informadas por la Tesorería General de la República no supere el límite máximo imponible anual correspondiente. Si se excediere dicho límite, la Administradora deberá acreditar las cotizaciones transferidas por la Tesorería General de la República calculadas sobre la base del límite máximo imponible anual, considerando el remanente como cotización pagada en exceso. Si dicho exceso fuere inferior o igual a 0,15 UF, se acreditará juntamente con la cotización obligatoria de capitalización. Si fuere superior a 0,15 UF, deberá acreditarse en la cuenta personal como exceso de cotización obligatoria transferida por la Tesorería General de la República a favor del trabajador independiente, como un solo movimiento identificado con un código especial.

c) Los movimientos a que se refiere el primer párrafo de la letra b) anterior, se deberán convertir de pesos a cuotas utilizando el valor cuota de cierre aplicado por la Administradora para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación y registrarse con un código especial de movimiento que los identifique.

d) En caso de traspaso de la cuenta personal, la nueva Administradora deberá continuar con las rebajas de la comisión de la Administradora desde la cuenta personal y con los pagos correspondientes a los meses restantes, a contar del mes siguiente al del traspaso de los fondos, de acuerdo con las instrucciones precedentes.

La nueva Administradora deberá determinar el valor nominal de la comisión a rebajar de la cuenta personal para cada mes restante aplicando el siguiente procedimiento:

i. Deberá sumarse el monto en pesos de la comisión y de la cotización obligatoria de capitalización (10%) abonados en la cuenta personal para el mes de devengamiento respectivo.

ii. El monto en pesos de la comisión se obtendrá multiplicando el resultado anterior por el porcentaje de comisión aplicado por la nueva Administradora para la distribución de la cotización obligatoria para pensión transferida por la Tesorería General de la República, correspondiente al mismo año calendario al que pertenece la comisión a cobrar, de acuerdo con lo establecido en el número 3 del Capítulo XXXVI sobre Normas Transitorias de la presente Letra A.

iii. El monto en pesos de la comisión así determinado corresponderá al valor nominal a rebajar de la cuenta personal en cada mes, de acuerdo con el párrafo segundo de la letra b) anterior, el cual, en todo caso, no podrá exceder el monto en pesos de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora abonado en la cuenta personal para el respectivo mes de devengamiento.

Acreditación de los pagos directos de afiliados independientes

38. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de cotizaciones obligatorias de los afiliados independientes, enteradas mediante pagos directos correspondientes al saldo neto por cotizar positivo pendiente de pago que ha sido determinado e informado por el Servicio de Impuestos Internos, deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales, efectuándose las contabilizaciones que procedan. En estos casos, la Administradora deberá considerar el año tributario en el que se generó el saldo neto por cotizar pendiente de pago para la determinación de las cotizaciones obligatorias de capitalización y de las comisiones de la Administradora, según corresponda, y aplicar, en lo que proceda, lo establecido en el número 36 anterior, especialmente en lo relativo a la determinación de eventuales pagos en exceso. Si se determinare un exceso, este deberá acreditarse en la cuenta personal como exceso de cotización obligatoria por pago directo en favor del trabajador independiente, mediante un solo movimiento identificado con un código especial.

No obstante lo anterior, tratándose de pagos directos enterados fuera del plazo establecido, para la determinación de la cotización obligatoria de capitalización y de la comisión de la Administradora, deberán considerarse, para cada concepto involucrado en el pago directo, los reajustes que correspondan, si los hubiere, deduciendo el monto que resulte de un eventual prorrateo que fuere necesario efectuar. El monto en pesos y cuotas de dichos reajustes deberá registrarse en forma separada para cada concepto involucrado en el pago directo.

Acreditación de los traspasos de aportes del Fondo de Cesantía Solidario

39. La recaudación destinada a cada Fondo de Pensiones por concepto de cotizaciones aportadas por el Fondo de Cesantía Solidario, correspondientes a la cotización destinada a la cuenta de capitalización individual obligatoria para pensiones, conforme al D.L. N° 3.500, de 1980, y a la Ley N.º 21.735, se deberá acreditar en las respectivas cuentas personales, efectuándose las contabilizaciones que procedan.

40. Para la acreditación de cada cotización destinada a cada Fondo de Pensiones, la Administradora deberá considerar la información proporcionada por la AFC en el archivo a que se refiere el Capítulo V anterior. Además, las cotizaciones se registrarán en la cuenta personal como un solo movimiento y con un código especial que lo identifique.

41. Los aportes del Fondo de Cesantía Solidario se deberán convertir de pesos a cuotas, utilizando el valor cuota de cierre aplicado por la Administradora para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación de cada Fondo de Pensiones.

Otras disposiciones

42. Para efectos de determinar las diferencias menores, iguales o superiores al límite de las 0,15 U.F. en la acreditación de los recursos en las cuentas personales establecidas en el presente Capítulo, debe considerarse el valor de esta unidad monetaria al último día del mes precedente al de la correspondiente actualización.

43. Las operaciones y ajustes, luego de su registro en las cuentas personales, rezagos y en el auxiliar de la cuenta de patrimonio Ahorros voluntarios destinados a otras entidades según corresponda, deben contabilizarse en las cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones, teniendo presente que la secuencia cronológica de los movimientos en las cuentas personales debe ser idéntica a la de las respectivas imputaciones en el sistema contable.

44. En la actualización debe considerarse lo siguiente:

a) Se entiende que una recaudación está suficientemente documentada, cuando se dispone del detalle identificatorio de los trabajadores destinatarios y del respectivo comprobante de depósito bancario.

b) Se entiende que una operación o ajuste afecta a una cuenta personal, si en la respectiva documentación sustentatoria se registran los nombres y apellidos del trabajador; o si se registra su cédula nacional de identidad y a lo menos un nombre, el apellido paterno y la primera inicial del apellido materno. Se entiende que dicha información es suficiente para que un rezago sea registrado en la cuenta personal.

También se entenderá que existe suficiente información para que un rezago sea registrado en la cuenta personal, cuando se haya omitido en la documentación sustentatoria la letra inicial del apellido materno o todo el apellido materno del trabajador, independientemente, que este último coincida o no con su apellido paterno, sin perjuicio que previo a su acreditación deberá verificarse que el rezago haya sido enterado por el empleador con el cual el afiliado mantuvo vigente una relación laboral por el período rezagado, entendiendo que en dicha documentación se registra además, el número de la cédula nacional de identidad con dígito verificador válido y a lo menos un nombre y el apellido paterno.

c) Se entenderá por pagos, devoluciones o egresos autorizados aquellos que cuenten con aprobación para efectuar el egreso del respectivo Fondo de Pensiones, previa rebaja de los saldos disponibles de las respectivas cuentas personales o previa deducción del registro auxiliar de la cuenta Ahorros voluntarios destinados a otras entidades o de los registros auxiliares de rezago, según corresponda. La aprobación deberá constar en el comprobante contable de emisión del egreso y deberá emanar de funcionarios expresamente designados para tal efecto por el Gerente General, quienes no deberán tener responsabilidad en las imputaciones.

d) La acreditación de cotizaciones, depósitos y aportes y el consecuente cobro de comisiones, si se efectúan el mismo mes en que los primeros son recaudados, no constituyen necesariamente actualización de las cuentas personales, porque podrían existir otras operaciones o ajustes posteriores dentro del mismo mes.

e) Todo ajuste debe ser previamente autorizado por esta Superintendencia.

f) Los ajustes que sean necesarios para cumplir las acciones regularizadoras impartidas a través de dictámenes de reclamo emitidos conforme con la normativa de reclamo vigente, deben considerarse autorizados por esta Superintendencia.

Control de operaciones

45. El Gerente General debe nombrar a un funcionario responsable de controlar las imputaciones a las cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones y de certificar los registros que se efectúen en sus respectivos auxiliares. Este funcionario será conocido bajo la denominación Contralor de los Registros Auxiliares.

46. El Contralor de los Registros Auxiliares no puede tener responsabilidades ejecutivas en el área contable, ni autoridad formal sobre el personal que lleva los libros y registros del sistema contable de los Fondos de Pensiones; así como tampoco responsabilidad y autoridad formal sobre el área operacional que diseña, construye y administra los sistemas de información con que se actualizan las cuentas personales, se pagan los retiros o transferencias hacia otras entidades y se determinan los rezagos.

47. Toda imputación en las cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones debe efectuarse previo V°B° del Contralor de los Registros Auxiliares, estampada en el respectivo comprobante contable.

48. La contabilización en las cuentas de patrimonio de los Fondos de Pensiones, excepto las cuentas denominadas Recaudación en proceso de acreditación, Rentabilidad no distribuida, debe complementarse con un certificado suscrito por el mismo Contralor, en que conste que las respectivas operaciones o ajustes fueron previamente registrados en las cuentas personales, incorporados o deducidos del registro auxiliar de la cuenta Ahorros voluntarios destinados a otras entidades o de los registros auxiliares de rezago, según corresponda, indicando el total en cuotas y pesos de los cargos y abonos por los diversos conceptos, en conformidad con lo dispuesto en el Capítulo II anterior y en este Capítulo VI, ambos de la Letra A del presente Título.

49. El patrimonio de los Fondos de Pensiones debe estar actualizado al menos al último día hábil de cada mes. Esto significa que las operaciones y ajustes que afectan a las cuentas personales pueden contabilizarse parcialmente antes de la fecha previamente señalada.

50. Prohíbese a las Administradoras efectuar imputaciones en las cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones, relativas a operaciones o ajustes que afecten a las cuentas personales, el registro auxiliar de la cuenta Ahorros voluntarios destinados a otras entidades o los auxiliares de rezagos, si previamente tales operaciones o ajustes no han sido registrados en los auxiliares de la contabilidad en la forma que establece el Capítulo V y VI de la Letra A del Título VII del Libro IV, normativa vigente referida al Plan y Manual de Cuentas de los Fondos de Pensiones.

51. Los egresos que afecten al patrimonio y que se destinen cualquier persona natural o jurídica, deben registrarse en las cuentas personales, en el registro auxiliar de la cuenta Ahorros voluntarios destinados a otras entidades o en los registros auxiliares de rezagos, según corresponda, previamente a su contabilización.

52. Excepto si normas específicas establecen algo diferente, todo cargo o abono en una cuenta personal que implique convertir pesos a cuotas, o viceversa, debe hacerse utilizando el valor de cuota de cierre del día anteprecedente a aquél en que se efectúe el cargo o abono en la cuenta personal, teniendo presente, además, que ningún pago puede hacerse si previamente no se ha efectuado el correspondiente cargo en la cuenta personal. Ante situaciones especiales no previstas en el presente Título, que impidan o hagan inconveniente la aplicación de esta norma, la Administradora debe presentar el problema a esta Superintendencia y la solución propuesta.

Registros auxiliares del patrimonio

53. Las cuentas personales constituyen los registros auxiliares de las cuentas patrimoniales de los Fondos de Pensiones Cuentas de capitalización individual de cotizaciones obligatorias, Cuentas de capitalización individual de cotizaciones voluntarias, Cuentas de capitalización individual de depósitos convenidos, Cuentas de ahorro voluntario, Cuentas de ahorro de indemnización, Cuentas de capitalización individual de afiliados voluntarios y Cuentas individuales de ahorro previsional voluntario colectivo.

54. Con el objeto de disponer de elementos de control más operables e inmodificables, las Administradoras deben emitir mensualmente y por cada Fondo de Pensiones, los siguientes registros de saldos, los cuales también tendrán el carácter de registros auxiliares de las cuentas patrimoniales indicadas en el número anterior:

a) Registro de saldos de cuentas de capitalización individual de cotizaciones obligatorias.

b) Registro de saldos de cuentas de capitalización individual de cotizaciones voluntarias.

c) Registro de saldos de cuentas de capitalización individual de depósitos convenidos.

d) Registro de saldos de cuentas de ahorro voluntario.

e) Registro de saldos de cuentas de ahorro de indemnización.

f) Registro de saldos de cuentas de capitalización individual de afiliados voluntarios.

g) Registro de saldos de cuentas individuales de ahorro previsional voluntario colectivo.

55. Estos registros presentarán el resultado de la actualización y constituirán su respaldo contable oficial.

56. Los registros en referencia deben emitirse ciñéndose a las siguientes especificaciones:

a) Incorporar el mes y año de la respectiva actualización patrimonial y su fecha de emisión.

b) Debe registrar por cada afiliado o trabajador al menos su cédula nacional de identidad, apellido paterno, apellido materno y nombres.

c) Por cada cuenta personal deben registrar la siguiente información en cuotas:

i. Saldo inicial.

ii. Total de abonos

iii. Total de cargos.

iv. Saldo final.

d) Por cada subsaldo de las cuentas de capitalización individual de cotizaciones voluntarias y cuentas individuales de ahorro previsional voluntario colectivo deben registrar la siguiente información en cuotas:

i. Subsaldo inicial.

ii. Total de abonos.

iii. Total de cargos.

iv. Subsaldo final.

e) Deben estar totalizados por:

i. Saldos iniciales

ii. Abonos

iii. Cargos

iv. Saldos finales.

f) Deben estar totalizados por cargos y abonos por los diversos conceptos enunciados en los números 6 y 30 al 36 del Capítulo II de la Letra A del presente Título y aquellos que definirá la Administradora de acuerdo a lo señalado en el número 1 de este Capítulo VI.

57. El registro de saldos de la cuenta de ahorro de indemnización debe contener saldos por empleador y el saldo acumulado de la cuenta correspondiente a la suma de los saldos por empleador.

58. A más tardar el día 20 de cada mes, las Administradoras deben tener a disposición de esta Superintendencia los registros de respaldo de la actualización a que se refiere el número 54 anterior, cuyas totalizaciones deben coincidir con los saldos en cuotas de las cuentas respectivas del patrimonio de los Fondos de Pensiones a la fecha de la operación o ajuste más actual que se hubiere considerado en la actualización. Mensualmente debe efectuarse la conciliación de estos registros con las respectivas cuentas del patrimonio y sus respectivos subsaldos, según corresponda.

59. Mensualmente, en la misma oportunidad en que se emitan los registros de saldos de las cuentas personales, deben emitirse tres registros con los rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios, rezagos de ahorros voluntarios y rezagos de cuentas de ahorro de indemnización, los que tendrán la calidad de registros auxiliares de las respectivas cuentas patrimoniales del Fondo recaudador y se denominarán del mismo modo que éstas, debiendo contener el mes y año de la actualización patrimonial correspondiente.

60. Cada uno de los registros a que se refiere el número precedente deberá encontrarse totalizado en cuotas y coincidir con el saldo de la respectiva cuenta a la fecha de la operación más reciente registrada en él. Particularmente, el totalizador del registro auxiliar de rezagos de cotizaciones obligatorias deberá presentarse agrupado por aporte del trabajador y por aporte del empleador. Mensualmente deberá efectuarse la conciliación de estos registros con las respectivas cuentas del patrimonio del Fondo de Pensiones.

61. Para cada afiliado o trabajador deberá registrarse, a lo menos, su cédula nacional de identidad, apellido paterno, apellido materno y nombres, así como la razón social o nombre de la entidad o persona que origina el pago, indicando además si la cotización es de cargo del trabajador o del empleador.

62. Además, cada rezago debe registrarse en pesos por el valor nominal de la operación, con su equivalencia en cuotas, la fecha de recaudación, el mes de la remuneración devengada de las cotizaciones, depósitos y aportes, el folio de la planilla o documento de pago y los demás antecedentes que establece el Capítulo V y VI de la Letra A del Título VII del Libro IV, normativa vigente referida al Plan y Manual de Cuentas de los Fondos de Pensiones.

63. Cada rezago, con sus reajustes e intereses si corresponden, debe registrarse separada y explícitamente en el respectivo registro auxiliar.

64. Las diferencias positivas superiores a 0,15 UF que resulten de restar a la recaudación efectiva de una planilla de pago, la suma de sus líneas de detalle, deben considerarse rezagos, y clasificarse como valores respecto de los cuales solo se conoce la entidad originaria del pago, considerando la identificación de los trabajadores como equivalente a caracteres en blanco.

65. Conjuntamente con la emisión de los registros de saldos de cuentas personales y rezagos, la Administradora debe emitir un registro con las cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, depósitos de ahorro previsional voluntario, aportes de ahorro previsional voluntario colectivo y cotizaciones de afiliados voluntarios abonados en la cuenta de patrimonio Ahorros voluntarios destinados a otras entidades. Este registro tendrá la calidad de auxiliar de la cuenta patrimonial, deberá denominarse igual que ésta, estar totalizados en cuotas y coincidir con el saldo de la cuenta patrimonial a la fecha de la operación más actual registrada en él. Mensualmente debe efectuarse la conciliación de este registro con la respectiva cuenta patrimonial.

66. La información del registro Ahorros voluntarios destinados a otras entidades debe contener para cada afiliado o trabajador al menos lo siguiente:

a) El mes y año de la respectiva actualización patrimonial y su fecha de su emisión.

b) Identificación de cada afiliado o trabajador (apellido paterno, apellido materno, nombres y cédula nacional de identidad).

c) Entidad de destino (nombre o razón social y RUT).

d) Rut pagador.

e) Número identificatorio del documento de pago.

i. Cotización voluntaria.

ii. Depósito convenido.

iii. Depósito de ahorro previsional voluntario.

iv. Aporte trabajador ahorro previsional voluntario colectivo

v. Aporte empleador ahorro previsional voluntario colectivo.

vi. Cotización de afiliado voluntario.

g) Mes y año en que se devengó la remuneración o renta imponible.

h) Fecha de pago.

i) Monto nominal en pesos y cuotas equivalentes, incluidos los reajustes e intereses, cuando corresponda.

j) Total general en cuotas.

67. Los registros de saldos de cuentas personales, de rezagos y de transferencias de ahorro definidos en los números anteriores deben respaldarse en un medio de respaldo seguro. La Administradora deberá informar a esta Superintendencia el medio de respaldo que utilizará.

68. La actualización del patrimonio de los Fondos de Pensiones se entiende realizada al disponer la Administradora de los respectivos registros de respaldo.

69. A contar del 1º de julio de 2009, para la acreditación de las cotizaciones obligatorias deberán aplicarse las instrucciones establecidas en el Capítulo VI de la Letra A del presente Título. Sin embargo, para la acreditación de las cotizaciones obligatorias correspondientes a remuneraciones y rentas devengadas a contar del mes de diciembre de 1987 y hasta el mes de junio de 2009, las Administradoras podrán optar por continuar aplicando el procedimiento establecido en la norma anterior sobre esta materia.

70. La Administradora deberá mantener un registro histórico de las cotizaciones de cargo del empleador o del trabajador independiente, según corresponda, destinadas a la cuenta de capitalización individual obligatoria, que hayan sido abonadas como tales y juntamente con la cotización del 10% de cargo del trabajador en la respectiva cuenta personal. Dicho registro deberá ordenarse por cédula de identidad del trabajador y las cotizaciones deberán disponerse cronológicamente según su fecha de pago. Este registro tendrá la calidad de auxiliar de la cuenta patrimonial Cuentas de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorias. En cuanto a su oportunidad de emisión, disponibilidad para efectos de fiscalización y medios de respaldo, se aplicarán, en lo que proceda, las instrucciones establecidas para los registros auxiliares señalados en los números anteriores.

El referido registro deberá contener, al menos, la siguiente información:

a) Mes y año de la respectiva actualización patrimonial y fecha de su emisión.

b) Cédula nacional de identidad de cada afiliado o trabajador.

c) Cédula de identidad o RUT del pagador.

d) Fecha de pago.

e) Tipo de movimiento:

i. Cotización pagada por el empleador.

ii. Cotización pagada por el trabajador independiente.

iii. Cotización pagada por la entidad pagadora de subsidio.

iv. Cotización aportada por el Fondo de Cesantía Solidario conforme a la Ley N° 19.728.

v. Cambio de Fondo.

vi. Traspaso a otra AFP.

vii. Cotizaciones transferidas por Rezago.

viii. Ajustes por resolución de reclamos.

ix. Devolución de Pagos en Exceso.

x. Asignación Etaria.

xi. Intereses y reajustes correspondientes a la cotización de cargo del empleador.

xii. Pago de Retiro por Deudas de Pensiones de Alimentos.

xiii. Otros movimientos autorizados por la normativa vigente para la cuenta individual de cotizaciones obligatorias.

f) Fecha de movimiento.

g) Tipo de Fondo de Pensiones.

h) Mes y año de devengamiento de la remuneración imponible.

i) Monto en pesos de la remuneración imponible.

j) Monto en pesos de la cotización de cargo del empleador destinada a la cuenta de capitalización individual obligatoria.

k) Monto en cuotas de la cotización de cargo del empleador destinada a la cuenta de capitalización individual obligatoria.

l) Saldo en cuotas de la cotización de cargo del empleador destinada a la cuenta de capitalización individual obligatoria, incluidos los reajustes e intereses, cuando corresponda.

m) Totalizadores en cuotas de saldo inicial, abonos, cargos y saldo final.

Los montos en cuotas deberán expresarse con cuatro decimales, redondeándose el quinto decimal al cuarto decimal más cercano, cuando sea igual o superior a 5.

Para todos los efectos, los saldos actualizados originados por las cotizaciones de cargo del empleador destinadas a la cuenta de capitalización individual obligatoria formarán parte del saldo de la cuenta individual y deberán considerarse en toda información relativa al saldo de la cuenta individual, tales como cartolas, información online, certificados y cualquier otro documento en que se requiera tal información.

En caso de incapacidad laboral del trabajador, las cotizaciones establecidas en el numeral 1 del artículo 1° de la ley N° 21.735, esto es, la cotización destinada a la cuenta de capitalización individual obligatoria y la Cotización con Rentabilidad Protegida, serán de cargo de las entidades pagadoras de subsidio, según corresponda.

Acreditación de las cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia transferidas por el Administrador del Fondo Autónomo de Protección Previsional (AFAPP), con cargo al Fondo Autónomo de Protección Previsional (FAPP), e informadas por el IPS

71. Si las cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia corresponden a un trabajador o afiliado voluntario incorporado en el Registro de Afiliados, con su respectiva cuenta personal vigente en la Administradora, deberá verificarse el Fondo de Pensiones en que se encuentra. Si la cuenta personal no se encontrare creada, su imputación debe hacerse a rezagos como un solo monto, en la cuenta de patrimonio del Fondo recaudador denominada Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios, ingresándolo individualmente en el respectivo registro auxiliar, contabilizándolo con cargo a la cuenta Recaudación en proceso de acreditación, por el monto en pesos y cuotas que hubiere registrado en dicha cuenta patrimonial. Respecto de esto último, la Administradora deberá proceder conforme a las normas que regulan esta materia.

72. La recaudación por concepto de cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia deberá ser clasificada en cada Fondo de Pensiones, el mismo día de su traspaso desde el AFAPP, para luego abonarse a la cuenta de patrimonio denominada Recaudación en proceso de acreditación del respectivo Fondo. Para estos efectos, deberán generarse las cuotas a nivel de cada cotización, utilizando el valor cuota de cierre del día hábil anteprecedente al de la fecha de recepción de los recursos correspondientes. La generación de cuotas en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación y el traspaso a las restantes cuentas de patrimonio deberá efectuarse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de recepción de los recursos.

73. Para la acreditación de las cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia en las respectivas cuentas personales o su registro en rezagos, según corresponda, se aplicarán, en lo que proceda, las restantes instrucciones impartidas en materia de acreditación de cotizaciones.

74. La recaudación por concepto de cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia de afiliados dependientes, afiliados independientes y afiliados voluntarios, correspondiente a cada Fondo de Pensiones, deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales, cargando la cuenta de patrimonio denominada Recaudación en proceso de acreditación y abonando la cuenta Cuentas de capitalización individual de cotizaciones obligatorias. La acreditación en las cuentas personales deberá efectuarse por el valor de dicha cotización, aplicando el siguiente procedimiento:

a) Las cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia deberán acreditarse conforme a la información traspasada por el IPS.

b) Si, para el mes de devengamiento de la remuneración, existiere una diferencia derivada del sexo registral vigente del afiliado o afiliada entre la cotización destinada al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia y la prima necesaria para financiarlo, el monto a cargar en la cuenta personal por este concepto deberá corresponder a dicha prima, según su sexo, incorporando los reajustes e intereses que correspondan, cuando proceda.

c) El movimiento correspondiente a la cotización destinada al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia deberá convertirse de pesos a cuotas utilizando el valor cuota de cierre aplicado por la Administradora para su registro en la cuenta de patrimonio Recaudación en proceso de acreditación. No obstante, en caso de pagos atrasados, el monto en pesos y en cuotas correspondiente a los reajustes e intereses de dicha cotización deberá registrarse en forma separada.

d) El movimiento correspondiente a la cotización destinada al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia deberá registrarse con un código especial de movimiento que lo identifique.

e) Cuando se trate de cotizaciones destinadas al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia enteradas por un afiliado independiente o voluntario en forma directa y por más de una renta o ingreso mensual, se deberá considerar el detalle de las cotizaciones asignadas a cada periodo informado por el IPS y considerar, al menos lo siguiente:

i. A cada cotización deberá asignarse, en forma consecutiva, el mes y año de devengamiento de la renta imponible, considerando como primer mes de devengamiento el mes anterior a aquel en que se efectuó el pago directo.

ii. El movimiento de cada cotización mensual deberá acreditarse en la cuenta personal en forma simultánea.

iii. Luego de acreditadas las cotizaciones, a más tardar el día 20 de cada mes, la Administradora deberá rebajar de la cuenta personal el monto nominal de la prima necesaria para financiar el seguro de invalidez y sobrevivencia correspondiente al mes precedente por cada cotización determinada, comenzando por aquellas asignadas al primer mes de devengamiento. Si con posterioridad a la acreditación de las cotizaciones se produjeren variaciones en el ingreso mínimo mensual o en la tasa del seguro, el monto de la prima a pagar a la respectiva compañía de seguros de vida deberá recalcularse conforme a dichos valores actualizados.

iv. En caso de traspaso de la cuenta personal, la Administradora de origen deberá informar a la nueva Administradora el último mes respecto del cual efectuó la rebaja de la prima necesaria para financiar el seguro de invalidez y sobrevivencia (correspondiente al mes anterior al del traspaso de la cuenta personal), debiendo esta última continuar con las rebajas y pagos correspondientes a los periodos restantes a contar del mes siguiente al del traspaso de los fondos, conforme a las instrucciones precedentes.

v. Cuando, con ocasión del tratamiento de las cotizaciones, la Administradora detecte, para un mismo mes de devengamiento, una inconsistencia manifiesta entre la remuneración o renta imponible que registra aquella para las cotizaciones abonadas en la respectiva cuenta individual y la remuneración o renta que hubiere servido de base para la cotización para el financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia recaudada por el IPS, deberá proceder conforma a lo dispuesto en los párrafos siguientes.

Si resultare necesario efectuar un ajuste conforme a la inconsistencia detectada, este deberá aplicarse sobre las cotizaciones pagadas voluntariamente en el respectivo mes de devengamiento, considerando la tasa porcentual vigente correspondiente.

El monto que deba deducirse de la cotización destinada al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia deberá sumarse, a dicha cotización solo si es menor o igual a 0,03 UF. Si dicho monto fuere superior a 0,03 UF, deberá registrarse en rezagos e informarse dentro de los tres días hábiles siguientes de efectuado dicho registro al IPS a través del Sistema de Comunicación y Gestión, instruido por esta Superintendencia, indicando el motivo de su imputación a rezago.

La obligación señalada en este número constituye un deber de comunicación de antecedentes de que la Administradora disponga en el ejercicio de sus funciones ordinarias, y no importará imponerle un deber de validación de la determinación de las cotizaciones cuya recaudación corresponde al IPS. Dicho Instituto deberá verificar la procedencia de la inconsistencia informada y adoptar las medidas de regularización que resulten pertinentes conforme a la normativa aplicable, las cuales serán comunicadas a la Administradora a través del citado Sistema.

f) Respecto de las cotizaciones enteradas por el afiliado independiente obligado a cotizar mediante pagos directos correspondientes a saldos netos por cotizar positivo pendiente de pago, determinados e informados por el Servicio de Impuestos Internos, deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales, considerando el detalle informado por el IPS conforme al año tributario en el cual se generó el saldo neto por cotizar pendiente de pago.

No obstante, tratándose de pagos directos enterados fuera del plazo establecido para ello, deberán incorporarse los reajustes que correspondan, cuando proceda, cuyo monto en pesos y cuotas deberá registrarse en forma separada de la respectiva cotización.

Nota de actualización: Este Capítulo fue reemplazado por la Norma de Carácter General N° 368, de fecha 20 de julio de 2026.

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