Capítulo III. Estados Financieros Anuales Auditados

1. Intrucciones generales

Presentación

1.1 La Administradora de Fondos de Pensiones debe remitir a esta Superintendencia, a más tardar el último día del mes de febrero de cada año o el siguiente día hábil, si este último no lo fuere, los estados financieros de la Administradora correspondientes al 31 de diciembre del ejercicio anterior, los cuales deben ser auditados por auditores independientes, inscritos en el registro que para estos efectos lleva la Superintendencia de Valores y Seguros.

1.2 En el plazo de 60 días posteriores a la fecha mencionada en el párrafo anterior, debe entregarse a este Organismo Fiscalizador, copia del Informe a la administración, tanto el que corresponde a la auditoría de los Fondos de Pensiones como aquel correspondiente a la Administradora. La copia del Informe a la Administración deberá remitirse a esta Superintendencia mediante el sistema electrónico de correspondencia y en caso de ser necesario podrá comprimirse el archivo.

Nota de actualización: Este párrafo fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 72, de fecha 26 de diciembre de 2012, Modifica El Título I Del Libro IV, Sobre Inversión de los Fondos de Pensiones, Políticas de Inversión y Solución de Conflictos de Interés; el Título II del Libro IV, Sobre Inversión de los Fondos de Pensiones en el Extranjero; el Título VII del Libro IV, Sobre Contabilidad de los Fondos de Pensiones y de las Administradoras de Fondos de Pensiones y el Título X del Libro IV, Sobre Conflictos de Intereses; todos del Compendio de Normas del Sistema de Pensiones.

Todos los requerimientos de información que por normativa deban estar contenidos en el Informe a la Administración deberán estar formando parte de un solo documento.

El Informe a la administración confeccionado por los auditores debe incluir, al menos, los siguientes aspectos:

- Evaluación del sistema contable.

- Aplicación de los mecanismos y sistemas de control interno creados e implementados por la Administradora necesarios para resguardar tanto los bienes propios como los recursos de los Fondos de Pensiones que garantizan el normal funcionamiento del Sistema.

- Existencia de un plan de cuentas que cumpla con los requisitos establecidos por esta Superintendencia, en cuanto a la definición y uso de las cuentas.

- Opinión respecto de sí las glosas de los movimientos contables reflejan adecuada y fidedignamente las transacciones realizadas.

- Análisis de los respaldos que posee la contabilidad, en cuanto a que sean documentos válidos, estén organizados, sean inviolables y exista un sistema que los preserve.

- Existencia de procedimientos y manuales de contabilidad, como asimismo, el grado de cumplimiento de los mismos.

- Análisis de las funciones existentes al interior del departamento de inversiones y la verificación de la existencia de controles a su interior, que eviten la manipulación de la documentación sustentatoria de las transacciones.

- Opinión acerca de la relación existente entre el área contable y la operacional de la Administradora.

- Existencia de manuales de procedimiento relativos a las transacciones de instrumentos financieros de propiedad de los Fondos de Pensiones, donde se contemplen, entre otros aspectos, la separación de funciones, la existencia de controles cruzados, de sistemas de respaldo y resguardos independientes, etc.

- Protecciones en los sistemas administrativos considerando, entre otras, la separación de funciones en la custodia de valores, la calidad de los sistemas de almacenamiento de los títulos, etc., tendientes a resguardar la seguridad de los valores mantenidos en custodia local en la Administradora, así como su correspondencia con los registros del sistema financiero, contable y computacional.

- Existencia y exactitud de la documentación de respaldo de los cargos y abonos bancarios de acuerdo a la normativa que para estos efectos ha impartido esta Superintendencia.

- Respecto de las inversiones en el extranjero realizadas con recursos de los Fondos de Pensiones, se deberá emitir una opinión respecto de la existencia y condición de validez de la documentación que respalde las inversiones realizadas, considerando el grado de exactitud, totalidad y oportunidad de la información contenida en dichas documentaciones. Para tales efectos, se deberá considerar al menos los siguientes temas:

i. Cartolas de las cuentas corrientes en moneda extranjera abiertas en Chile y en el exterior.

ii. Estados de cuenta de los instrumentos mantenidos en custodia, emitidos por los respectivos bancos custodios, con el registro de la totalidad de los instrumentos susceptibles de ser custodiados.

iii. Estados de cuenta de inversiones no custodiadas.

iv. Confirmaciones de transacciones enviadas por los agentes intermediarios con los cuales se efectuó la transacción de instrumentos o se realizó una operación de cobertura de riesgo.

v. Confirmaciones de compra y liquidación de divisas efectuada en el mercado cambiario formal nacional.

vi. Remesas y retornos de divisas. Grado de exactitud entre lo registrado por las entidades involucradas en la operación en cuanto a montos, monedas, fechas de envío y recepción, entre otros aspectos.

vii. Intercambio de monedas extranjeras efectuada en el extranjero.

viii. Devoluciones de comisiones recibidas por los Fondos de Pensiones de parte de fondos mutuos o de inversión extranjeros, de acuerdo a las condiciones establecidas en los respectivos contratos de devoluciones de comisiones (rebates) o de fijación de comisiones máximas, que haya celebrado la Administradora de Fondos de Pensiones con fondos mutuos o de inversión extranjeros.

- Verificación de que las inversiones de la Administradora en terrenos, bienes inmuebles y muebles y otras adquisiciones que tengan relación con partidas del activo fijo, se encuentren relacionados con el giro de la misma.

- Revisión de las cuentas por cobrar y por pagar a entidades relacionadas a la Administradora, verificando entre otros aspectos, la existencia de documentación que las respalde en la cual se establezcan a lo menos: concepto por el cual se generó el activo o pasivo en cuestión, tasa de interés a cobrar o pagar y que ésta se encuentre a nivel de mercado, la forma de pago y el plazo de ésta.

- Con relación a la inversión en instrumentos derivados es necesario considerar, entre otros, los siguientes aspectos:

i. Existencia de manuales de procedimientos tanto para las operaciones de cobertura de riesgo como de inversión, y su aplicación.

ii. Verificación de existencia de contrato y su formalización.

- Respecto de las mediciones de riesgo para las inversiones de los Fondos de Pensiones, se deberá informar sobre la existencia de este tipo de mediciones. En este sentido, si corresponde, se deberá indicar si se encontraban disponibles y en uso, al momento de efectuarse la auditoría.

Además, se debe verificar lo siguiente:

i. Son efectuados diariamente.

ii. Son utilizados como herramienta para la toma de decisiones de inversión.

iii. Son utilizadas para la confección de análisis posteriores a las inversiones realizadas.

iv. Corresponde a una medición en términos absolutos, es decir, es efectuada para los Fondos que administra la Administradora.

v. Corresponde a una medición en términos relativos, es decir, es calculada respecto de otras Administradoras o a un Benchmark preestablecido.

1.3 El Directorio deberá tomar conocimiento íntegro respecto del contenido del Informe a la Administración, en forma previa a su envío a esta Superintendencia.

Nota de actualización: Este numeral fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 72, de fecha 26 de diciembre de 2012, Modifica El Título I Del Libro IV, Sobre Inversión de los Fondos de Pensiones, Políticas de Inversión y Solución de Conflictos de Interés; el Título II del Libro IV, Sobre Inversión de los Fondos de Pensiones en el Extranjero; el Título VII del Libro IV, Sobre Contabilidad de los Fondos de Pensiones y de las Administradoras de Fondos de Pensiones y el Título X del Libro IV, Sobre Conflictos de Intereses; todos del Compendio de Normas del Sistema de Pensiones.

2. Publicación de los estados financieros anuales auditados

2.1 La Administradora debe publicar sus estados financieros auditados anuales con sus respectivas notas explicativas y el correspondiente informe de los auditores independientes.

2.2 Los estados financieros auditados de la Administradora deben ser publicados en un diario de amplia circulación en el lugar de su domicilio social. Los diarios electrónicos se consideran, para los efectos de la publicación de que se trata, como periódicos de circulación nacional.

La publicación anterior deberá incluir la Declaración de Responsabilidad a que se refiere el Anexo N° 4 y el Informe de los Auditores Externos referidos a los Estados Financieros.

Nota de actualización: Este párrafo fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 67, de fecha 18 de octubre de 2012, Modifica el Título VII del Libro IV, Sobre Contabilidad de los Fondos de Pensiones y de las Administradoras de Fondos de Pensiones, del Compendio de Normas del Sistema de Pensiones.

Las Administradoras que de acuerdo a las normas vigentes deban preparar estados financieros consolidados, sólo les será exigible la publicación de estos últimos, no siendo obligatoria la publicación de los estados financieros no consolidados de la Sociedad.

Alternativamente, dicha publicación podrá realizarse en el sitio Web de la Administradora. La información que se incorpore en el sitio Web se mantendrá accesible para cualquier usuario que desee leerla o imprimirla, al menos hasta la publicación de los estados financieros anuales auditados del ejercicio siguiente.

La Administradora que opte por divulgar sus estados financieros completos sólo a través de su sitio Web, deberá publicar en un diario el Estado de Situación Financiera, el Estado de Resultados y el Informe de los auditores independientes, pudiendo excluir de esa publicación el Estado de Resultados Integrales, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo, Estados Complementarios, Notas Explicativas. En esta publicación deberá incluirse el siguiente texto:

"INFORMACIÓN PROPORCIONADA

Los estados financieros completos (y el de sus filiales si corresponde), con sus respectivas notas explicativas y el correspondiente informe de los auditores independientes, se encuentran a disposición de los interesados en el sitio............... (Dirección Internet de la Administradora), pudiendo consultarse además en las oficinas de la Administradora."

La publicación de dichos estados financieros, debe efectuarse en el plazo señalado en el artículo 76 de la Ley N° 18.046, esto es, con no menos de 10 ni más de 20 días de anticipación a la fecha en que se celebre la junta que se pronunciará sobre los mismos. Copia de la publicación deberá enviarse a esta Superintendencia dentro de los dos días hábiles siguientes de haberse efectuado.