Capítulo I. Certificados con el número de meses con cotizaciones pagadas y aquellas declaradas impagas
1. Con el objetivo de que los trabajadores puedan invocar el derecho que les asiste de acuerdo a lo establecido en el artículo 68 del Código del Trabajo, las Administradoras deberán otorgar a los trabajadores que lo soliciten, un certificado donde se acredite el número de meses con cotizaciones declaradas y pagadas y aquéllas declaradas impagas en el sistema previsional regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980.
2. El certificado indicado en el número anterior, deberá emitirse de acuerdo al siguiente procedimiento:
a) Las Administradoras sólo acreditarán los meses con cotizaciones declaradas y pagadas y aquéllas declaradas impagas en el sistema previsional, excluyendo aquellos meses que presenten sólo cotizaciones recibidas que correspondan a alguno de los regímenes administrados por el Instituto de Previsión Social o por otras cajas de previsión.
b) En el caso de aquellos trabajadores que dentro de un mismo mes registren una o más cotizaciones pagadas y/o sólo declaradas referidas al mismo mes de devengamiento de la remuneración, en el certificado deberá computarse como un solo mes.
c) En los casos de cotizaciones enteradas por subsidio por incapacidad laboral, las Administradoras deberán consignar en el respectivo certificado el número de meses efectivamente cotizados, con independencia de la forma y oportunidad en que aquéllas hayan sido pagadas. De esta forma, si el período por incapacidad laboral abarca días de distintos meses, una vez pagadas las cotizaciones respectivas, se deberán considerar todos esos meses para efectos de contabilizarlos en el certificado a que se refiere el número 1 anterior. En aquellos casos en que la planilla de cotizaciones enteradas por subsidio por incapacidad laboral no registre la información necesaria para obtener los meses efectivamente cotizados, la Administradora deberá efectuar las gestiones necesarias ante la respectiva entidad pagadora de subsidio para obtenerla, debiendo dejar respaldo de las gestiones realizadas.
d) El afiliado deberá solicitar el certificado con el número de meses con cotizaciones declaradas y pagadas y aquéllas que estuviesen declaradas impagas en la Administradora donde se encuentre incorporado, preferentemente a través del Sitio Web, previa autentificación del afiliado con el mecanismo de seguridad habilitado para realizar este tipo de operación. Además, el referido certificado podrá ser solicitado personalmente en una agencia, agencia especializada o centro de servicios, según corresponda, con la sola presentación de la cédula de identidad. El afiliado también podrá solicitar el citado certificado por correo postal debiendo adjuntar copia de su cédula de identidad por ambos lados. Una copia de la solicitud o un comprobante que señale el requerimiento deberá ser puesta a disposición del afiliado y debe señalar la fecha de suscripción de aquella. En caso de recepcionar la solicitud por correo postal, en la casa matriz de la Administradora se deberá estampar en la respectiva solicitud la fecha de recepción de ésta.
e) La Administradora deberá emitir el certificado de forma inmediata, cuando la información esté disponible en sus sistemas de información, en caso contrario dispondrá de un plazo máximo, de 3 días hábiles, contado desde el día hábil siguiente de suscripción o de recepción de la solicitud, según corresponda. Lo anterior, es sin perjuicio de lo señalado en la letra g) siguiente.
f) La Administradora receptora de la solicitud deberá consultar en todos los sistemas de información a los cuales tenga acceso y en el archivo previsional, cuando corresponda, con el objeto de determinar aquellas Administradoras donde el trabajador estuvo afiliado y obtener los datos respecto de las cotizaciones enteradas en cada una de ellas.
g) En los casos en que no sea posible obtener la información necesaria para la emisión del certificado, de acuerdo a lo señalada en la letra f) anterior, la AFP receptora deberá consultar a aquellas Administradoras donde el trabajador estuvo afiliado y de la cual no dispone la respectiva información, los antecedentes sobre el número de meses de cotizaciones declaradas y pagadas y las declaradas impagas. La Administradora consultada, deberá dar respuesta a la solicitud de información, en un plazo máximo de tres días hábiles, contados desde la fecha de la consulta. En estos casos, el plazo a que se refiere la letra e) anterior se extenderá en 3 días hábiles.
h) Los medios de comunicación que utilicen las Administradoras para efectuar la consulta a que se refiere la letra g) anterior, serán los que éstas estimen convenientes, los cuales deben permitir conservar la documentación de respaldo que posibilite acreditar el cumplimiento del despacho.
i) Con toda la información obtenida, la Administradora receptora de la solicitud deberá proceder a emitir el respectivo certificado.
3. En relación a la calidad de la información certificada, tanto la Administradora receptora de la solicitud como aquella Administradora consultada serán responsables de que los antecedentes que entreguen para la emisión del certificado estén correctos y debidamente respaldados.
4. Las Administradoras no pueden entregar a los empleadores el certificado de sus afiliados, si no existe autorización expresa de éstos, debido a que la información contenida en el certificado corresponde a antecedentes de carácter personal del afiliado, razón por la cual no puede ser proporcionada a terceros sin el consentimiento expreso del titular de los datos, de conformidad a las disposiciones de la Ley N° 19.628, sobre Protección de la Vida Privada.
5. Por otra parte, las Administradoras deberán otorgar a los afiliados que lo soliciten, un certificado denominado "Certificado de cotizaciones por trabajos pesados" donde se acredite las cotizaciones por trabajos pesados y además, se informe la cantidad de años y meses de descuento en la edad legal para pensionarse, de acuerdo a lo establecido en el artículo 68 bis del D.L. N° 3.500, de 1980, respecto de los periodos cotizados e informados en el certificado. Dicho certificado podrá ser solicitado por el afiliado en una agencia, agencia especializada o centros de servicios, según corresponda, por correo postal o a través del Sitio Web de la Administradora donde se encuentre vigente su afiliación. El certificado deberá contener a lo menos la siguiente información:
i. Mes y año en que se inicia la cotización adicional por trabajos pesados.
ii. Detalle de los meses cotizados:
- Mes y año de la remuneración.
- Fecha de recepción o pago de la cotización.
- Monto de la Remuneración imponible.
- Monto en pesos de las cotizaciones declaradas y pagada y las declaradas impagas por trabajos pesados.
- Porcentaje de cotización (2% o 4%, según corresponda).
- N° de Rut de la entidad pagadora.
iii. Cantidad de meses y años correspondientes al tiempo de rebaja en la edad legal para pensionarse.
6. Para la emisión del certificado a que se refiere el número 5 anterior, la Administradora receptora de la solicitud deberá aplicar, en lo que proceda, los mismos procedimientos definidos en los números 2 al 4 anteriores. El plazo máximo para emitir el certificado será de 3 días hábiles, contado desde el día hábil siguiente de suscripción o de recepción de la solicitud, según corresponda. Este plazo se extenderá en 3 días hábiles, cuando la Administradora receptora de la solicitud deba efectuar consultas a otras Administradoras.